Αυτή είναι η κύρια σελίδα όπου μπορείτε να δείτε όλα τα πρότυπα onboarding workflow που έχουν δημιουργηθεί στο σύστημα.
Στη σελίδα αυτή εμφανίζεται μια λίστα όλων των templates με τις ακόλουθες στήλες:
• Τίτλος: Το όνομα του template
• Κατάσταση: Δείχνει αν το πρότυπο είναι σε "Πρόχειρο" (draft) ή "Δημοσιευμένο" (published) ή “Ακυρωμένο” (cancelled) - μόνο τα δημοσιευμένα templates μπορούν να χρησιμοποιηθούν, εφόσον είναι ενεργά κατά την στιγμή της ανάθεσής τους (δεν έχει παρέλθει δηλαδή η ημερομηνία λήξης)
• Πλήθος Βημάτων: Ο συνολικός αριθμός των βημάτων/εργασιών που περιέχονται στο template
• Ημερομηνία Δημιουργίας: Η ημερομηνία που δημιουργήθηκε το template
• Ημερομηνία Λήξης: Η ημερομηνία λήξης του template
Λειτουργίες
In-line φίλτρα και αναζήτηση ανά στήλη για άμεσο εντοπισμό εγγραφών
Δημιουργία Νέου Template
Επεξεργασία
: Το κουμπί ενεργοποιείται αφού επιλέξετε κάποιο template από τη λίστα και θα το ανοίξει σε νέα σελίδα ώστε να το επεξεργαστείτε
Δημιουργία νέου onboarding workflow
Η σελίδα χωρίζεται με δύο καρτέλες όπου περιέχουν:
Βασικές πληροφορίες: Τίτλος, Περιγραφή, Διάρκεια, Κατάσταση
Βήματα: Εμφανίζει τη λίστα όλων των βημάτων/εργασιών που περιέχονται στο template. Αναλυτικά παρακάτω.
Οι αλλαγές αποθηκεύονται πατώντας το αντίστοιχο κουμπί 
, ενώ με το 
γίνεται αναίρεση όσων αλλαγών δεν έχουν ακόμη αποθηκευτεί.
Για να ξεκινήσει η προσθήκη βημάτων, πρέπει πρώτα να γίνει αποθήκευση των υποχρεωτικών πεδίων (Τίτλος και Διάρκεια).
Βήματα Template
Στην σελίδα αυτή εμφανίζονται όλα τα βήματα που πρέπει να ολοκληρωθούν κατά την διαδικασία του onboarding. Στην λίστα, εμφανίζονται οι ακόλουθες πληροφορίες:
• Σειρά: Ο αύξων αριθμός του βήματος (η σειρά εκτέλεσης)
• Τύπος: Ο τύπος της εργασίας
• Τίτλος: Το όνομα της εργασίας
• Κατάσταση Πρόσληψης: Πότε θα εκτελεστεί η εργασία (Διαθέσιμες τιμές: Πριν την πρόσληψη, πρώτη μέρα, μετά την πρόσληψη)
• Αφορά σε: Ποιό τμήμα, ρόλος ή συγκεκριμένος εργαζόμενος είναι υπεύθυνο για την ολοκλήρωση της εργασίας αυτής
Δημιουργία ενός νέου βήματος
Για να δημιουργηθεί ένα νέο βήμα σε ένα πρότυπο workflow, ανοίξτε το πρότυπο και πηγαίνετε στην καρτέλα "Βήματα". Κάντε κλικ στο κουμπί "+" για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία.
Το σύστημα αρχικά ζητά την επιλογή του κατάλληλου τύπου εργασίας.
Τύποι εργασιών
Υπάρχουν τέσσερις κύριοι τύποι εργασιών που μπορείτε να προσθέσετε σε ένα template:
Γενικές εργασίες*: Μπορεί να περιλαμβάνει checklists και εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν.
Χρήσιμες επαφές*: HR Contact, Buddy, Προϊστάμενος.
Φόρμα/Ερωτηματολόγιο*: Ερωτηματολόγια ή φόρμες που πρέπει να συμπληρώσει ο καινούργιος υπάλληλος.
Email: Αποστολή email ειδοποιήσεων σε εμπλεκόμενο μέρος με πληροφορίες ή εργασίες που θα πρέπει να γίνουν εξωσυστημικά και άρα δεν απαιτείται διαχείριση μέσα απο το CoreHR ή το myPortal.
*Μπορεί να συνοδευτεί από ενημέρωση email κατα την δημιουργία ή ολοκλήρωση του βήματος.
Συμπλήρωση στοιχείων
Οι πληροφορίες του βήματος είναι χωρισμένες με 2 καρτέλες σε:
Γενικά που περιλαμβάνονται οι πληροφορίες του βήματος και την
Διαχείριση ενημερώσεων, που περιλαμβάνει πληροφορίες για το σε ποιον θα σταλούν οι ενημερώσεις.
Γενικά
Τίτλος: Το όνομα της εργασίας (πχ "Δημιουργία λογαριασμού email")
Αφορά σε: Ποιος είναι υπεύθυνος να ολοκληρώσει το βήμα αυτό. Διαθέσιμες επιλογές:
Προϊστάμενος υποψήφιου,
ΙΤ,
Συγκεκριμένος εργαζόμενος,
Υποψήφιος,
HR για διαχείριση μέσα απο το CoreHR.
Κατάσταση Πρόσληψης: Πότε θα πρέπει να εκτελεστεί η εργασία (Πριν την πρόσληψη, Πρώτη μέρα, Μετά την πρόσληψη)
Ημέρες πριν/μετά την πρόσληψη: Καθορίζει την ακριβή ημερομηνία που η εργασία θα γίνει ενεργή, με βάση την ημερομηνία πρόσληψης του υπαλλήλου.
Πώς λειτουργεί:
Αν επιλέξετε "Πριν την πρόσληψη" και συμπληρώσετε "5", η εργασία θα ενεργοποιηθεί 5 ημέρες πριν από τη διορία
Αν επιλέξετε "Πρώτη μέρα" το πεδίο δεν εμφανίζεται
Αν επιλέξετε "Μετά την πρόσληψη" και συμπληρώσετε "3", η εργασία θα ενεργοποιηθεί 3 ημέρες μετά τη διορία
Απαιτείται ολοκλήρωση προηγούμενου βήματος: Εάν το επιλέξετε, το βήμα δεν θα είναι διαθέσιμο για διαχείριση μέχρι να ολοκληρωθεί το προηγούμενο. Χρησιμοποιήστε αυτή την επιλογή μόνο όταν το προηγούμενο βήμα παρέχει ουσιαστικές πληροφορίες ή συμπεράσματα που είναι απολύτως απαραίτητα για να πραγματοποιηθεί το επόμενο βήμα. Μην ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή χωρίς λόγο, καθώς θα δημιουργήσει περιττές καθυστερήσεις στη ροή των εργασιών και τα υπόλοιπα βήματα δεν θα μπορούν να προχωρήσουν παράλληλα.
Απαιτείται checklist: Εμφανίζεται μόνο για τις γενικές εργασίες. Δημιουργεί μια λίστα (checklist) με τα υπο-βήματα για αυτόν που έχει οριστεί υπευθυνος της εργασίας.
Σημαντικό: Η διαχείριση του checklist γίνεται μέσα από το myPortal (ή το CoreHR για τους χρήστες HR), επομένως όποιος οριστεί, θα πρέπει να έχει πρόσβαση στην εφαρμογή.
Τύπος χρήσιμης επαφής: Εμφανίζεται μόνο για τις χρήσιμες επαφές. Διαθέσιμες επιλογές: Buddy@work, HR Business Partner, Γραμματεία
Φόρμα: Εμφανίζεται μόνο για τις φόρμες. Πρέπει να γίνει επιλογή μίας απο τις διαθέσιμες φόρμες
Κανάλι συλλογής: Εμφανίζεται μόνο για τις φόρμες. Το κανάλι που θα επιλέξετε πρέπει να είναι ενεργό τη στιγμή της ανάθεσης του workflow — διαφορετικά η ανάθεση δεν ολοκληρώνεται.
Ενημέρωση καρτέλας: Εμφανίζεται μόνο για τις φόρμες. Όταν είναι ενεργό, μόλις ο υποψήφιος υποβάλει τις απαντήσεις του, στον πίνακα διαχείρισης εμφανίζεται η δυνατότητα προβολής των απαντήσεων και συγχρονισμού των πεδίων με HCM Property στην καρτέλα του εργαζομένου.
Διαχείριση ενημερώσεων
Μπορείτε να ορίσετε ποιοι θα ενημερωθούν σε διάφορα στάδια της εργασίας (κατά τη δημιουργία ή την ολοκλήρωση) και ποιοι είναι οι παραλήπτες των ενημερώσεων.
Παραλήπτης: Διαθέσιμες επιλογές
Ρόλος: Business Partner, Buddy@work, myPortal HR, Γραμματεία
Email address
Συγκεκριμένος πόρος
Υποψήφιος
Προϊστάμενος
Τύπος αποστολής: Εάν ο παραλήπτης θα μπει σαν βασικός παραλήπτης (To) ή μόνο θα του κοινοποιηθεί (CC)
Πρότυπο email: Επιλέξτε διαφορετικό πρότυπο για την δημιουργία και την ολοκλήρωση του βήματος. Για οδηγίες διαχείρισης των πρότυπων email, μπορείτε να δείτε εδώ.
Αφού δημιουργηθεί το βήμα, εμφανίζεται στην λίστα και μπορεί να επεξεργαστεί πατώντας πάνω του.