Η Μαζική εισαγωγή στόχων σας επιτρέπει να καταχωρίσετε τους στόχους πολλών εργαζομένων ταυτόχρονα μέσα από ένα αρχείο Excel, αντί να συμπληρώνεται η φόρμα στοχοθεσίας ξεχωριστά για κάθε εργαζόμενο. Το αρχείο αφορά πάντα έναν συγκεκριμένο κύκλο στοχοθεσίας και ακολουθεί τη δομή της φόρμας στοχοθεσίας που έχει οριστεί σε αυτόν.
Προαπαιτούμενα
Να υπάρχει κύκλος στοχοθεσίας σε κατάσταση «Σε εξέλιξη», δηλαδή δημοσιευμένος. Κύκλοι σε άλλη κατάσταση (Πρόχειρο, Ολοκληρώθηκε, Ακυρώθηκε) δεν εμφανίζονται στη λίστα επιλογής.
Ο κύκλος να έχει φόρμα στοχοθεσίας. Από αυτή προκύπτουν ο αριθμός των στόχων ανά εργαζόμενο και οι προτεινόμενες τιμές του προτύπου (τύπος απάντησης, κλίμακα, βαρύτητα, ελάχιστη, μέγιστη και βέλτιστη τιμή, υποχρεωτική συμπλήρωση).
Οι εργαζόμενοι που θα λάβουν στόχους να έχουν συμπεριληφθεί στον κύκλο (ενότητα «Εργαζόμενοι» του κύκλου στοχοθεσίας).
Διαδικασία βήμα-βήμα
Η σελίδα οδηγεί τη διαδικασία σε τρία βήματα, που εμφανίζονται ως καρτέλες στο πάνω μέρος: 1. Κύκλος & πρότυπο, 2. Μεταφόρτωση, 3. Έλεγχος στόχων. Με το κουμπί «Επόμενο» πάνω δεξιά μεταβαίνετε στο επόμενο βήμα.
Βήμα 1 — Κύκλος & πρότυπο
Εμφανίζεται η λίστα των κύκλων στοχοθεσίας σε κατάσταση «Σε εξέλιξη», με στήλες Κωδικός, Περιγραφή, Από, Έως και Κατάσταση. Κάθε στήλη διαθέτει φίλτρο και πεδίο αναζήτησης.
Επιλέξτε τον κύκλο για τον οποίο θέλετε να εισαγάγετε στόχους.
Πατήστε Επόμενο.
Βήμα 2 — Μεταφόρτωση
Στο πάνω μέρος εμφανίζονται ο Κύκλος και η Φόρμα στοχοθεσίας που έχετε επιλέξει.
Πατήστε Λήψη προτύπου (.xlsx). Το αρχείο κατεβαίνει στον φάκελο λήψεων του browser σας.
Ανοίξτε το αρχείο και συμπληρώστε τους στόχους (δείτε παρακάτω την ενότητα «Το πρότυπο Excel»). Αποθηκεύστε το.
Στο πεδίο «Αρχείο εισαγωγής στόχων» πατήστε Επιλέξτε αρχείο ή σύρετε το αρχείο στην περιοχή. Υποστηρίζονται αρχεία .xlsx, .xls και .csv.
Μετά τη μεταφόρτωση εμφανίζεται το όνομα του αρχείου με την ένδειξη «Μεταφορτώθηκε» και ένα μήνυμα με το αποτέλεσμα της ανάγνωσης, π.χ. «Διαβάστηκαν 300 γραμμές χωρίς σφάλματα».
Πατήστε Επόμενο.
Βήμα 3 — Έλεγχος στόχων
Πριν την οριστική καταχώριση, εμφανίζεται προεπισκόπηση του περιεχομένου του αρχείου ώστε να ελέγξετε ότι όλα είναι σωστά.
Ένδειξη | Περιγραφή |
Γραμμές αρχείου | Το σύνολο των γραμμών στόχων που διαβάστηκαν από το αρχείο. |
Έγκυρες γραμμές | Οι γραμμές που πέρασαν τον έλεγχο και μπορούν να καταχωριστούν. |
Γραμμές με σφάλμα | Οι γραμμές που δεν πέρασαν τον έλεγχο. |
Μοναδικοί εργαζόμενοι | Το πλήθος των διαφορετικών εργαζομένων που περιλαμβάνει το αρχείο. |
Κάτω από τις ενδείξεις εμφανίζεται ο πίνακας με όλες τις γραμμές του αρχείου, με τις ίδιες στήλες όπως στο πρότυπο. Κάθε στήλη διαθέτει φίλτρο και πεδίο αναζήτησης. Αν μια γραμμή έχει σφάλμα, η αιτία εμφανίζεται στην τελευταία στήλη του πίνακα.
Ελέγξτε τις ενδείξεις και τον πίνακα.
Αν υπάρχουν γραμμές με σφάλμα, η αποθήκευση δεν είναι δυνατή. Διορθώστε τις γραμμές στο αρχείο σύμφωνα με το μήνυμα της τελευταίας στήλης, επιστρέψτε στο βήμα 2. Μεταφόρτωση και ανεβάστε ξανά το διορθωμένο αρχείο.
Όταν όλες οι γραμμές είναι έγκυρες, πατήστε Αποθήκευση.
Τι γίνεται μετά την αποθήκευση
Για κάθε εργαζόμενο του αρχείου, το βήμα της Καταγραφής υποβάλλεται με τους στόχους του αρχείου. Ο Υπεύθυνος Καταγραφής δεν χρειάζεται να συμπληρώσει τη φόρμα.
Αν ο κύκλος έχει επόμενα βήματα (π.χ. Έγκριση ή Γνωστοποίηση), η ροή συνεχίζει κανονικά από εκεί: οι αντίστοιχοι υπεύθυνοι βρίσκουν τη φόρμα στις εκκρεμότητές τους.
Αν στον κύκλο είναι ενεργή η Δυνατότητα επανασυμπλήρωσης μετά την υποβολή, ο Υπεύθυνος Καταγραφής μπορεί να επεξεργαστεί τους στόχους που εισήχθησαν.
Το πρότυπο Excel
Το πρότυπο δημιουργείται από το σύστημα για τον κύκλο που επιλέξατε. Περιέχει ήδη μία γραμμή για κάθε στόχο της φόρμας και για κάθε εργαζόμενο του κύκλου — για παράδειγμα, σε κύκλο με 100 εργαζόμενους και φόρμα με 3 στόχους, το πρότυπο έχει 300 γραμμές. Οι τιμές των στηλών Τύπος απάντησης έως Υποχρεωτική συμπλήρωση έρχονται προσυμπληρωμένες από τη φόρμα στοχοθεσίας.
Η πρώτη γραμμή περιέχει τις κεφαλίδες, με φίλτρο σε κάθε στήλη. Οι στήλες που επιλέγονται από λίστα διαθέτουν αναπτυσσόμενη λίστα στο κελί — χρησιμοποιήστε τη, ώστε οι τιμές να γράφονται πάντα σωστά.
Τα χρώματα του προτύπου
Χρώμα | Τι σημαίνει |
Λευκό | Στοιχεία εργαζομένου και στόχου. Οι στήλες Κωδικός εργαζομένου, Όνομα εργαζομένου και Α/Α στόχου συμπληρώνονται από το σύστημα· η στήλη Τίτλος στόχου συμπληρώνεται από εσάς. |
Κίτρινο | Παράμετροι του στόχου, προσυμπληρωμένες από τη φόρμα στοχοθεσίας. Μπορείτε να τις προσαρμόσετε ανά στόχο. |
Γκρι | Πεδίο που δεν λαμβάνεται υπόψη στην εισαγωγή για τον συγκεκριμένο τύπο απάντησης. Το χρώμα αλλάζει αυτόματα όταν αλλάζετε τον Τύπο απάντησης. |
Οι στήλες του προτύπου
Στήλη | Περιεχόμενο |
Κωδικός εργαζομένου | Ο κωδικός του εργαζομένου. Συμπληρώνεται από το σύστημα — μην τον αλλάζετε. |
Όνομα εργαζομένου | Το ονοματεπώνυμο του εργαζομένου. Συμπληρώνεται από το σύστημα — μην το αλλάζετε. |
Α/Α στόχου | Ο αύξων αριθμός του στόχου, όπως ορίζεται στη φόρμα στοχοθεσίας (1, 2, 3…). Συμπληρώνεται από το σύστημα. |
Τίτλος στόχου | Το κείμενο του στόχου, όπως θα εμφανίζεται στη φόρμα του εργαζομένου (π.χ. «Απόκτηση τουλάχιστον 5 νέων πελατών ανά τρίμηνο»). Ελεύθερο κείμενο. |
Τύπος απάντησης | Ο τρόπος μέτρησης του στόχου. Επιλέγεται από λίστα: Κείμενο, Κλίμακες, Βαθμολογία, Πλαίσιο ελέγχου (checkbox), Αριθμός. Από την τιμή του εξαρτάται ποιες από τις επόμενες στήλες λαμβάνονται υπόψη (δείτε τον πίνακα παρακάτω). |
Κλίμακα | Η κλίμακα με την οποία θα μετρηθεί ο στόχος. Επιλέγεται από λίστα με τις κλίμακες του συστήματος (Διαχείριση Απόδοσης > Παραμετροποίηση > Κλίμακες). Ισχύει μόνο για τον τύπο Κλίμακες. |
Βαρύτητα | Η βαρύτητα του στόχου (π.χ. 1, 0.5). Δεν ισχύει για τον τύπο Κείμενο. |
Ελάχιστη | Η ελάχιστη τιμή. Για τον τύπο Κλίμακες επιλέγεται από λίστα με τις τιμές της κλίμακας της στήλης «Κλίμακα» (π.χ. «Μη ικανοποιητική»). Για τους τύπους Βαθμολογία και Αριθμός συμπληρώνεται αριθμός. |
Μέγιστη | Η μέγιστη τιμή, με τον ίδιο τρόπο όπως η Ελάχιστη (π.χ. «Εξαιρετική - Διακεκριμένη» για κλίμακα, ή αριθμός). |
Βέλτιστη | Η βέλτιστη τιμή. Ισχύει μόνο για τους τύπους Βαθμολογία και Αριθμός. |
Υποχρεωτική συμπλήρωση | Ναι ή Όχι. Ορίζει αν ο στόχος θα είναι υποχρεωτικός στη φόρμα. Επιλέγεται από λίστα. |
Ποιες στήλες ισχύουν ανά τύπο απάντησης
Οι στήλες που δεν ισχύουν για έναν τύπο απάντησης εμφανίζονται γκρι και δεν λαμβάνονται υπόψη στην εισαγωγή, ακόμη κι αν περιέχουν τιμή.
Τύπος απάντησης | Κλίμακα | Βαρύτητα | Ελάχιστη / Μέγιστη | Βέλτιστη | Υποχρεωτική |
Κείμενο | — | — | — | — | ✓ |
Κλίμακες | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ |
Βαθμολογία | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Αριθμός | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Πλαίσιο ελέγχου (checkbox) | — | ✓ | — | — | ✓ |
Παράδειγμα εισαγωγής στόχων
FAQ
Δεν εμφανίζεται ο κύκλος στοχοθεσίας που θέλω στην λίστα. Γιατί;
Στη λίστα εμφανίζονται μόνο κύκλοι σε κατάσταση Σε εξέλιξη. Αν ο κύκλος είναι ακόμη Πρόχειρος, δημοσιεύστε τον πρώτα (Αποθήκευση & Δημοσίευση).
Τι γίνεται αν ένας εργαζόμενος έχει ήδη στόχους στον κύκλο και κάνω ξανά εισαγωγή;
Οι στόχοι του αρχείου αντικαθιστούν τους υπάρχοντες. Όταν κατεβάζετε το πρότυπο, οι στόχοι που έχουν ήδη δηλωθεί εμφανίζονται μέσα στο αρχείο, ώστε να δουλέψετε πάνω σε αυτούς. Γι’ αυτό, πριν από κάθε νέα εισαγωγή, κατεβάστε ξανά το πρότυπο ώστε να έχετε την πιο πρόσφατη εικόνα.
Το αρχείο έχει γραμμές με σφάλμα. Μπορώ να αποθηκεύσω μόνο τις έγκυρες;
Όχι. Η αποθήκευση γίνεται μόνο όταν όλες οι γραμμές είναι έγκυρες. Δείτε την αιτία στην τελευταία στήλη του πίνακα στο βήμα 3, διορθώστε το αρχείο και ανεβάστε το ξανά.
Τι σημαίνουν τα γκρι κελιά στο πρότυπο;
Δείχνουν ποια πεδία δεν λαμβάνονται υπόψη στην εισαγωγή για τον τύπο απάντησης της γραμμής. Αν αλλάξετε τον Τύπο απάντησης, τα γκρι κελιά αλλάζουν αυτόματα.
Μετά την εισαγωγή, μπορεί ο Υπεύθυνος Καταγραφής να αλλάξει τους στόχους;
Ναι, εφόσον στον κύκλο είναι ενεργή η Δυνατότητα επανασυμπλήρωσης μετά την υποβολή. Διαφορετικά, το βήμα της καταγραφής θεωρείται υποβληθέν και η ροή συνεχίζει στα επόμενα βήματα του κύκλου.