Ο Κύκλος Αξιολόγησης αποτελεί το βασικό «δομικό στοιχείο» της διαδικασίας αξιολόγησης, μέσα από το οποίο ορίζεται ποια φόρμα αξιολόγησης θα χρησιμοποιηθεί, από πόσους και ποιους αξιολογητές, αλλά και ποιοι εργαζόμενοι θα αξιολογηθούν. Σε κάθε κύκλο ορίζεται μία συγκεκριμένη φόρμα αξιολόγησης, οι αξιολογούμενοι εργαζόμενοι και οι αξιολογητές. Η ευελιξία που παρέχει το σύστημα επιτρέπει την κάλυψη ποικίλων σεναρίων αξιολόγησης, όπως αξιολόγηση από προϊστάμενο, συγκεκριμένο ρόλο (HR) ή και τρίτα πρόσωπα, ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού.
Μόλις ανοίξει η σελίδα εμφανίζεται πάνω δεξιά το κουμπί της επεξεργασίας .png)
, όπου ανοίγει την σελίδα επεξεργασίας του κύκλου, το κουμπί της διαγραφής .png)
, όπου διαγράφει τους Πρόχειρους κύκλους ή ακυρώνει τους Σε εξέλιξη ή Ολοκληρωμένους κύκλους και τέλος το κουμπί της δημιουργίας ενός νέου κύκλου αξιολόγησης .png)
, με το οποίο ανοίγει η σελίδα δημιουργίας ενός κύκλου αξιολόγησης.
Ένας κύκλος αξιολόγησης μπορεί να λάβει τις παρακάτω καταστάσεις:
Πρόχειρο: Ο κύκλος βρίσκεται σε επεξεργασία. Η φόρμα αξιολόγησης δεν είναι ακόμη διαθέσιμη στους χρήστες του myPortal προς συμπλήρωση και δεν απαιτείται η πλήρης συμπλήρωση των πεδίων.
Σε εξέλιξη: Η κατάσταση αυτή προκύπτει με τη δημοσίευση του κύκλου. Ο κύκλος ενεργοποιείται και καθίσταται προσβάσιμος στους χρήστες μέσω του myPortal, καθώς εμφανίζονται οι φόρμες στις εκκρεμότητές τους, ενώ η παραμετροποίηση βασικών πεδίων (αξιολογητής - αξιολογούμενος) παύει να είναι δυνατή.
Ολοκληρώθηκε: Ο κύκλος έχει κλείσει. Οι αξιολογήσεις που δεν υποβλήθηκαν εμπρόθεσμα ακυρώνονται αυτόματα, δεν υπολογίζονται στον τελικό βαθμό και δεν εμφανίζονται πλέον ως εκκρεμότητες. Στο στάδιο αυτό υπολογίζεται και ο τελικός βαθμός του αξιολογούμενου. Δεν επιτρέπεται περαιτέρω επεξεργασία. Το στάδιο αυτό προκύπτει εφόσον ένας χρήστης πατήσει Ολοκλήρωση κύκλου αξιολόγησης.
Ακυρώθηκε: Ο κύκλος αξιολόγησης έχει ακυρωθεί. Όλες οι φόρμες που είχαν δημιουργηθεί στο πλαίσιο του κύκλου παύουν να ισχύουν, δεν υπολογίζονται σε κανένα αποτέλεσμα και ο κύκλος δεν μπορεί να συνδεθεί με αξιολογητικό πλαίσιο.
Λίστα σε μορφή 360ο View
Η λειτουργία 360° View .png)
μετατρέπει τη λίστα αξιολογούμενων σε δυναμική απεικόνιση, παρέχοντας στατιστικά και γραφική επισκόπηση για τον επιλεγμένο κύκλο αξιολόγησης. Στο πάνω δεξί μέρος των διαγραμμάτων βρίσκονται τα κουμπιά της μεγέθυνσης .png){kind=small}
, το οποίο προβάλλει το διάγραμμα σε πλήρη οθόνη, ώστε να είναι πιο ευδιάκριτο και εύκολο στην ανάλυση καθώς και το κουμπί για κατέβασμα .png){kind=small}
σε αρχείο μορφής PNG, JPEG, PDF ή SVG για αξιοποίηση εκτός της εφαρμογής. Περιλαμβάνονται τα εξής:
Ποσοστό ολοκλήρωσης: Δείχνει το ποσοστό των αξιολογήσεων που έχουν ολοκληρωθεί ή ακυρωθεί (όλα τα βήματα αξιολόγησης για έναν συγκεκριμένο αξιολογούμενο υποβλήθηκαν).
.png)
Βαθμολογίες ερωτηματολογίων: Οπτική αναπαράσταση της βαθμολογίας για το σύνολο των αξιολογήσεων. Αν ο κύκλος δεν έχει ολοκληρωθεί, εμφανίζεται η προσωρινή βαθμολογία. Με hover πάνω στην βούλα εμφανίζεται ο αξιολογούμενος καθώς και η βαθμολογία που έχει λάβει.
.png)
Μέσος όρος ανά ερώτηση: Παρέχει συγκεντρωτικά τον μέσο όρο απαντήσεων ανά ερώτηση, βοηθώντας στον εντοπισμό τάσεων ή αναγκών εκπαίδευσης. Με hover πάνω στην βούλα εμφανίζεται η ερώτηση καθώς και ο μέσος όρος της.
.png)
Κατάσταση φόρμας αξιολόγησης: Εμφανίζει τις φόρμες αξιολόγησης ανά κατάσταση (σε επεξεργασία, υποβλήθηκε, στάλθηκε πίσω, ακυρώθηκε). Δεν εμφανίζονται αξιολογήσεις για αξιολογητές των οποίων τα βήματα δεν έχουν ακόμη δημιουργηθεί.
.png)
Γενικές πληροφορίες κύκλου - Βαθμολογίες: Εμφανίζει γενικές πληροφορίες για τις βαθμολογίες στον επιλεγμένο κύκλο. Συγκεκριμένα εμφανίζεται η συχνότερη βαθμολογία, ο μέσος όρος καθώς και η ψηλότερη και χαμηλότερη βαθμολογία.
.png)
Βήματα αξιολόγησης: Εμφανίζει το στάδιο στο οποίο βρίσκεται κάθε αξιολογούμενος (προϊστάμενος, HR, συγκεκριμένος πόρος).
.png)
🔍 Σημείωση: Δεν εμφανίζονται αξιολογήσεις για αξιολογητές των οποίων τα βήματα δεν έχουν ακόμη δημιουργηθεί.
Παράδειγμα: Αν ένας κύκλος αξιολόγησης περιλαμβάνει 10 εργαζομένους, και για κάθε έναν έχουν οριστεί 2 αξιολογητές, κατά τη δημοσίευση του κύκλου δημιουργείται αρχικά μόνο το πρώτο βήμα – δηλαδή η αξιολόγηση από τον πρώτο αξιολογητή. Έτσι, στο σύστημα θα εμφανιστούν 10 αξιολογήσεις σε επεξεργασία, μία για κάθε πρώτο αξιολογητή. Ο δεύτερος αξιολογητής δεν έχει ακόμη ενεργοποιηθεί – η φόρμα του θα δημιουργηθεί μόνο όταν ολοκληρώσει και υποβάλει την αξιολόγησή του ο πρώτος. Μέχρι τότε, το βήμα αυτό δεν θα είναι ορατό στον πίνακα κατάστασης.
Με αυτόν τον τρόπο, ο πίνακας αντανακλά μόνο τα ενεργά και υπάρχοντα βήματα αξιολόγησης και όχι εκείνα που πρόκειται να δημιουργηθούν μελλοντικά.
Ερωτηματολόγια που υποβλήθηκαν ανά ημέρα: Επιτρέπει την παρακολούθηση του ρυθμού υποβολής, για αναγνώριση παραγόντων που ενισχύουν ή περιορίζουν τη συμμετοχή.
.png)
Δημιουργία/ Επεξεργασία ενός κύκλου αξιολόγησης
Στο πάνω δεξί μέρος της σελίδας βρίσκονται τα παρακάτω κουμπιά:
Ολοκλήρωση κύκλου αξιολόγησης
.png)
. Ενεργοποιείται μόνο αφού έχει δημοσιευθεί ο κύκλος. Η επιλογή αυτή σηματοδοτεί το τέλος του κύκλου και καταχωρεί τις βαθμολογίες στην καρτέλα των εργαζομένων. Παράλληλα, όλες οι αξιολογήσεις που δεν έχουν υποβληθεί ακυρώνονται, παύουν να εμφανίζονται ως εκκρεμότητες για τους αξιολογητές και δεν λαμβάνονται υπόψη στον υπολογισμό της βαθμολογίας. Επιπλέον, με την ολοκλήρωση “κλειδώνει” και η φόρμα αξιολόγησης που σχετίζεται με τον κύκλο, ώστε να μην είναι πλέον δυνατή η τροποποίησή της.Επανυπολογισμός βαθμολογίας
.png)
. Συστήνεται σε περιπτώσεις όπου, μετά τη δημοσίευση ενός κύκλου, έχουν πραγματοποιηθεί αλλαγές στη φόρμα αξιολόγησης που χρησιμοποιείται από αυτόν.Αναίρεση αλλαγών
.png)
. Πατώντας το ο χρήστης μπορεί να επαναφέρει τη σελίδα στην τελευταία αποθηκευμένη κατάσταση, ακυρώνοντας τυχόν μη αποθηκευμένες τροποποιήσεις.Αποθήκευση. Υπάρχει η δυνατότητα είτε απλής αποθήκευσης αλλαγών είτε ταυτόχρονης αποθήκευσης και δημοσίευσης του κύκλου.
.png)
Η σελίδα της δημιουργίας ενός κύκλου αξιολόγησης, όπως και της επεξεργασίας αποτελείται από τις παρακάτω ενότητες:
Βασικές πληροφορίες
Κατά τη δημιουργία ενός κύκλου αξιολόγησης, καταχωρούνται οι βασικές του παράμετροι που καθορίζουν τη διάρκειά του, τη σχετική φόρμα αξιολόγησης και τις βασικές ρυθμίσεις συμπλήρωσης. Πιο συγκεκριμένα:
Τίτλος: Το όνομα με το οποίο αναγνωρίζεται ο κύκλος αξιολόγησης εντός της εφαρμογής.
Σημειώσεις: Προαιρετικό πεδίο για την καταγραφή εσωτερικών σχολίων ή οδηγιών που αφορούν τον συγκεκριμένο κύκλο. Το πεδίο αυτό δεν εμφανίζεται στους χρήστες του myPortal.
Διάρκεια κύκλου: Το χρονικό διάστημα εντός του οποίου επιτρέπεται η συμπλήρωση της φόρμας αξιολόγησης από τους εμπλεκόμενους χρήστες. Μετά την καταληκτική ημερομηνία, η φόρμα παύει να εμφανίζεται στην λίστα των εκκρεμοτήτων στο myPortal, εκτός αν έχει προβλεφθεί επιπλέον παράταση.
Ανεπίσημη παράταση: Παρέχεται η δυνατότητα ορισμού επιπλέον ημερών για την υποβολή της φόρμας μετά τη λήξη του κύκλου. Οι ημέρες αυτές λειτουργούν ως ανεπίσημη παράταση και η πληροφορία δεν κοινοποιείται στους αξιολογητές. Σκοπός τους είναι να εξυπηρετήσουν περιπτώσεις καθυστερημένης υποβολής χωρίς να επηρεάζεται η επίσημη καταγραφή της διάρκειας του κύκλου.
Επιλογή φόρμας αξιολόγησης: Κάθε κύκλος συνδέεται με μία συγκεκριμένη φόρμα αξιολόγησης. Η φόρμα αυτή χρησιμοποιείται από όλους τους αξιολογητές που έχουν οριστεί παραμετρικά. Μετά τη δημοσίευση του κύκλου, η δυνατότητα επεξεργασίας της φόρμας περιορίζεται για λόγους σταθερότητας των δεδομένων.
Δυνατότητα επανασυμπλήρωσης: Αν η επιλογή αυτή είναι ενεργή, επιτρέπεται σε έναν αξιολογητή να επεξεργαστεί εκ νέου την υποβληθείσα αξιολόγησή του. Εάν ο κύκλος περιλαμβάνει διαδοχικά βήματα με πολλαπλούς αξιολογητές, η επανασυμπλήρωση από έναν αξιολογητή επηρεάζει αυτόματα τα επόμενα βήματα της διαδικασίας. Για παράδειγμα, αν ο πρώτος αξιολογητής σε σειρά κάνει αλλαγές μετά την υποβολή, η αξιολόγηση επιστρέφει στον δεύτερο αξιολογητή για επανεξέταση, διατηρώντας τις αρχικές του απαντήσεις.
.png)
Δυνατότητα εμφάνισης αξιολογήσεων: Η επιλογή αυτή καθορίζει την ορατότητα των απαντήσεων μεταξύ των αξιολογητών που συμμετέχουν στον ίδιο κύκλο. Δεν αφορά τη δυνατότητα επεξεργασίας, αλλά μόνο την προβολή των ήδη καταχωρημένων αξιολογήσεων. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι:
Μόνο το παρόν βήμα: Ο αξιολογητής βλέπει αποκλειστικά τις δικές του απαντήσεις, χωρίς καμία πρόσβαση σε στοιχεία που καταχωρήθηκαν από άλλους αξιολογητές.
Παρόν και προηγούμενα: Ο αξιολογητής μπορεί να δει τόσο τις δικές του απαντήσεις όσο και τα δεδομένα που έχουν καταχωρηθεί σε προηγούμενα βήματα της διαδικασίας, αποκτώντας έτσι καλύτερη εικόνα του πλαισίου στο οποίο κινείται.
Όλα τα βήματα: Ο αξιολογητής έχει πλήρη ορατότητα σε όλες τις αξιολογήσεις που έχουν καταχωρηθεί, ανεξάρτητα από το στάδιο στο οποίο βρίσκονται. Η επιλογή αυτή είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις που επιδιώκεται η διαφάνεια και η αμοιβαία κατανόηση μεταξύ όλων των εμπλεκομένων.
Σε κάθε περίπτωση, η δυνατότητα εμφάνισης δεν συνοδεύεται από δικαίωμα τροποποίησης των απαντήσεων άλλων αξιολογητών· οι απαντήσεις προβάλλονται μόνο για ενημέρωση και αναφορά.
Απόκρυψη συγκεκριμένου αξιολογητή: Η λειτουργία αυτή κρύβει τις απαντήσεις του επιλεγμένου αξιολογητή από όλους τους υπόλοιπους αξιολογητές του κύκλου. Οι απαντήσεις του κρυφού αξιολογητή είναι ορατές μόνο στον ίδιο και στους χρήστες του HCM.
.png)
Αξιολογούμενοι
Από την ενότητα αυτή πραγματοποιείται η διαχείριση των αξιολογούμενων εργαζομένων, δηλαδή των ατόμων για τα οποία προορίζονται οι φόρμες αξιολόγησης. Ο χαρακτηρισμός «αξιολογούμενος» δεν σημαίνει απαραίτητα ότι το άτομο συμμετέχει ενεργά στη συμπλήρωση της φόρμας, αλλά ότι αποτελεί αντικείμενο αξιολόγησης εντός του κύκλου.
.png)
Η διαδικασία ξεκινά με την επιλογή του οργανογράμματος και της ημερομηνίας αναφοράς. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει είτε ένα δημοσιευμένο οργανόγραμμα είτε κάποιο σενάριο, προσφέροντας τη δυνατότητα δημιουργίας εναλλακτικών δομών αποκλειστικά για σκοπούς αξιολόγησης (π.χ. project teams ή ειδικές ομάδες αξιολόγησης).
Η επιλογή συγκεκριμένης ημερομηνίας αναφοράς παρέχει πρόσβαση σε «χρονικά στιγμιότυπα» της οργανωτικής δομής. Αυτό επιτρέπει την αξιολόγηση βάσει της τότε ιεραρχίας, εξυπηρετώντας ιδιαίτερα περιπτώσεις όπου έχει προηγηθεί πρόσφατη οργανωτική αλλαγή. Έτσι, διασφαλίζεται ότι η αξιολόγηση πραγματοποιείται από τον αρμόδιο προϊστάμενο για τη χρονική περίοδο στην οποία αναφέρεται η απόδοση του εργαζομένου — και όχι απαραιτήτως από τον σημερινό του προϊστάμενο.
Αφού οριστεί το οργανόγραμμα και η ημερομηνία, ο χρήστης μπορεί να επιλέξει:
είτε το σύνολο των εργαζομένων που εντάσσονται στη συγκεκριμένη δομή,
είτε στοχευμένα εργαζόμενους, βάσει συνδυασμού κριτηρίων, όπως:
Εταιρεία
Πολιτική απασχόλησης
Υποκατάστημα
Ημερομηνία πρόσληψης (από – έως)
Θέση εργασίας
Οργανωτική δομή
Προϊστάμενος (βλ. πίνακα παρακάτω)
| Όλοι οι εργαζόμενοι |
| Μόνο οι προϊστάμενοι ομάδας |
| Μόνο εργαζόμενοι χωρίς διοικητικά καθήκοντα |
Τέλος, ο χρήστης μπορεί να ορίσει εξαιρέσεις είτε βάσει διαστήματος πρόσληψης είτε στοχευμένα για συγκεκριμένους εργαζομένους μέσω λίστας, διαμορφώνοντας έτσι με ακρίβεια το σύνολο των ατόμων που θα συμμετέχουν στη διαδικασία αξιολόγησης.
Το σύστημα διαμορφώνει αυτόματα τη λίστα αξιολογούμενων βάσει των επιλεγμένων φίλτρων, προσφέροντας στον χρήστη άμεση ορατότητα στην τελική ομάδα που θα λάβει μέρος στην αξιολόγηση. Η λίστα αυτή ανανεώνεται αυτόματα.
Αξιολογητές
Η ενότητα αυτή αφορά την παραμετροποίηση των αξιολογητών, δηλαδή των χρηστών που θα παραλάβουν και θα συμπληρώσουν τις φόρμες αξιολόγησης για κάθε αξιολογούμενο εργαζόμενο.
.png)
Οι διαθέσιμοι τύποι αξιολογητών είναι οι εξής:
Προϊστάμενος: Προκύπτει από το οργανόγραμμα. Είναι ο άμεσος προϊστάμενος του αξιολογούμενου.
Προϊστάμενος +1: Προκύπτει από το οργανόγραμμα ως το επόμενο επίπεδο ιεραρχίας πάνω από τον άμεσο προϊστάμενο.
Ομότιμος: Ορίζεται χειροκίνητα. Δίνεται η δυνατότητα επιλογής οποιουδήποτε εργαζομένου ως αξιολογητή, καλύπτοντας σενάρια peer-to-peer αξιολόγησης. (Εκκίνηση διαδικασίας peer-to-peer αξιολόγησης θα μπορεί να γίνει και μέσα από το myPortal απευθείας από τον προϊστάμενο, χωρίς να απαιτείται δημιουργία κύκλου αξιολόγησης από το HR - 🕒 Σύντομα διαθέσιμο)
Ίδιος: Ο αξιολογούμενος αξιολογεί τον εαυτό του, στο πλαίσιο αυτοαξιολόγησης.
Συγκεκριμένος ρόλος: Η αξιολόγηση ανατίθεται σε ομάδα χρηστών με συγκεκριμένο ρόλο στο σύστημα (π.χ. HR).
Μπορούν να οριστούν πολλαπλοί αξιολογητές για τον ίδιο εργαζόμενο. Για κάθε αξιολογητή είναι δυνατό να καθοριστεί διαφορετική βαρύτητα στη διαμόρφωση του τελικού βαθμού, επιτρέποντας ευελιξία στην αξιολογική σημασία κάθε ρόλου. Για παράδειγμα, σε έναν κύκλο όπου αξιολογούν τόσο ο ίδιος ο εργαζόμενος όσο και ο προϊστάμενός του, μπορείτε να επιλέξετε να μην υπολογιστεί η αυτοαξιολόγηση στον τελικό βαθμό, ορίζοντας βάρος 0.
Το σύστημα προτείνει αυτόματα βάρος 0 για τον ίδιο και 1 για όλους τους υπόλοιπους αξιολογητές, ωστόσο οι τιμές αυτές μπορούν να τροποποιηθούν από τον χρήστη, ανάλογα με τις ανάγκες του εκάστοτε σεναρίου αξιολόγησης.
Αναγνώστες
Η ενότητα Αναγνώστες αφορά τη ρύθμιση των χρηστών που έχουν πρόσβαση στον κύκλο αξιολόγησης με δικαιώματα μόνο προβολής (view only).
.png)
Οι χρήστες που ορίζονται ως αναγνώστες:
δεν συμπληρώνουν φόρμες αξιολόγησης,
δεν συμμετέχουν στη διαμόρφωση του τελικού βαθμού,
έχουν αποκλειστικά εποπτικό ρόλο: δεν μπορούν να επεξεργαστούν, να ακυρώσουν ή να υποβάλουν αξιολογήσεις,
δεν λαμβάνουν ειδοποιήσεις για εκκρεμότητες, όπως συμβαίνει με τους αξιολογητές.
Με τον τρόπο αυτό, δίνεται η δυνατότητα σε στελέχη ή άλλα αρμόδια άτομα να παρακολουθούν την πορεία ενός κύκλου αξιολόγησης χωρίς να επεμβαίνουν στη διαδικασία.
Οι διαθέσιμοι τύποι αναγνωστών είναι οι εξής:
Προϊστάμενος: Ορίζεται αυτόματα από το οργανόγραμμα ως ο άμεσος προϊστάμενος του αξιολογούμενου. Έχει ορατότητα σε όλες τις αξιολογήσεις των μελών της ομάδας του.
Προϊστάμενος +1: Ορίζεται από το οργανόγραμμα ως το αμέσως ανώτερο ιεραρχικό επίπεδο σε σχέση με τον άμεσο προϊστάμενο. Χρήσιμο για περιπτώσεις όπου η διοίκηση θέλει να έχει συνολική εικόνα για τις αξιολογήσεις των τμημάτων.
Ομότιμος: Επιλέγεται χειροκίνητα από το HR ή τον δημιουργό του κύκλου. Ορίζεται οποιοσδήποτε εργαζόμενος ως αναγνώστης, αποκτώντας πρόσβαση σε όλες τις αξιολογήσεις του συγκεκριμένου κύκλου.
Ίδιος : Ο ίδιος ο αξιολογούμενος εργαζόμενος μπορεί να έχει ρόλο αναγνώστη, ώστε να βλέπει τα αποτελέσματα των αξιολογήσεών.