V 2.0.0

14/10/2024

Version 2.0.0

Στην νέα μας έκδοση συνεχίζεται ο εμπλουτισμός της εφαρμογής με νέες λειτουργικότητες, με τις κυριότερες να αφορούν : Ενημέρωση Ημερολογίου Απασχόλησης – Μισθοδοσίας από τα δεδομένα της ωρομέτρησης, νέες λειτουργικότητες σε πολυεταιρικά σχήματα (Log in, διαχείριση εργαζομένων άλλης Εταιρείας, μαζικό υπολογισμό μισθοδοσίας των Εταιρειών), δυνατότητα σημάνσεων από το My Portal (clock in-clock out).

Menu

Προσθήκη στο menu της Αρχικής σελίδας (1) πλέον της συντόμευσης (2).

Χρωματισμός στο κουμπί απόκρυψης – εμφάνισης του menu (3).

Πολλαπλές Εταιρείες

Νέες δυνατότητες , διαχείρισης πολλαπλών Εταιρειών.

Στα δεξιά της οριζόντιας μπάρας , έχει προστεθεί η επιλογή της Εταιρείας μέσω της οποίας μπορούμε να κάνουμε γρήγορα Log in Log out σε άλλη Εταιρεία.

Με την επιλογή άλλης εταιρείας, θα ανοίξει σε νέο tab η νέα Εταιρεία για επεξεργασία (όπως θα κάναμε login στην άλλη Εταιρεία).

Στην πολυεταιρική λίστα εργαζομένων, πλέον μπορούμε με την επιλογή ενός εργαζόμενου άλλης Εταιρείας , να τον διαχειριστούμε με άνοιγμα σε νέο tab της επεξεργασίας του εργαζομένου.

Και με την επιλογή του εργαζόμενου της άλλης Εταιρείας :

Νέα δυνατότητα Μαζικού υπολογισμού της μισθοδοσίας περιόδου, για πολλαπλές Εταιρείες.

Με την επιλογή Μισθοδοσία – Μαζική εκτέλεση μισθοδοσίας , μπορούμε να επιλέξουμε την περίοδο και τις Εταιρείες που θέλουμε να υπολογίσουμε την μισθοδοσία. Εκτός των Εταιριών , μπορούμε να επιλέξουμε και εργαζόμενους.

Για τις νέες λειτουργίες στο πολυεταιρικό, θα πρέπει ο χρήστης να έχει δικαιώματα στις Εταιρείες που μας ενδιαφέρουν.

Υπενθυμίζουμε ότι τα δικαιώματα ανά Εταιρεία, μπορούν να οριστούν στους Χρήστες και στην Επιλογή Εταιρείες – Υποκαταστήματα.

Εργαζόμενος

Αμοιβή εξ΄ ελευθεριότητας

Νέα δυνατότητα με την προσθήκη στα Μισθολογικά, της Αμοιβής εξ’ ελευθεριότητας.

Με την προσθήκη της αμοιβής και για το χρονολογικό διάστημα επιλογής, η αμοιβή θα προστίθεται στις κανονικές αποδοχές ως μισθός / ημερομίσθιο. Η χρήση της επεκτείνεται και στις πρόσθετες αποδοχές (νυχτερινά, αργίες, υπερωρίες κλπ.) , με την προτεινόμενη τιμή να το συμπεριλαμβάνει με το χαρακτηρισμό επιπλέον μισθός. Πλέον για τον υπολογισμό των πρόσθετων αποδοχών έχουμε τις επιλογές : Επιπλέον μισθός (συμφωνημένος + αμοιβή εξ’ ελευθεριότητας), συμφωνημένος μισθός και νόμιμος μισθός.

Στο παράδειγμα μας, ο εργαζόμενος έχει συμφωνημένο μισθό 2.400,00 και αμοιβή εξ’ ελευθεριότητας 100,00 με ισχύ από 01/10/2024.

Κατά τον υπολογισμό της μισθοδοσίας Οκτωβρίου για τον εργαζόμενο με δεδομένα μισθοδοσίας 10 νυχτερινά, πριμ & bonus από την καρτέλα 100,00 + 200,00 ευρώ, παρατηρούμε τα εξής :

1. Κανονική μισθοδοσία : 2.400,00 (συμφωνημένος μισθός) + 100,00 (αμοιβή εξ’ ελευθεριότητας) = 2.500,00

2. Νυχτερινά 10 ώρες : 14,40 (συμφωνημένο ωρομίσθιο) + 0,50 (ωρομίσθιο εξ’ ελευθεριότητας) = 14,90 * 10 * 0,25 = 37,25.

Μισθολογικά

Προσθήκη & της περιγραφής, εκτός του κωδικού, στο μηνιαίο bonus.

Αντίστοιχα έχει προστεθεί και την αναφορά των μηνιαίων bonus.

Λίστα Εργαζομένων

Διακριτός χρωματισμός των ανενεργών εργαζόμενων στην λίστα :

Ημερολόγιο Απασχόλησης

Αυτόματη ενημέρωση της έκτακτης απασχόλησης την Κυριακή με πλήρες ωράριο (πλέον της λειτουργίας με λιγότερες ώρες), από το ωράριο του Εργαζομένου. Είτε με προσθήκη εξαίρεσης, είτε με εισαγωγή ελεύθερου ωραρίου ή προτύπου.

Παράδειγμα με εξαίρεση ωραρίου από το ημερολόγιο ωραρίων :

Και η ενημέρωση του ημερολογίου, με προσθήκη της πληρωτέας ημέρας την Κυριακή , τις ώρες αργίας και το Ασφαλιστικό Κυριακής.

Ωρομέτρηση

Ενημέρωση μισθοδοσίας (ημερολογίου απασχόλησης)

Νέα δυνατότητα ενημέρωσης της μισθοδοσίας, ουσιαστικά των δεδομένων του  ημερολογίου απασχόλησης, με τα δεδομένα της ωρομέτρησης.

Να επισημάνουμε και πάλι, ότι λόγω του μεγάλου όγκου των δεδομένων, συνιστάται ο συχνός έλεγχος των σημάνσεων και των αλλαγών που προκύπτουν, από την Αναλυτική Κατάσταση στο menu της ωρομέτρησης.

Από την επιλογή ωρομέτρηση – αναφορές - ενημέρωση μισθοδοσίας, ουσιαστικά έχουμε μια αναφορά στην οποία μπορούμε να πληροφορηθούμε και να επεξεργαστούμε τις κινήσεις της ωρομέτρησης (συγκεντρωτική ανάλυση).

Από την επεξεργασία των κινήσεων έχουμε την δυνατότητα, μεταξύ άλλων, να διαχειριστούμε τα εξής :

• Τα σύνολα των extras αποδοχών (νυχτερινά, αργίες, όλες οι υπερωρίες)

• Αιτιολόγηση απουσίας ημέρας

• Αιτιολόγηση απουσίας σε ώρες.

Ακολουθεί η σελίδα επεξεργασίας των κινήσεων που περιλαμβάνει τις στήλες : Επεξεργασία, Εργαζόμενος, ‘Ωρες ωραρίου, Ώρες εργασίας με Καταγεγραμμένες (με κανόνες στρογγυλοποίησης εάν υπάρχουν) & κανονικές (χωρίς extra’s), διαφορά με τα δεδομένα από την ωρομέτρηση (ώρες απουσίας, ώρες που δεν έχουν κατηγοριοποιηθεί αυτόματα ως πχ υπερωρίες) & την στήλη διόρθωσης (ενημερώνεται με την επεξεργασία), ανάλυση των extras, με κάθε στήλη να την ακολουθεί στήλη διόρθωσης και για διευκόλυνση στην επεξεργασία τα δεδομένα έχουν μετατραπεί σε αριθμούς από ώρες & λεπτά.

Στην επεξεργασία έχουμε τις επιλογές Extras (1) και Ημέρες (2)       .

Με την επιλογή Extras, μπορούμε να διαχειριστούμε τις συνολικές ώρες αυτών των αποδοχών στο αναδυόμενο παράθυρο :

Στην αριστερή πλευρά έχουμε τα νυχτερινά, αργίες, υπερωρίες 6^ης μέρας – Σαββάτου και Πρόσθετη μερικής, ενώ δεξιά αναλύονται οι υπερωρίες ανάλογα τον τύπο τους.

Πάνω από κάθε πλαίσιο, έχουμε το σύνολο των ωρών που έχουν προκύψει από την ωρομέτρηση. Στο παράδειγμα μας, Αργίες 4 ώρες, υπερεργασία 0,7(από 42 λεπτά), υπερεργασία αργίας 1 ώρα, κανονική υπερωρία αργίας 2,95 (από 2 ώρες και 57 λεπτά). Ο εργαζόμενος στο παράδειγμα μας δεν έχει ανάθεση κανόνων στρογγυλοποίησης.

Κατά την επεξεργασία, καταχωρούμε 1 υπερεργασία (από 0,7) και 3 υπερωρία αργίας (από 2,95).

Και μετά την επεξεργασία & την αποθήκευση:

Μπορούμε να δούμε πλέον τις αλλαγές στις αντίστοιχες στήλες διόρθωσης (1,2), ενώ οι επιλογές extras & ημέρες είναι bold (λόγω της επεξεργασίας), μέχρι να επιλέξουμε την οριστική αποθήκευση (3):

Με την επιλογή Ημέρες, μπορούμε να διαχειριστούμε τις απουσίες είτε αφορούν ημέρα, είτε αφορούν ώρες. Ακόμα και περιπτώσεις όπου πχ είχαμε καταχωρημένη άδεια, αλλά έχουμε και σημάνσεις στην ίδια ημέρα (εργασία).

Ουσιαστικά μας κατευθύνει η στήλη διαφορές και στο παράδειγμα μας έχουμε -12,08, οι οποίες προέρχονται από μια αδικαιολόγητη απουσία 8 και 4,08 (4 ώρες και 5 λεπτά) απουσίας (λιγότερες ώρες σε σύγκριση με το ωράριο).

Στο αναδυόμενο παράθυρο, έχουμε επιλογή γρήγορου εντοπισμού των «προβληματικών» ημερών ή ανάλυση όλων των ημερών του επιλεγμένου διαστήματος. Με την επιλογή χρειάζονται ενέργεια, έχουμε τις ημέρες που χρήζουν προσοχής, είτε αφορούν απουσία είτε αφορούν λιγότερες ώρες.

Επιλέγοντας από τις διαθέσιμες ενέργειες, μπορούμε να χαρακτηρίσουμε την ημέρα ως κανονική άδεια, ασθένεια, άνευ αποδοχών ή εργάσιμη (περιπτώσεις κανονικής άδειας ή απομακρυσμένης εργασίας με σημάνσεις) . Επίσης υπάρχει η επιλογή , αφαίρεση ωρών η οποία θα αφαιρέσει αντίστοιχα τις ώρες στο ημερολόγιο ως ωριαία απουσία. Εάν δεν κάνουμε καμία ενέργεια , η ημέρα θα θεωρηθεί κανονική – εργάσιμη.

Στο παράδειγμα μας, χαρακτηρίζουμε την απουσία της 07/09 ως κανονική άδεια.

Με την ίδια λογική που αναφέραμε και στα “Extras” , με την επιβεβαίωση και την οριστική αποθήκευση (2) θα καταχωρηθούν οι αλλαγές μας. Εάν για οποιοδήποτε λόγο , θέλουμε να αναιρέσουμε την αλλαγή – χαρακτηρισμό μας, επιλέγουμε στην γραμμή το Χ (3).

Οι επιλογές extras & ημέρες είναι bold (λόγω της επεξεργασίας), μέχρι να επιλέξουμε την οριστική αποθήκευση και παρατηρούμε πλέον ότι η στήλη διόρθωση στις Διαφορές , έχει πλέον τιμή -4,08 στην «Διόρθωση», λόγω της αιτιολόγησης των 8 ωρών. Συνεχίζουν να εμφανίζονται οι ωριαίες απουσίες, λόγω καμίας ενέργειας ακόμα, που προέρχονται από την 27/09 του παραδείγματος μας.

Για τις αρνητικές διαφορές που προκύπτουν από τα ωράρια (ωριαίες απουσίες), υπάρχει η δυνατότητα για μαζική ενημέρωση του συνόλου των απουσιών, ως ωριαίες απουσίες στην κεντρική σελίδα της επεξεργασίας(1). Χρήσιμο για περιπτώσεις με πολλές μικρές ωριαίες απουσίες, που προτιμούμε να διαχειριστούμε ως σύνολο.  Εάν δεν κάνουμε καμία ενέργεια, οι ώρες θα θεωρηθούν εργάσιμες (δεν θα δημιουργηθεί ωριαία απουσία).

Ο άλλος τρόπος είναι η επεξεργασία των ωριαίων απουσιών, με την επιλογή Ημέρες και την διαθέσιμη ενέργεια Αφαίρεση ωρών για την ημερομηνία που αφορά :

Πλέον μετά την αποθήκευση των ενεργειών μας, η διαφορά έχει μηδενιστεί :

Αφού έχουμε ολοκληρώσει τις κινήσεις μας, μπορούμε να μεταφέρουμε τα δεδομένα στην μισθοδοσία (ημερολόγιο απασχόλησης) με την αντίστοιχη επιλογή.

Η λειτουργία δεν επηρεάζεται από το εάν έχει ή όχι προηγηθεί ενημέρωση ημερών στο ημερολόγιο απασχόλησης.

Θυμίζουμε ότι στον εργαζόμενο τους παραδείγματος μας, είχαμε τα παρακάτω :

Στα Extras :

• ‘Ωρες αργίας 4, που δεν έγινε ενέργεια (8/9)

• Υπερεργασία 0,7, που έγινε 1 (2/9)

• Υπερεργασία Αργίας 1 ώρα, που δεν έγινε ενέργεια (8/9)

• Υπερωρία Νόμιμη Αργίας 2,95 που έγινε 3 (8/9).

Στις Ημέρες :

• Στην 07/09 που είχαμε απουσία, χαρακτηρίστηκε ΚΑΝΟΝΙΚΗ ΑΔΕΙΑ

• Στην 27/09 είχαμε 4,05 ώρες απουσία, που επιλέξαμε αφαίρεση.

Απεικόνιση της ενημέρωσης στο ημερολόγιο απασχόλησης :

Προσθήκη φίλτρων στην Αναλυτική & Συγκεντρωτική Κατάσταση

Για την διευκόλυνση της επεξεργασίας του μεγάλου όγκου των δεδομένων της ωρομέτρησης, προστέθηκαν τα φίλτρα γρήγορης αναζήτησης των Υπερωριών (όλες), Νυχτερινών, Αργιών , Διαφορές (+) για περιπτώσεις όπως απασχόληση (σημάνσεις) σε ημέρα που έχει κανονική άδεια, Διαφορές (-) για τις ωριαίες απουσίες.

Και με την επιλογή πχ των υπερωριών :

Ή των διαφορών (-), για τις ωριαίες απουσίες :

Επιπλέον στην συγκεντρωτική κατάσταση, έχει προστεθεί η επιλογή Άνοιγμα – Κλείσιμο γραμμών, για την απεικόνιση των εγγραφών όλων των εργαζόμενων.

Άλλες βελτιώσεις στην Αναλυτική Κατάσταση :

• Αφαίρεση των κατηγοριοποιημένων ωρών (υπερωρίες) από τις Διαφορές

• Χαρακτηρισμός ωρών σε ημέρα χωρίς ωράριο

• Εμφάνιση στην στήλη Απουσία, της τηλεργασίας.

Λίστα Παρόντων Απόντων

Εμφάνιση της τηλεργασίας στις δικαιολογημένες απουσίες (περιπτώσεις «μικτής» απασχόλησης) και εμφάνιση της & στην στήλη της αιτίας.

Υποβολές

Οργάνωση χρόνου εργασίας – Μεταβαλλόμενο Τροποποιούμενο ανά ημέρα Απολογιστικό

Βελτίωση της εμφάνισης των αλλαγών που αφορούν, αλλαγή υποκαταστήματος.

Όταν έχουμε ανάλογη περίπτωση, η αλλαγή του υποκαταστήματος θα εμφανίζεται στο αντίστοιχο υποκατάστημα με την επιλογή «Αλλαγές μόνο».

Στο παράδειγμα μας , ο εργαζόμενος DEMO εργάζεται στο υποκατάστημα της Θεσσαλονίκης  και στην υποβολή για το συγκεκριμένο υποκατάστημα με την επιλογή «Όλες οι ημέρες» , βλέπουμε τις σημάνσεις που αφορούν το υποκατάστημα Κεντρικά έδρας (1).

Στην επιλογή «Αλλαγές μόνο», δεν εμφανίζεται οι συγκεκριμένες σημάνσεις τις οποίες θα δούμε στην υποβολή του υποκαταστήματος Κεντρικά (2).

Ενώ στην υποβολή στα κεντρικά έδρας :

Άλλα ταμεία

Στην επιλογή Άλλα Ταμεία, έχουμε διαθέσιμες τις υποβολές των ταμείων ΤΑΥΦΕ & ΤΕΑΥΦΕ.

Ψηφιακή οργάνωση – ψηφιακή κάρτα εργασίας

Διόρθωση δυσλειτουργίας σε ιδιαίτερες συνθήκες, σε πολυεταιρικά σχήματα, ενημέρωσης του πεδίου ημερομηνία και ώρα τελευταίας υποβολής.

ΕΦΚΑ – Βεβαιώσεις & Έντυπα

Διόρθωση σε δυσλειτουργία, υπό συνθήκες, της εξαγωγής του αρχείου του ειδικού λογαριασμού παιδικών κατασκηνώσεων.

Αναφορές

Ανάλυσης – Ανάλυσης Μισθοδοσίας

Διόρθωση σε δυσλειτουργία αποθήκευσης ως αγαπημένης, της διάταξης που επιθυμεί ο χρήστης.

Παραμετροποίηση

Διόρθωση σε δυσλειτουργία της διαγραφής των τύπων εξοδολογίων.

Εισαγωγή δεδομένων

Νέα δυνατότητα εισαγωγής των αναθέσεων για τις : οργανωτική μονάδα – τμήμα – θέση.

Με την επιλογή του πρότυπο αρχείου, το excel file έρχεται με συμπληρωμένες τις αντίστοιχες διαθέσιμες τιμές για εύκολη επιλογή.

Νέα έκδοση της εισαγωγής για τα bonus, με την ίδια λογική της οργανωτικής μονάδας.

Το πρότυπο excel , έχει διαθέσιμες τις τιμές για όλους τους τύπους των bonus για εύκολη επιλογή.

Θυμίζουμε και τα βήματα εισαγωγής :

Επιλογή του αρχείου (1), Προσωρινή αποθήκευση(2), για εμφάνιση των εγγραφών που θα εισαχθούν (3) και τέλος Αποθήκευση (4) για την οριστική καταχώρηση των εγγραφών.

Εισαγωγή ελεύθερων ωραρίων

Νέα δυνατότητα χαρακτηρισμού της ημέρας, που έχουμε εργασία με ρεπό.

Με την Προσθήκη του “R” μπροστά από το ωράριο, αναγνωρίζεται η εργασία σε ρεπό από το ελεύθερο ωράριο (με την λογική του “T” για την τηλεργασία).

Πολιτικές Απασχόλησης

Για την διευκόλυνση των καταχωρήσεων και την επιλογή των τύπων αποδοχών, δίνεται η δυνατότητα πολλαπλής επιλογής (multi select) των τύπων αποδοχών.

Παράμετροι Εταιρείας

Στις παραμέτρους Εταιρείας – Ωρομέτρηση, έχουμε την επιλογή αν οι σημάνσεις της ωρομέτρησης από το My Portal θα εξαιρεθούν από τις υποβολές.

My Portal

Ψηφιακή κάρτα εργασίας

Νέα δυνατότητα καταγραφής των σημάνσεων της κάρτας εργασίας μέσα από το MyPortal. Μπορείτε να την ενεργοποιήσετε από την παραμετροποίηση του MyPortal στο Payroll, ενώ επιπλέον έχετε την δυνατότητα να επιλέξετε εάν αυτές οι σημάνσεις θα εξαιρεθούν από την υποβολή στο Εργάνη.

Οργανόγραμμα

Για τους υπεύθυνους που έχουν υπό την ευθύνη τους πολλές ομάδες, παρέχεται η δυνατότητα γρήγορης πρόσβασης σε όλες τις ομάδες τους μέσα από το MyPortal. Ο χρήστης μπορεί να εναλλάσσεται εύκολα μεταξύ των διαφορετικών ομάδων μέσω μιας drop-down λίστας ή ενός πίνακα επιλογών, ώστε να έχει άμεση εποπτεία των ομάδων που διαχειρίζεται.

Παραμετροποίηση My Portal

Στην παραμετροποίηση του  My Portal, προστέθηκε η επιλογή της ενεργοποίησης των σημάνσεων από το My Portal.

.