Version 2.4.3
Στην νέα έκδοση της εφαρμογής έχουμε νέες λειτουργίες, που διευκολύνουν τις δυνατότητες διαχείρισης και ενισχύουν την εμπειρία του χρήστη. Συγκεκριμένα, τα κυριότερα που προστέθηκαν είναι :
Δυνατότητα δημιουργίας custom βεβαιώσεων
Μαζικός υπολογισμός μικτών bonus σε καθαρά
Νέοι έλεγχοι στις σημάνσεις και για τις λανθασμένες προσελεύσεις
Υποστήριξη παρόχου EasySMS στις ειδοποιήσεις της ωρομέτρησης.
Στο My Portal, δυνατότητα απεικόνισης υπολοίπων και των άλλων τύπων αδειών.
Ανθρώπινο δυναμικό
Λίστα Εργαζόμενων
Προσθήκη δυνατότητας επιλογής εργαζομένων, με σκοπό:
Την εξαγωγή μόνο των επιλεγμένων σε αρχείο Excel, αντί για καθολική εξαγωγή.
Τη μαζική διαγραφή εργαζομένων, με βασική προϋπόθεση ότι δεν υπάρχουν καταχωρημένες κινήσεις που σχετίζονται με αυτούς (π.χ. μισθοδοτικές εγγραφές, παρουσίες, κ.ά.).
Με την επιλογή μαζική επιλογή (1) ενεργοποιείται η στήλη για την επιλογή των εργαζόμενων (2) και η δυνατότητα μαζικής διαγραφής (3). Σε περίπτωση επιλογής, έχουμε την δυνατότητα εξαγωγής των επιλεγμένων (4).
Επιπλέον προστέθηκε η δυνατότητα εξαγωγής σε excel των ειδοποιήσεων :
Μαζικές μεταβολές
Προσθήκη φίλτρου για το φύλο.
Συμβάσεις Εργασίας
Νέα δυνατότητα χρήσης των αποθηκευμένων υπογραφών, όπως στις πρότυπες και custom βεβαιώσεις. Επιπλέον προστέθηκε αναφορά με τα διαθέσιμα πεδία, για την χρήση τους στις συλλογικές συμβάσεις και τις βεβαιώσεις. Οι νέες δυνατότητες αναλύονται στην παραμετροποίηση.
Μισθοδοσία
Μαζικός υπολογισμός μικτού bonus
Νέα δυνατότητα υπολογισμού μαζικά του μικτού bonus από καθαρό, για εισαγωγή στα δεδομένα της περιόδου. Για τον σωστό υπολογισμό των μικτών bonus (ασφαλιστικά για περιπτώσεις με πλαφόν & φορολόγηση), θα πρέπει να έχει προηγηθεί ο υπολογισμός της μισθοδοσίας με τα υπόλοιπα δεδομένα.
Επιλέγουμε την περίοδο που επιθυμούμε και την ανανέωση (1). Στην λίστα μας εμφανίζονται οι εργαζόμενοι που έχουν υπολογισμένη μισθοδοσία (2).
Στην συνέχεια η σειρά εκτέλεσης της διαδικασίας, έχει ως εξής :
Επιλέγουμε το τύπο bonus που επιθυμούμε (3)
Καταχωρούμε το καθαρό ποσό που επιθυμούμε (4)
Επιλέγουμε τους εργαζόμενους που επιθυμούμε (5)
Επιλέγουμε την καταχώρηση για τους επιλεγμένους (6) και τα ποσά εμφανίζονται στην λίστα μας
Επιλέγουμε τον υπολογισμό (7) και τα αποτελέσματα με τα μικτά bonus εμφανίζονται στην λίστα μας
Τέλος επιλέγουμε την εξαγωγή σε excel (8). Το πρότυπο είναι έτοιμο για εισαγωγή στο ημερολόγιο, όπως η διαδικασία εισαγωγής bonus.
Με την επιλογή της διαγραφής (9), διαγράφονται τα bonus των επιλεγμένων γραμμών, ενώ μετά την ενημέρωση των καθαρών ποσών στους επιλεγμένους εργαζόμενους έχουμε την δυνατότητα επεξεργασίας του καθαρού ποσού (10).
Παράδειγμα εφαρμογής με καταχώρηση 500,00 καθαρού bonus – πριμ, σε 3 επιλεγμένους εργαζόμενους (επιλογή και υπολογισμός) :
Εξάγουμε το πρότυπο excel :
Επιλέγουμε την εισαγωγή του, από την εισαγωγή δεδομένων :
Διαθέσιμο για υπολογισμό στο Ημερολόγιο Απασχόλησης :
Άλλες προσθήκες
Προσθήκη του φύλου στα φίλτρα του ημερολογίου απασχόλησης & της λίστας δεδομένων.
Δυνατότητα εξαγωγής σε excel των εκκρεμοτήτων μισθοδοσίας.
HRM Παροχές
Έντυπα - Βεβαιώσεις
Νέα δυνατότητα για χρήση πρότυπων βεβαιώσεων (βεβαιώσεις, έντυπα, φόρμες) από τον χρήστη. Στην επιλογή βεβαιώσεις εργαζόμενου, έχουμε την επιλογή χρήσης των προ ιοντικών βεβαιώσεων ή την χρήση των προτύπων από τον χρήστη με την αντίστοιχη επιλογή (1) ή (2) :
Με την επιλογή χρήσης των πρότυπων, επιλέγουμε το πρώτυπο που επιθυμούμε (1), την ιδιότητα του υπογράφων (2), τον υπογράφων (περιπτώσεις με περισσότερους 3), την ημερομηνία της βεβαίωσης (4) και δημιουργία (5). Η διαδικασία θα δημιουργήσει τις βεβαιώσεις για τους επιλεγμένους εργαζόμενους.
Η ημερομηνία βεβαίωσης (4) είναι διαθέσιμο πεδίο, όπως θα δούμε στην διαμόρφωση στην παραμετροποίηση.
Και η βεβαίωση μας :
.png)
Παράδειγμα δημιουργίας εντύπου - φόρμας πρόσληψης :
.png)
Η διαδικασία δημιουργίας των προτύπων, αναλύεται στην παραμετροποίηση.
Ωρομέτρηση
Έλεγχος Σημάνσεων
Προσθήκη ελέγχου λανθασμένης καταγραφής προσέλευσης αντί αποχώρησης, με βάση το ωράριο. Η διαδικασία αναλύεται στην Παραμετροποίηση - Εταιρικές – Εταιρείες – Παράμετροι – Ωρομέτρηση.
Εκτύπωση αναλυτική κατάσταση
Διόρθωση σε δυσλειτουργία υπό συνθήκες, σε περιπτώσεις υπολογισμού της υπερεργασίας και διαλείμματος εκτός ωραρίου.
Υποβολές
Εργάνη Ε3
Επιπλέον της αυτόματης υποβολής, έχουμε την δυνατότητα ανάκτησης της υποβολής σε αρχείο XML για έλεγχο ή υποβολή ως αρχείο στο Εργάνη.
.png)
Απολογιστική δήλωση
Εμφάνιση μηνύματος σε περιπτώσεις σημάνσεων και κλειστής καρτέλας (πιθανή λανθασμένη αποχώρηση ή χρήσης κάρτας από άλλο εργαζόμενο).
Ψηφιακή κάρτα
Δυνατότητα εξαγωγής σε excel των εγγραφών ψηφιακής κάρτας.
Οικονομικές Συμφωνίες
Κέντρα Κατανομής
Νέα σελίδα διαμόρφωσης των κέντρων κατανομής και των γραμμών τους.
Διαχείριση Αδειών
Προσθήκη φίλτρων στις στήλες
Για την καλύτερη διαχείριση των δεδομένων, προστέθηκαν φίλτρα στις στήλες των αναφορών.
Αναφορές
Αποδοχές & Παροχές
Στην νέα έκδοση έγιναν προσθήκες & βελτιώσεις, για την καλύτερη διαχείριση της αναφοράς.
Προστέθηκαν τα business unit, οι περιγραφές των επιπέδων του οργανογράμματος, οι αντίστοιχοι υπεύθυνοι, η ημερομηνία μεταφοράς δικαιωμάτων και η ημερομηνία αποχώρησης. Επιπλέον προστέθηκαν στον επιλογέα στήλης, στοιχεία από την καρτέλα του εργαζόμενου όπως το φύλο, οι σπουδές και η ημερομηνία γέννησης.
Μηνιαία Περιοδική
Προσθήκη του φύλου στα φίλτρα της αναφοράς.
Παραμετροποίηση – Εταιρικές - Πρότυπα Έντυπα
Δημιουργία της νέας ενότητας που αντικαθιστά τις πρότυπες συμβάσεις, που βρίσκονται πλέον ως επιλογή μέσα στην ενότητα. Στην νέα ενότητα εκτός των πρότυπων συμβάσεων, έχουμε επιπλέον την λίστα με τα διαθέσιμα πεδία και την δυνατότητα δημιουργίας πρότυπων βεβαιώσεων.
Διαθέσιμα Πεδία
Στην λίστα έχουμε όλα τα διαθέσιμα πεδία για χρήση τους στην δημιουργία συμβάσεων ή βεβαιώσεων. Έχουμε την δυνατότητα εξαγωγής σε excel και από εκεί μπορούμε εύκολα να αντιγράψουμε τα διαθέσιμα πεδία για χρήση τους στα πρότυπα.
Στην σελίδα μπορούμε να επιλέξουμε την εμφάνιση όλων ή διακριτών ομαδοποιήσεων, με φίλτρα. Η νέα διαδικασία μας δίνει την δυνατότητα για εύκολη προσαρμογή και προσθήκη πεδίων, όπως η χρήση του «ολογράφως» στους μισθούς / ημερομίσθια. Στην ίδια σελίδα έχουμε και ένα παράδειγμα πρότυπης σύμβασης από τα διαθέσιμα πεδία.
Στα διαθέσιμα πεδία έχουμε πλέον διαθέσιμη την δυνατότητα χρήσης των αποθηκευμένων υπογραφών (Ανθρώπινο δυναμικό – Εκπρόσωποι – Υπογραφές), με την χρήση του word. Ουσιαστικά χρειάζεται μια διπλή ενημέρωση του πεδίου στο word αρχείο, που αναλύεται στις υπογραφές. Στο tab υπογραφές είναι διαθέσιμο και το πεδίο για την ημερομηνία της βεβαίωσης (1).
.png)
Και αντίστοιχα στο word πρότυπο αρχείο μας :
.png)
Προσοχή στη χρήση του \d, χρειάζεται ένα κενό πρίν.
Βεβαιώσεις
Με την νέα διαδικασία έχουμε την δυνατότητα δημιουργία προτύπων με χρήση των διαθέσιμων πεδίων. Μπορούμε να δημιουργήσουμε οποιοδήποτε πρότυπο σε word, με χρήση των διαθέσιμων πεδίων σε μορφή merge. Αυτό μας δίνει την ευελιξία για εφαρμογή των προτύπων για βεβαιώσεις, έντυπα ή φόρμες (πχ έντυπο πρόσληψης).
Η διαδικασία διαμόρφωσης είναι όμοια με τις Πρότυπες Συμβάσεις, που μπορείτε να βρείτε εδώ :
Εταιρικές Πρότυπες Συμβάσεις.
Παραμετροποίηση – Εταιρικές – Εταιρείες
Ωρομέτρηση
Νέος Έλεγχος λανθασμένης καταγραφής προσέλευσης αντί αποχώρησης (με βάση το ωράριο)
Με τον έλεγχο λανθασμένης καταγραφής, σε συνδυασμό με το όριο ελέγχου πριν & μετά την ώρα έναρξης ωραρίου, αντιμετωπίζεται η λανθασμένη σήμανση προσέλευσης αντί αποχώρησης.
Η παράμετρος καθορίζει αν θα χρησιμοποιηθεί το ωράριο για έλεγχο διπλής καταγραφής προσέλευσης, με προτεινόμενη τιμή ΝΑΙ.
Με την ενεργοποίηση εμποδίζεται η καταγραφή προσέλευσης, χωρίς να έχει γίνει προηγουμένως καταγραφή αποχώρησης με βάση το ωράριο.
Το όριο ελέγχου πριν & μετά την ώρα έναρξης ωραρίου, ορίζει την διαφορά λεπτών (παράθυρο) όπου θα αποτρέψει τον εργαζόμενο για σήμανση προσέλευσης χωρίς αποχώρηση.
Με το όριο ελέγχου δεν επιτρέπετε προσέλευση αν δεν υπάρχει αποχώρηση , με ορισμό λεπτών (π.χ. 60’ ή 120’ ) σε σχέση με το ωράριο του. Με αυτό το τρόπο καλύπτονται και οι περιπτώσεις για την αποχώρησης συνδυαστικά με τον έλεγχο λανθασμένης καταγραφής.
Με την ενεργοποίηση της παραμέτρου Αυτόματης μετατροπής λανθασμένης καταγραφής προσέλευσης σε αποχώρηση, η σήμανση θα μετατραπεί από το σύστημα, δεν θα εμφανιστεί μήνυμα λάθους στον εργαζόμενο (θα ενημερωθεί για την αλλαγή της σήμανσης) και δεν θα χρειαστεί να ξανακάνει την διαδικασία σήμανσης. Η προεπιλεγμένη τιμή είναι ΟΧΙ.
Και οι 3 παράμετροι χρησιμοποιούνται για την διαδικασία ελέγχου διπλών καταγραφών και εκτελούνται σε κάθε προσπάθεια σήμανσης.
Συνοπτικά η διαδικασία ελέγχου των διπλότυπων καταγραφών, λειτουργεί ως εξής :
Εντοπισμός προηγούμενης καταγραφής για τον εργαζόμενο ανεξαρτήτου χρόνου.
Αν είναι ίδιου τύπου με την νέα καταγραφή (στη περίπτωση μας προσέλευση) γίνονται οι εξής έλεγχοι:
Αν η καταγραφή είναι προσέλευση :
Αν ο χρήστης έχει ορίσει την παράμετρο χρήσης του ωραρίου και ο εργαζόμενος έχει ωράριο:
Γίνεται υπολογισμός διαφοράς ώρας νέας καταγραφής με την ώρα της τελευταίας καταγραφής που βρίσκεται στη βάση για τον εργαζόμενο.
Αν η διαφορά είναι μικρότερη ή ίση των λεπτών που έχει ορίσει στη παράμετρο:
Αν ο χρήστης έχει ορίσει να γίνεται αυτόματη αλλαγή, γίνεται αυτόματη αλλαγή τύπου καταγραφής σε αποχώρηση και η καταγραφή αποθηκεύεται στη βάση, ενημερώνοντας τον εργαζόμενο για την αυτόματη μετατροπή της καταγραφής.
Αλλιώς, εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος διπλής προσέλευσης
Αλλιώς, γίνεται αποθήκευση της καταγραφής στη βάση.
Αλλιώς, γίνεται αποθήκευση της καταγραφής στη βάση.
Νέα δυνατότητα μετατροπής καταγραφών στο αντίθετο (τρίτα συστήματα)
Νέα δυνατότητα, για τρίτα συστήματα, μετατροπής του τύπου καταγραφών στο αντίθετο της αμέσως προηγούμενης. Σε περίπτωση ενεργοποίησης της παραμέτρου αγνοείται κάθε προηγούμενη ρύθμιση σε σχέση με το ωράριο και κάθε σήμανση μετατρέπεται στο αντίθετο της προηγούμενης.
Μέσα αποστολής ειδοποιήσεων
Νέα διαμόρφωση και επιλογές στα μέσα αποστολής ειδοποιήσεων.
Επιλογή του μέσου αποστολής
Email
SMS
Email & SMS
Ορισμός της διεύθυνσης email του παραλήπτη των ειδοποιήσεων
Αριθμός κινητού του παραλήπτη ειδοποιήσεων
Για το SMS επιλογές αποστολής (έλεγχοι προσέλευσης, αποτυχημένες υποβολές ψηφιακής κάρτας στο Εργάνη, σημάνσεις προσέλευσης, αποχώρησης εκτός ορίου ανοχής).
SMS
Υποστήριξη του παρόχου EasySMS στην παραμετροποίηση των SMS.
Με την επιλογή του παρόχου (1), ενημερώνουμε τα στοιχεία από τον πάροχο (2) και επιλέγουμε αποθήκευση παραμέτρων SMS (3). Τέλος αποθηκεύουμε τις παραμέτρους (4).
Παραμετροποίηση - Εισαγωγή δεδομένων
Εισαγωγή Εργαζόμενων
Διόρθωση δυσλειτουργίας, στην εισαγωγή του εταιρικού κινητού.
MyPortal
Η παρούσα έκδοση περιλαμβάνει αλλαγές που απαιτούν ενημέρωση της παραμετροποίησης. Υπενθυμίζουμε ότι η διαδικασία πραγματοποιείται μέσω της εφαρμογής Payroll, ακολουθώντας τη διαδρομή: Menu MyPortal > Συγχρονισμός και πατώντας το κουμπί «Ενημέρωση παραμετροποίησης».
Εμφάνιση υπολοίπων λοιπών τύπων αδειών
Προστέθηκε η δυνατότητα εμφάνισης υπολοίπων στο myPortal και για τύπους αδειών πέραν της κανονικής.
Για την ενεργοποίησή της, μεταβείτε στο Μενού Payroll MyPortal > Παραμετροποίηση και επιλέξτε την εμφάνιση υπολοίπου για τους επιθυμητούς τύπους αδειών, τόσο για τον εργαζόμενο όσο και για τον προϊστάμενο.
.png)
Εφόσον ενεργοποιηθεί, ο εργαζόμενος μπορεί να δει τα υπόλοιπά του από την σελίδα του MyPortal Άδειες> Επισκόπηση, αλλάζοντας τον τύπο αδείας στο widget.
Δημιουργήθηκε επίσης νέα σελίδα για τους προϊσταμένους ομάδας, στην οποία εμφανίζονται συγκεντρωτικά τα υπόλοιπα των λοιπών τύπων αδειών της ομάδας τους.
.png)
Άδειες
Διορθώθηκε δυσλειτουργία του συστήματος, η οποία επέτρεπε την υποβολή αίτησης άδειας σε ημερομηνία όπου ο εργαζόμενος είχε ήδη οριστικοποιημένη άδεια.
Ανακοινώσεις
Δημιουργήθηκε νέα σελίδα Νέα & Ανακοινώσεις όπου εμφανίζονται όλες οι Εκδηλώσεις, Εταιρικά νέα & Ενημερώσεις που έχουν δημοσιευτεί και αφορούν τον συγκεκριμένο εργαζόμενο. Εκεί, εμφανίζονται ακόμη και ενημερώσεις που έχουν λήξει και δεν εμφανίζονται στο widget του home page.
.png)
Επίσης διορθώθηκε δυσλειτουργία στην εμφάνιση των εταιρικών νέων & ανακοινώσεων βάσει κριτηρίων.
Παρουσιολόγιο
Επεκτάθηκαν οι πληροφορίες εμφάνισης στις καταγραφές προσέλευσης για τους προϊσταμένους ομάδας.