Παραμετροποίηση

Από αυτή την σελίδα γίνεται η παραμετροποίηση του MyPortal, ώστε να φέρετε την εφαρμογή στα μέτρα και τις ανάγκες της δικής σας επιχείρησης.

Γενικά

Οργανόγραμμα

Από αυτό το σημείο δίνεται η δυνατότητα να απενεργοποιηθούν οι περιορισμοί του οργανογράμματος και να μπορεί ο κάθε εργαζόμενος ανεξάρτητα από τον ρόλο του να περιηγηθεί ελεύθερα σε όλη την οργανωτική δομή της εταιρείας.

Εάν το check box δεν είναι επιλεγμένο, τότε ισχύουν οι προϊοντικοί περιορισμοί (βλ. εδώ)

Προσοχή!

Εάν επιθυμείτε, μπορείτε να υποβάλετε αυτόματα στο ΕΡΓΑΝΗ τις καταγραφές προσέλευσης-αποχώρησης που δημιουργούνται από το MyPortal. Για να το κάνετε, μεταβείτε στην ενότητα Παραμετροποίηση > Εταιρικές > Εταιρείες και καταργήστε την επιλογή "Εξαίρεση υποβολής καταγραφών ωρομέτρησης από το MyPortal".

Εάν δεν το αλλάξετε, η προεπιλεγμένη ρύθμιση είναι να μην υποβάλλονται οι καταγραφές από το MyPortal στο ΕΡΓΑΝΗ.

Προφίλ

Από αυτό το σημείο εμφανίζεται η καρτέλα μισθολογικών στοιχείων στο προφίλ του εργαζομένου. Στην προεπιλεγμένη ρύθμιση, η καρτέλα είναι απενεργοποιημένη και δεν εμφανίζεται.

Εάν ενεργοποιηθεί, προστίθεται στη σελίδα του Προφίλ μια καρτέλα με τα μισθολογικά στοιχεία του εργαζομένου, επιτρέποντάς του να βλέπει το σύνολο των αποδοχών του (μισθός, bonus, λοιπές παροχές).

Γενικοί τύποι αιτημάτων

Μπορείτε να επεξεργαστείτε τους τύπους αιτημάτων που θέλετε να εμφανίζονται. Επιλέγοντας έναν από τους τύπους αιτήματος και πατώντας το μολυβάκι ή τον κάδο , μπορείτε να το επεξεργαστείτε ή να το διαγράψετε αντίστοιχα.

Επιπλέον, πατώντας το κουμπί της προσθήκης , μπορείτε να προσθέσετε νέους τύπους αιτήματος προς το HR.

Προκειμένου να αποθηκευτούν οι αλλαγές σας χρειάζεται να πατήσετε το κουμπί της αποθήκευσης .

Προσοχή! H βεβαίωση εκδίδεται με βάση τα στοιχεία που εμφανίζονται στην καρτέλα του εργαζομένου στο Payroll.

Τύποι αιτημάτων αλλαγής ωραρίου

Η ενότητα επιτρέπει τη ρύθμιση των διαθέσιμων τύπων αιτημάτων που σχετίζονται με την αλλαγή ωραρίου, την υπερωρία και την τηλεργασία.

Μέσω της παραπάνω λίστας, ο διαχειριστής μπορεί να ορίσει ποια αιτήματα είναι ενεργά και ποια θα εμφανίζονται ή θα αποκρύπτονται από τους χρήστες στο MyPortal. Μέσω της επιλογής Απόκρυψη στο MyPortal, μπορείτε να κρύψετε συγκεκριμένες διαθέσιμες επιλογές. Για να αποθηκευτούν οι ρυθμίσεις σας, πρέπει να πατήσετε το κουμπί Αποθήκευση. Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε πόσες ημέρες μετά την τρέχουσα ημερομηνία θα επιτρέπεται στους εργαζόμενους να υποβάλλουν αίτημα αλλαγής ωραρίου ή τηλεργασίας. Η τιμή ορίζεται σε ακέραιο αριθμό ημερών.

• Αν η τιμή είναι 0, τότε επιτρέπεται η υποβολή χωρίς έλεγχο, ακόμη και για παρελθοντικά διαστήματα.

• Αν η τιμή είναι 1, τότε η υποβολή για τη σημερινή ημέρα δεν επιτρέπεται — μόνο για την επόμενη και μετά.

• Αν η τιμή είναι 2, το αίτημα μπορεί να γίνει μόνο για ημερομηνίες που είναι τουλάχιστον δύο ημέρες μετά τη σημερινή κοκ

Tέλος, παρέχεται η επιλογή για αυτόματη οριστικοποίηση των εγκεκριμένων αιτημάτων τηλεργασίας. Για να ενεργοποιηθεί η λειτουργία, ο χρήστης θα πρέπει να μεταβεί στο Payroll MyPortal > Παραμετροποίηση και στη συνέχεια να ανοίξει το tab Αιτήματα, όπου υπάρχει η επιλογή Αυτόματη οριστικοποίηση εγκεκριμένων αιτημάτων τηλεργασίας.

Από τη στιγμή που η λειτουργία αυτή ενεργοποιηθεί, ισχύουν οι παρακάτω κανόνες:

• Η υποβολή αιτημάτων αλλαγής ωραρίου επιτρέπεται μόνο εφόσον το αίτημα καταχωρηθεί τουλάχιστον μία ημέρα πριν από την ημερομηνία που αφορά. Σε περίπτωση που ο χρήστης myPortal προσπαθήσει να καταχωρήσει αίτημα για μη έγκυρο διάστημα, θα του εμφανιστεί το παρακάτω μήνυμα:

  

• Η έγκριση αιτημάτων δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί εάν δεν γίνει επίσης τουλάχιστον μία ημέρα πριν από την ημερομηνία του αιτήματος. Σε περίπτωση που ο χρήστης myPortal προσπαθήσει να εγκρίνει εκπρόθεσμα το αίτημα, θα του εμφανιστεί το παρακάτω μήνυμα:

  

  Και εφόσον προχωρήσει πατώνται Ναι, ο χρήστης που υπέβαλε το αίτημα θα ενημερωθεί για την απόρριψή του μέσω email αλλά και στην εφαρμογή του myPortal.

Οι περιορισμοί αυτοί έχουν τεθεί προκειμένου να διασφαλίζεται ότι τα αιτήματα υποβάλλονται και εγκρίνονται έγκαιρα, δίνοντας τον απαραίτητο χρόνο για την ορθή τους καταχώριση.

Μετά την έγκριση ενός αιτήματος τηλεργασίας, το ημερολόγιο ωραρίων ενημερώνεται αυτόματα και παράλληλα δημιουργείται η αντίστοιχη φόρμα, η οποία θα πρέπει να υποβληθεί στο ΕΡΓΑΝΗ μέσω της διαδρομής: Υποβολές > Ψηφιακή Οργάνωση > Οργάνωση Χρόνου Εργασίας – Μεταβ/νο – Τροπ/νο ανά Ημέρα.

⚠️ Προσοχή! Η υποβολή της φόρμας στο ΕΡΓΑΝΗ δεν πραγματοποιείται αυτόματα από το σύστημα. Ο χρήστης θα πρέπει να την ολοκληρώσει χειροκίνητα.

Εξοδολόγια

Από αυτό το σημείο, μπορείτε να παραμετροποιήσετε τα εξοδολόγια. Με την ενεργοποίηση του σχετικού κουτιού, θα εμφανιστούν οι επιλογές παραμετροποίησης. Αρχικά, επιλέξτε αν η διαχείριση των εξοδολογίων θα γίνεται από τους χρήστες με ρόλο HR ή Λογιστήριο (Δείτε εδώ πως διαχειρίζεστε τους χρήστες). Ο επιλεγμένος ρόλος θα είναι υπεύθυνος για την έγκριση ή απόρριψη των αιτημάτων, ενώ οι χρήστες του άλλου ρόλου θα μπορούν να βλέπουν τα εξοδολόγια χωρίς δικαίωμα διαχείρισης.

Στη συνέχεια, θα ορίσετε την αποζημίωση για τα οδοιπορικά, η οποία υπολογίζεται ανά ημέρα. Για παράδειγμα, αν η αποζημίωση είναι 40€/ημέρα, θα εισάγετε "40" στο πεδίο, και ο χρήστης θα συμπληρώνει το σύνολο των ημερών κατά την καταχώριση του εξοδολογίου, με την αποζημίωση να υπολογίζεται αυτόματα.

Το επόμενο βήμα είναι να ορίσετε τον συντελεστή για βενζίνη και πετρέλαιο. Αυτός ο συντελεστής πολλαπλασιάζεται με τα χιλιόμετρα που δηλώνει ο χρήστης, προκειμένου να υπολογιστεί το συνολικό κόστος.

Τέλος, μπορείτε να δώσετε τη δυνατότητα στους χρήστες να επεξεργάζονται τους συντελεστές οδοιπορικών και αποζημίωσης. Αν δεν θέλετε αυτή την ευχέρεια, τα πεδία αυτά θα παραμείνουν κλειδωμένα.

Διαφορετικοί συντελεστές καυσίμων ανάλογα με τον χρήστη, τύπο οχήματος (Εταιρικό, προσωπικό)

Σε περίπτωση που απαιτούνται πολλαπλοί συντελεστές καυσίμων, συνιστούμε να επιλέξετε το “Επεξεργασία συντελεστή και αποζημίωσης από τον χρήστη.” Έτσι, ο χρήστης θα έχει τη δυνατότητα να προσαρμόσει τον συντελεστή, ώστε να ταιριάζει με την πολιτική που ισχύει για τον ίδιο. Όταν αλλάζει ο συντελεστής, εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό τρίγωνο τόσο στον εργαζόμενο όσο και στον χρήστη που διαχειρίζεται το εξοδολόγιο, για να επισημανθεί η αλλαγή.

Άδειες

Υποβολές & οριστικοποίηση αδειών

Υπάρχει η δυνατότητα να μπει έλεγχος στην καταχώρηση αδειών από τους εργαζομένους. Συγκεκριμένα, δίνονται οι παρακάτω επιλογές:

1. Καταχώρηση αδείας χωρίς περιορισμό στην ημερομηνία: Ο εργαζόμενος υποβάλλει άδειες χωρίς χρονικούς περιορισμούς (προεπιλεγμένo).

2. Καταχώρηση άδειας έως την τρίτη ημέρα του επόμενου μήνα: Επιτρέπεται η υποβολή αδειών για τον τρέχοντα μήνα και τις πρώτες 3 ημέρες του επόμενου, εξασφαλίζοντας ορθά δεδομένα για τις υποβολές ΕΡΓΑΝΗ.

3. Απαγόρευση καταχώρησης προηγούμενου διαστήματος: Απαγορεύεται η καταχώρηση αδειών για παρελθοντικά διαστήματα.

Επιπλέον, υπάρχει η δυνατότητα αυτόματης οριστικοποίησης εγκεκριμένων αδειών. Με αυτή την επιλογή, οι άδειες οριστικοποιούνται άμεσα και ενσωματώνονται αυτόματα στη μισθοδοσία, καταργώντας την ανάγκη ελέγχου από το διαχειριστή της μισθοδοσίας.

Για να εφαρμοστούν οι αλλαγές, θα πρέπει να πατήσετε το κουμπί της Αποθήκευσης.

Προσοχή!

Εάν ενεργοποιηθεί η αυτόματη οριστικοποίηση, οι άδειες καταχωρούνται απευθείας ως “ληφθείσες” και η ακύρωσή τους από τον εργαζόμενο δεν επιτρέπεται, παρά μόνο από το HR.

Τύποι αδείας

Από αυτό το σημείο μπορείτε να επεξεργαστείτε τους τύπους αδείας που είναι διαθέσιμοι για αίτηση στο MyPortal. Επιλέγοντας πάνω σε έναν τύπο αδείας, εμφανίζεται ένας κάδος πατώντας πάνω στον οποίο μπορείτε να διαγράψετε από τον συγκεκριμένο τύπο αδείας, ενώ πατώντας το κουμπί της προσθήκης , μπορείτε να προσθέσετε ένα νέο. Από το μολυβάκι , μπορείτε να επιλέξετε εάν επιθυμείτε η έγκριση τα γίνεται από το HR ή τον Manager καθώς επίσης και σε ποιον θέλετε να κοινοποιείται το email της υποβολής αδείας.

Προκειμένου να αποθηκευτούν οι αλλαγές σας χρειάζεται να πατήσετε το κουμπί της αποθήκευσης .

Εδώ φαίνεται ένα παράδειγμα του ενημερωτικού email που έχει λάβει ένας προϊστάμενος για άδεια ασθένειας μέλους της ομάδας του που θα εγκριθεί απο την ομάδα του HR.

Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε για κάποιους τύπους αδείας να είναι υποχρεωτική η επισύναψη δικαιολογητικού. Η επισύναψη δικαιολογητικού μπορεί να γίνει από τον εργαζόμενο ακόμη και αφού εγκριθεί η άδεια (ανεξάρτητα από το αν η έγκριση της άδειας δίνεται από τον προϊστάμενο της ομάδας ή το HR) και η διαχείριση των δικαιολογητικών γίνεται στην λίστα Παρακολούθηση δικαιολογητικών στο menu του HR στο MyPortal.

Τέλος, μπορείτε να επιλέξετε σε ποιούς τύπους αδείας θέλετε να εμφανίζεται υπόλοιπο στο myPortal στον εργαζόμενο αλλά και στον προϊστάμενο.