HR

Η ενότητα αυτή εμφανίζεται μόνο στο μενού των εργαζομένων που έχουν MyPortal ρόλο HR ή Admin. Δείτε εδώ πως ορίζονται οι ρόλοι MyPortal.

Αιτήματα γενικής φύσης

Από αυτή την σελίδα το HR μπορεί να διαχειρίζεται τα αιτήματα γενικής φύσης που έχουν δημιουργήσει οι εργαζόμενοι.

Αρχικά, η λίστα φέρνει μόνο τα αιτήματα που είναι ανοιχτά (δηλαδή έχουν μόλις δημιουργηθεί ή βρίσκονται σε αναμονή διευκρίνισης), αυτά δηλαδή που χρειάζεται να διαχειριστείτε. Πατώντας πάνω στο αίτημα που θέλετε να εξετάσετε, ανοίγει η Διαχείριση αιτήματος και εκεί μπορείτε να γράψετε ένα σχόλιο προς τον εργαζόμενο και να θέσετε το αίτημα σε κατάσταση Ολοκληρώθηκε, Αναμονή διευκρίνισης ή Απόρριψη. Πατώντας το κουμπί Απάντηση, θα πάει αυτόματα email στον εργαζόμενο με ενημέρωση για την πορεία του αιτήματός του.

$C:\Users\gkm\AppData\Local\Temp\SNAGHTML556285.PNG$

Υπάρχει δυνατότητα να φιλτράρετε με βάση την κατηγορία του αιτήματος αλλά και την κατάσταση. Επιπλέον, για να μπορέσετε να δείτε αιτήματα που έχουν ολοκληρωθεί ή απορριφθεί, αρκεί να επιλέξετε από τα φίλτρα την κατάσταση Ακυρωμένο, Απορρίφθηκε ή Ολοκληρωμένο. Τέλος, μπορείτε να δείτε όλα τα αιτήματα ανεξάρτητα από τον τύπο και την κατάσταση στην οποία βρίσκονται πατώντας την αναίρεση φίλτρων .

Αυτόματη δημιουργία βεβαιώσεων εργοδότη

Η εφαρμογή υποστηρίζει την αυτόματη δημιουργία βεβαιώσεων για συγκεκριμένους τύπους που είναι διαθέσιμοι μέσω Payroll. Για να ενεργοποιηθεί η δυνατότητα, απαιτείται παραμετρικά να έχουν καθοριστεί:

Οι τύποι βεβαιώσεων που μπορούν να αιτηθούν οι χρήστες του MyPortal
Οι διαθέσιμοι υπογράφοντες για κάθε τύπο

Κατά τη διαχείριση ενός σχετικού αιτήματος από το HR, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Επιλέξτε την ενέργεια με την οποία θέλετε να προχωρήσετε: Ολοκλήρωση, Αναμονή διευκρίνισης ή Απόρριψη.
Ορίστε τον υπογράφοντα της βεβαίωσης. Οι διαθέσιμες επιλογές αντλούνται από τις παραμέτρους του Payroll, στο μενού Payroll MyPortal > Παραμετροποίηση.
Επιλέξτε αν θέλετε να επισυνάψετε αυτόματα τη βεβαίωση που θα δημιουργηθεί από το σύστημα. Αν δεν το επιλέξετε, θα πρέπει να την επισυνάψετε χειροκίνητα.
Πατήστε το κουμπί Δημιουργία Βεβαίωσης για να παραχθεί το αρχείο από την εφαρμογή.
Ολοκληρώστε τη διαδικασία πατώντας Απάντηση, ώστε το αίτημα να κλείσει και η βεβαίωση να σταλεί στον εργαζόμενο.

Άλλα αιτήματα

Στην σελίδα αυτή εμφανίζονται τα αιτήματα αδείας των εργαζομένων που εγκρίνονται απο το HR (εφόσον έχει επιλεχθεί κάποιος τύπος από τα Παραμετρικά) καθώς και αιτήματα εργαζομένων που δεν έχουν ορισμένο προϊστάμενο στο οργανόγραμμα της εταιρείας. Τα δεύτερα είναι σημειωμένα με πορτοκαλί χρώμα, ώστε να ξεχωρίζουν καθώς πιθανώς να απαιτούν και επιπλέον ενέργειες για ορισμό προϊσταμένου.

Τα αιτήματα αυτά ξεχωρίζουν επιπλέον καθώς στην επισκόπησή τους, εμφανίζουν προειδοποιητική ενημέρωση ώστε να γνωρίζει ο χρήστης γιατί βλέπει το συγκεκριμένο αίτημα.

Η διαχείριση των αιτημάτων γίνεται πατώντας το κουμπί της Αποδοχής ή Απόρριψης και υπάρχει η δυνατότητα να εξαχθούν τα δεδομένα σε .xls πατώντας το κουμπί της εξαγωγής .

Τα αιτήματα που έχουν ήδη εγκριθεί ή απορριφθεί, εμφανίζονται στο Ιστορικό .

Άδειες

Σε αυτή την σελίδα εμφανίζονται όλες οι άδειες που έχουν υποβληθεί. Από το πάνω μέρος της σελίδας ο χρήστης φιλτράρει το διάστημα για το οποίο θέλει να φέρει άδειες, το υποκατάστημα καθώς και την κατάσταση των αδειών που θέλει να εξετάσει (Προς έγκριση, Εγκεκριμένη, Οριστικοποιημένη, Προς ακύρωση, Ακυρωμένη).

Εάν κατά την υποβολή ή επεξεργασία της άδειας ο εργαζόμενος έχει επισυνάψει δικαιολογητικά, αυτά εμφανίζονται στην λίστα των αδειών πατώντας το κουμπί που βρίσκεται στην στείλη “Αρχεία”. Πατώντας πάνω στο επισυναπτόμενο, ο χρήστης μπορεί να το κατεβάσει.

Εαν ο χρήστης θέλει να διαχειριστεί κάποιο αίτημα (για παράδειγμα να το οριστικοποιήσει ή να το εγκρίνει), αυτό θα πρέπει να το κάνει από την εφαρμογή του Payroll, ακολουθώντας τις αντίστοιχες οδηγίες (παρακαλώ δείτε εδώ).

Αλλαγές ωραρίου

Σε αυτή την σελίδα γίνεται η διαχείριση των αιτημάτων αλλαγής ωραρίου από το HR. Από το πάνω μέρος της σελίδας ο χρήστης φιλτράρει το διάστημα για το οποίο θέλει να φέρει αιτήματα αλλαγής ωραρίου, το υποκατάστημα καθώς και την κατάσταση των αδειών που θέλει να εξετάσει (Προς έγκριση, Εγκεκριμένη, Οριστικοποιημένη, Προς ακύρωση, Ακυρωμένη).

Αφού κάνει τις αλλαγές ωραρίου στο Payroll μπορεί να πατήσει το κουμπί Χαρακτηρισμός ως Ολοκληρωμένο .

Προσοχή!
Το κουμπί Χαρακτηρισμός ως Ολοκληρωμένο δεν κάνει καμία αυτόματη ενέργεια στο Payroll. Τυχόν ενέργειες που απαιτούνται (εξαίρεση ωραρίου, υποβολή Εργάνη κλπ), θα πρέπει να τα κάνει ο χρήστης μόνος του.

Χαρακτηρισμός ως ολοκληρωμένο σε αίτημα που βρίσκεται προς έγκριση

Σε περίπτωση που ο χρήστης επιλέξει να χαρακτηρίσει ως ολοκληρωμένο ένα αίτημα που βρίσκεται προς έγκριση, θα εμφανιστεί προειδοποιητικό μήνυμα που ενημερώνει ότι το αίτημα θα εγκριθεί και ο εργαζόμενος θα λάβει ενημέρωση.

Ημερολόγια

Σε αυτή την σελίδα εμφανίζονται 4 widgets/ημερολόγια.

Το πρώτο είναι το ημερολόγιο αδειών, όπου εμφανίζονται όλες οι άδειες αναλυτικά ανά εργαζόμενο. Όπως φαίνεται και στο υπόμνημα, οι άδειες έχουν διαφορετικό χρώμα ανάλογα με τα παρακάτω:

	Μωβ χρώμα	Κανονική άδεια
	Πορτοκαλί χρώμα	Ωροάδεια
	Ροζ χρώμα	Ασθένεια
	Λαχανί χρώμα	Οποιαδήποτε άλλη άδεια
	Οποιοδήποτε από τα παραπάνω χρώματα με μαύρο ή λευκό περίγραμμα (ανάλογα με το θέμα που έχει επιλέξει ο χρήστης)	Υποδηλώνει ότι η άδεια έχει οριστικοποιηθεί (και άρα περαστεί στο ημερολόγιο του Payroll), ή έχει περαστεί κατευθείαν από τον διαχειριστή του Payroll, χωρίς να ακολουθήσει την τυπική διαδικασία της αίτησης – έγκρισης.
	Οποιοδήποτε από τα παραπάνω χρώματα, χωρίς περίγραμμα	Η άδεια έχει εγκριθεί από τον προϊστάμενο του εργαζομένου.
	Οποιοδήποτε από τα παραπάνω χρώματα αχνό και με διακεκομμένο περίγραμμα	Ο εργαζόμενος έχει αιτηθεί την συγκεκριμένη άδεια, αλλά αυτή δεν έχει εγκριθεί ακόμη, ή από την στιγμή που εγκρίθηκε ο εργαζόμενος έχει κάνει τροποποίηση/αίτηση ακύρωσης η οποία δεν έχει εγκριθεί ακόμη.

Ο χρήστης μπορεί να περιηγηθεί στους μήνες πατώντας το κουμπί του μήνα ή να αναζητήσει συγκεκριμένο εργαζόμενο, στο πεδίο της αναζήτησης . Η default κατάσταση είναι το ημερολόγιο να εμφανίζει μόνο τους εργαζόμενους που έχουν άδεια στο διάστημα, υπάρχει όμως η δυνατότητα πατώντας το Όλοι οι εργαζόμενοι , να εμφανίσει όλους τους εργαζόμενους της επιχείρησης.

$C:\Users\gkm\AppData\Local\Temp\SNAGHTML141f9a8.PNG$

Το επόμενο ημερολόγιο, είναι το ημερολόγιο των εργαζομένων σε τηλεργασία όπου εμφανίζονται όλοι οι εργαζόμενοι που έχουν τηλεργασία ή έχουν αιτηθεί τηλεργασία.

	Πορτοκαλί με μαύρο ή λευκό περίγραμμα (ανάλογα με το θέμα που έχει επιλέξει ο χρήστης)	Υποδηλώνει ότι η τηλεργασία έχει οριστικοποιηθεί (και άρα περαστεί στο Payroll), ή έχει περαστεί κατευθείαν από τον διαχειριστή του Payroll, χωρίς να ακολουθήσει την τυπική διαδικασία της αίτησης – έγκρισης.
	Πορτοκαλί χωρίς περίγραμμα	Η τηλεργασία έχει εγκριθεί από τον προϊστάμενο του εργαζομένου.
	Πορτοκαλί αχνό και με διακεκομμένο περίγραμμα	Ο εργαζόμενος έχει αιτηθεί τηλεργασία για αυτό το διάστημα, αλλά αυτή δεν έχει εγκριθεί ακόμη.

Παρακολούθηση δικαιολογητικών

Από τη σελίδα αυτή γίνεται η διαχείριση των δικαιολογητικών για τους τύπους άδειας που έχετε ορίσει παραμετρικά ότι απαιτείται δικαιολογητικό.

Ο εργαζόμενος μπορεί να υποβάλει κανονικά το αίτημά του ακόμη και χωρίς να έχει τα δικαιολογητικά τη στιγμή της αίτησης, και αυτό θα δρομολογηθεί για έγκριση από τον προϊστάμενο ή το HR. Μπορεί να επισυνάψει το δικαιολογητικό σε δεύτερο χρόνο, ακόμη και αφού εγκριθεί το αίτημα της άδειας.

Όπως φαίνεται στο παρακάτω παράδειγμα, η επισκόπηση του αιτήματος δίνει πληροφορίες για το αν η άδεια έχει εγκριθεί ή όχι. Συγκεκριμένα η εργαζόμενη Πάτση Εριφύλλη έχει υποβάλει αίτημα ασθένειας ≤3 ημερών, η οποία έχει οριστεί παραμετρικά ότι εγκρίνεται από το HR και όχι από τον προϊστάμενο της εργαζόμενης.

Μόλις δημιουργείται το αίτημα άδειας, εμφανίζεται ταυτόχρονα τόσο στη λίστα των αιτημάτων προς έγκριση του προϊστάμενου (ή του HR, εάν έχει επιλεχθεί παραμετρικά).

Η έγκριση του δικαιολογητικού δεν επηρεάζει την έγκριση της άδειας.

Επιπλέον, υπάρχει η δυνατότητα αποστολής υπενθύμισης σε εργαζόμενους με εκκρεμείς επισυνάψεις δικαιολογητικών. Εάν ένας εργαζόμενος έχει περισσότερα από ένα ανοιχτά αιτήματα, λαμβάνει ένα συγκεντρωτικό email με όλες τις εκκρεμότητές του.