Ενημέρωση Μισθοδοσίας

Ανάλυση & Επιλογές

Στην ενότητα θα αναλύσουμε την δυνατότητα ενημέρωσης της μισθοδοσίας, ουσιαστικά των δεδομένων του ημερολογίου απασχόλησης, με τα δεδομένα της ωρομέτρησης.

Να επισημάνουμε , ότι λόγω του μεγάλου όγκου των δεδομένων, συνιστάται ο συχνός έλεγχος των σημάνσεων και των αλλαγών που προκύπτουν, από την Αναλυτική Κατάσταση.

Στην όψη μας έχουμε μια αναφορά στην οποία μπορούμε να πληροφορηθούμε και να επεξεργαστούμε τις κινήσεις της ωρομέτρησης (από την συγκεντρωτική ανάλυση).

Από την επεξεργασία των κινήσεων έχουμε την δυνατότητα, μεταξύ άλλων, να διαχειριστούμε τα εξής :

• Τα σύνολα των extras αποδοχών (νυχτερινά, αργίες, όλες οι υπερωρίες)

• Αναλυτικά ανά ημέρα τα extras

• Αιτιολόγηση απουσίας ημέρας

• Αιτιολόγηση απουσίας σε ώρες.

Ακολουθεί η σελίδα επεξεργασίας των κινήσεων που περιλαμβάνει τις στήλες : Επεξεργασία, Εργαζόμενος, ‘Ωρες ωραρίου, Ώρες εργασίας με Καταγεγραμμένες (με κανόνες στρογγυλοποίησης εάν υπάρχουν) & κανονικές (χωρίς extra’s), διαφορά με τα δεδομένα από την ωρομέτρηση (ώρες απουσίας, ώρες που δεν έχουν κατηγοριοποιηθεί αυτόματα ως πχ υπερωρίες) & την στήλη διόρθωσης (ενημερώνεται με την επεξεργασία), ανάλυση των extras, με κάθε στήλη να την ακολουθεί στήλη διόρθωσης και για διευκόλυνση στην επεξεργασία τα δεδομένα έχουν μετατραπεί σε αριθμούς από ώρες & λεπτά.

Επεξεργασία στα “Extras” Συνολικά

Στην επεξεργασία έχουμε τις επιλογές Extras (1) και Ημέρες (2)       .

Με την επιλογή Extras, μπορούμε να διαχειριστούμε είτε τις συνολικές ώρες αυτών των αποδοχών, είτε την διαχείριση τους ανά ημέρα  στο αναδυόμενο παράθυρο :

Στην αριστερή πλευρά έχουμε τα νυχτερινά, αργίες, υπερωρίες 6^ης μέρας – Σαββάτου και Πρόσθετη μερικής, ενώ δεξιά αναλύονται οι υπερωρίες ανάλογα τον τύπο τους.

Πάνω από κάθε πλαίσιο, έχουμε το σύνολο των ωρών που έχουν προκύψει από την ωρομέτρηση. Στο παράδειγμα μας, Αργίες 4 ώρες, υπερεργασία 0,7(από 42 λεπτά), υπερεργασία αργίας 1 ώρα, κανονική υπερωρία αργίας 2,95 (από 2 ώρες και 57 λεπτά). Ο εργαζόμενος στο παράδειγμα μας δεν έχει ανάθεση κανόνων στρογγυλοποίησης.

Επεξεργασία στα “Extras” ανά Ημέρα

Επιπλέον έχουμε τη δυνατότητα για ανάλυση και επεξεργασία ανά ημέρα, με τις επιλογές Extras – Υπερωρίες (2) & Υπερωρίες Νύχτας – Αργίας (3). Ο διαχωρισμός τους γίνεται λόγω των πολλών περιπτώσεων και για την καλύτερη διαχείριση του χρήστη.

Με την επιλογή (2) Extra – Υπερωρίες, στο αναδυόμενο παράθυρο μπορούμε να διαχειριστούμε και ανά ημέρα, τις αντίστοιχες τιμές ή και να προσθέσουμε νέες.

Στο παράδειγμα μας, βλέπουμε τις αντίστοιχες τιμές που είχαμε στο παράδειγμα μας:

Και αντίστοιχα με την επιλογή (3) , τις αντίστοιχες τιμές του παραδείγματος μας :

Μπορούμε να δούμε πλέον τις αλλαγές στις αντίστοιχες στήλες διόρθωσης (1,2), ενώ οι επιλογές extras & ημέρες είναι bold (λόγω της επεξεργασίας), μέχρι να επιλέξουμε την οριστική αποθήκευση (3):

Επεξεργασία στις Ημέρες

Με την επιλογή Ημέρες, μπορούμε να διαχειριστούμε τις απουσίες είτε αφορούν ημέρα, είτε αφορούν ώρες. Ακόμα και περιπτώσεις όπου πχ είχαμε καταχωρημένη άδεια, αλλά έχουμε και σημάνσεις στην ίδια ημέρα (εργασία). Πλέον έχουμε την δυνατότητα για διαχείριση και στις ωριαίες απουσίες (& αναλυτικά ανά ημέρα).

Ουσιαστικά μας κατευθύνει η στήλη διαφορές και στο παράδειγμα μας έχουμε -12,08, οι οποίες προέρχονται από μια αδικαιολόγητη απουσία 8 και 4,08 (4 ώρες και 5 λεπτά) απουσίας (λιγότερες ώρες σε σύγκριση με το ωράριο).

Στο αναδυόμενο παράθυρο, έχουμε επιλογή γρήγορου εντοπισμού των «προβληματικών» ημερών ή ανάλυση όλων των ημερών του επιλεγμένου διαστήματος. Με την επιλογή χρειάζονται ενέργεια, έχουμε τις ημέρες που χρήζουν προσοχής, είτε αφορούν απουσία, είτε αφορούν λιγότερες ώρες.

Επιλέγοντας από τις διαθέσιμες ενέργειες, μπορούμε να χαρακτηρίσουμε την ημέρα ως κανονική άδεια, ασθένεια, άνευ αποδοχών ή εργάσιμη (περιπτώσεις κανονικής άδειας ή απομακρυσμένης εργασίας με σημάνσεις) . Επίσης υπάρχει η επιλογή , αφαίρεση ωρών η οποία θα αφαιρέσει αντίστοιχα τις ώρες στο ημερολόγιο ως ωριαία απουσία. Εάν δεν κάνουμε καμία ενέργεια , η ημέρα θα θεωρηθεί κανονική – εργάσιμη.

Στο παράδειγμα μας, χαρακτηρίζουμε την απουσία της 07/09 ως κανονική άδεια.

Με την ίδια λογική που αναφέραμε και στα “Extras” , με την επιβεβαίωση και την οριστική αποθήκευση (2) θα καταχωρηθούν οι αλλαγές μας. Εάν για οποιοδήποτε λόγο , θέλουμε να αναιρέσουμε την αλλαγή – χαρακτηρισμό μας, επιλέγουμε στην γραμμή το Χ (3).

Οι επιλογές extras & ημέρες είναι bold (λόγω της επεξεργασίας), μέχρι να επιλέξουμε την οριστική αποθήκευση και παρατηρούμε πλέον ότι η στήλη διόρθωση στις Διαφορές , έχει πλέον τιμή -4,08 στην «Διόρθωση», λόγω της αιτιολόγησης των 8 ωρών. Συνεχίζουν να εμφανίζονται οι ωριαίες απουσίες, λόγω καμίας ενέργειας ακόμα, που προέρχονται από την 27/09 του παραδείγματος μας.

Επεξεργασία στις Ωριαίες Απουσίες

Για τις αρνητικές διαφορές που προκύπτουν από τα ωράρια (ωριαίες απουσίες), υπάρχει η δυνατότητα για μαζική ενημέρωση του συνόλου των απουσιών, ως ωριαίες απουσίες στην κεντρική σελίδα της επεξεργασίας(1). Χρήσιμο για περιπτώσεις με πολλές μικρές ωριαίες απουσίες, που προτιμούμε να διαχειριστούμε ως σύνολο.  Εάν δεν κάνουμε καμία ενέργεια, οι ώρες θα θεωρηθούν εργάσιμες (δεν θα δημιουργηθεί ωριαία απουσία).

Ο άλλος τρόπος είναι η επεξεργασία των ωριαίων απουσιών, με την επιλογή Ημέρες και την διαθέσιμη ενέργεια Αφαίρεση ωρών για την ημερομηνία που αφορά :

Επιπλέον έχουμε την δυνατότητα , όταν επιλέξουμε αφαίρεση ωρών στο αναδυόμενο παράθυρο να επεξεργαστούμε τις ώρες. Στο παράδειγμα μας το 4,08 που προκύπτει ως απουσία το μετατρέπουμε σε 4.

Πλέον μετά την αποθήκευση των ενεργειών μας, η διαφορά έχει γίνει - 0,08 η οποία αν δεν γίνει άλλη ενέργεια δεν θα επηρεάσει την ενημέρωση του ημερολογίου (δεν θα αφαιρεθεί).

Αφού έχουμε ολοκληρώσει τις κινήσεις μας, μπορούμε να μεταφέρουμε τα δεδομένα στην μισθοδοσία (ημερολόγιο απασχόλησης) με την αντίστοιχη επιλογή.

Μεταφορά στην Μισθοδοσία

Η λειτουργία δεν επηρεάζεται από το εάν έχει ή όχι προηγηθεί ενημέρωση ημερών στο ημερολόγιο απασχόλησης.

Θυμίζουμε ότι στον εργαζόμενο τους παραδείγματος μας, είχαμε τα παρακάτω :

Στα Extras :

• ‘Ωρες αργίας 4, που δεν έγινε ενέργεια (8/9)

• Υπερεργασία 0,7, που έγινε 1 (2/9)

• Υπερεργασία Αργίας 1 ώρα, που δεν έγινε ενέργεια (8/9)

• Υπερωρία Νόμιμη Αργίας 2,95 που έγινε 3 (8/9).

Στις Ημέρες :

• Στην 07/09 που είχαμε απουσία, χαρακτηρίστηκε ΚΑΝΟΝΙΚΗ ΑΔΕΙΑ

• Στην 27/09 είχαμε 4,05 ώρες απουσία, που επιλέξαμε αφαίρεση.

Απεικόνιση της ενημέρωσης στο ημερολόγιο απασχόλησης :