Τιμοκατάλογοι

Η χρήση τιμοκαταλόγων δίνει τη δυνατότητα διαχείρισης εμπορικών πολιτικών με παροχή ειδικών τιμών και εκπτώσεων σε πελάτες (κυρίως). Επιτρέπουν την εφαρμογή διαφορετικής τιμολογιακής πολιτικής σε διαφορετικές κατηγορίες πελατών, για διαφορετικές «Τιμολογιακές κατηγορίες» ειδών και υπηρεσιών.

Για την εφαρμογή τους, είναι απαραίτητο, μετά τη δημιουργία τους, να ενημερωθεί το σχετικό πεδίο «Τιμοκατάλογος» στα στοιχεία των πελατών καθώς και η «Τιμολογιακή κατηγορία» στα είδη και υπηρεσίες.

Συνιστάται η χρήση τιμοκαταλόγων για την τήρηση των τιμών (σε σχέση με τη χρήση των πεδίων τιμών του είδους), μιας και οι τιμοκατάλογοι παρέχουν σημαντικά πλεονεκτήματα όπως:

Σειρά κριτηρίων διαφοροποίησης τιμών
Δυνατότητα εύκολης μαζικής επεξεργασίας

Δημιουργία τιμοκαταλόγου

Για να δημιουργήσετε νέο τιμοκατάλογο, θα ακουθήσετε την παρακάτω διαδρομή του μενού Ρυθμίσεις > Εμπορική πολιτική > Τιμοκατάλογοι > Λίστα τιμοκαταλόγων.

Με την ενέργεια Νέο εμφανίζεται η σελίδα όπου θα συμπληρώσετε τα πεδία του νέου τιμοκαταλόγου.

Διακρίνεται σε δύο περιοχές, την Επικεφαλίδα, με τα γενικά χαρακτηριστικά του και τις Γραμμές του τιμοκαταλόγου, που καταχωρούνται είδη ή/και υπηρεσίες.

Γενικά χαρακτηριστικά τιμοκαταλόγου

Πεδίο	Περιγραφή
Κωδικός	Συμπληρώνετε τον κωδικό του τιμοκαταλόγου.
Περιγραφή	Συμπληρώνετε την περιγραφή του τιμοκαταλόγου.
Τιμολογιακή κατηγορία συναλλασσόμενων		Πολλές φορές οι τιμές οργανώνονται και καθορίζονται κατά κατηγορία πελατών π.χ. για λιανική, χονδρική, υπερχονδρική κ.ο.κ. Σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να δημιουργηθούν ΤΟΣΟΙ τιμοκατάλογοι ΟΣΕΣ οι διαφορετικές τιμολογιακές κατηγορίες πελατών. Κατά την Τιμολόγηση, αν στον πελάτη δεν έχει δηλωθεί συγκεκριμένος τιμοκατάλογος, επιλέγεται αυτόματα ο τιμοκατάλογος της «τιμολογιακής κατηγορίας» στην οποία ανήκει, αλλιώς «υπερισχύει» ο τιμοκατάλογος του πελάτη. Επομένως, ΔΕΝ χρειάζεται να δηλωθεί αναλυτικά στους πελάτες ο τιμοκατάλογος της «κατηγορίας» τους.
Τιμοκατάλογος αναφοράς	Επιλέγετε ως τιμοκατάλογο αναφοράς τον βασικό τιμοκατάλογο των τιμών. Ο τιμοκατάλογος αναφοράς δρα επάλληλα δηλαδή εφαρμόζεται μαζί με τον τιμοκατάλογο εκπτώσεων. Η εφαρμογή θα αναζητήσει τιμή – βάση, πάνω στην οποία θα εφαρμοστεί η τιμολογιακή πολιτική του παρόντος τιμοκαταλόγου.
Ανάθεση εκπτώσεων		Επιλέγετε το πεδίο στο οποίο εφαρμόζεται η έκπτωση κατά την τιμολόγηση. Μπορεί να εφαρμοστεί απευθείας στην τιμή, δηλαδή να επιτευχθεί μείωση της τιμής μονάδας (όταν δεν είναι επιθυμητό να είναι εμφανές το ποσοστό) ή να ανατεθεί σε ένα από τα διαθέσιμα πεδία ποσοστών εκπτώσεων της γραμμής των ειδών/υπηρεσιών (% έκπτωσης 1,2,3) του παραστατικού.
Τύπος		Καθορίζετε αν θα είναι τιμοκατάλογος Αγορών (προμηθευτών) ή Πωλήσεων (πελατών).
Νόμισμα		Για να δημιουργήσετε τιμοκατάλογο σε ξένο νόμισμα θα πρέπει να το δηλώσετε στα στοιχεία ορισμού των τιμοκαταλόγων στο πεδίο Νόμισμα. Αν συμπληρωθεί, τότε κατά την επεξεργασία των τιμοκαταλόγων, το νόμισμα που θα καταχωρηθεί στις γραμμές απαιτείται ΕΙΤΕ να είναι ίδιο με αυτό του τιμοκαταλόγου ΕΙΤΕ να μη συμπληρωθεί. Κατά την καταχώριση παραστατικών, ο υπολογισμός της τιμής ειδών λαμβάνει υπόψη του το νόμισμα του τιμοκαταλόγου. Συγκεκριμένα υποστηρίζονται οι παρακάτω περιπτώσεις: Συμπλήρωση νομίσματος ΚΑΙ στον ορισμό τιμοκαταλόγου ΚΑΙ στις γραμμές. Αν το νόμισμα στο παραστατικό είναι διαφορετικό από το νόμισμα του τιμοκαταλόγου τότε γίνεται αυτόματα μετατροπή της τιμής του τιμοκαταλόγου στο νόμισμα της συναλλαγής του παραστατικού. Συμπλήρωση νομίσματος στον ορισμό του τιμοκαταλόγου ΚΑΙ κενό νόμισμα στις γραμμές. Σε αυτή την περίπτωση η τιμή του τιμοκαταλόγου δεν επιδέχεται καμία μετατροπή και εφαρμόζεται αυτούσια στο παραστατικό. Η μετατροπή της τιμής στο νόμισμα της συναλλαγής γίνεται με χρήση της ισχύουσας ισοτιμίας την ημέρα της συναλλαγής. Αυτό σημαίνει ότι οι πίνακες ισοτιμιών πρέπει είναι ενημερωμένοι με τις εκάστοτε ισχύουσες τιμές συναλλάγματος.
Ανενεργός		Καθορίζετε αν θα είναι διαθέσιμος προς επιλογή σε οντότητες και παραστατικά.

Γραμμές τιμοκαταλόγου

Πεδίο	Περιγραφή
Κωδικός είδους	Εμφανίζεται ο κωδικός του είδους/υπηρεσίας.
Περιγραφή είδους	Εμφανίζεται η περιγραφή του είδους/υπηρεσίας.
Υποκατάστημα	Καθορίζετε το υποκατάστημα στο οποίο κατά την έκδοση παραστατικών θα εφαρμόζεται η συγκεκριμένη τιμολογιακή πολιτική.
Νόμισμα		Δίνετε το νόμισμα ώστε να εφαρμόζεται η εγγραφή του τιμοκαταλόγου σε γραμμή παραστατικού που έχει στο αντίστοιχο πεδίο τιμή ίδια με το καθορισμένο.
Από ποσότητα	Αν καταχωρηθεί τιμή σε αυτό το πεδίο τότε η συγκεκριμένη πολιτική τιμών/εκπτώσεων θα εφαρμόζεται μόνο αν η ποσότητα που καταχωρείται στο παραστατικό είναι ίση ή μεγαλύτερη.
ΜΜ	Δίνετε τη Μονάδα Μέτρησης ώστε να εφαρμόζεται η εγγραφή του τιμοκαταλόγου σε γραμμή παραστατικού που έχει στο αντίστοιχο πεδίο τιμή ίδια με την καθορισμένη.
Τιμολογιακή κατηγορία ειδών	Καθορίζετε την τιμολογιακή κατηγορία των ειδών/υπηρεσιών για την οποία θα εφαρμόζεται η σχεδιαζόμενη εμπορική πολιτική.
Τιμή		Εισάγετε την επιθυμητή τιμή τιμοκαταλόγου η οποία θα υπερισχύει της τιμής της οντότητας, κατά την τιμολόγηση.
Με ΦΠΑ		Τσεκάρετε σε περίπτωση που η τιμή τιμοκαταλόγου που έχετε ορίσει, επιθυμείτε να περιλαμβάνει ΦΠΑ.
Ποσοστό επί τιμής βάσης		Συμπληρώνοντας ποσοστό εδώ, αυτόματα μηδενίζεται η τιμή της εγγραφής του τιμοκαταλόγου (ισχύει και το αντίστροφο). Αν ο τιμοκατάλογος έχει συμπληρωμένο το πεδίο του τιμοκαταλόγου αναφοράς τότε το ποσοστό που συμπληρώνετε εδώ αποτελεί ποσοστό μείωσης ή προσαύξησης της τιμής που θα προκύψει από τον τιμοκατάλογο αναφοράς. Αν δεν έχει δηλωθεί τιμοκατάλογος αναφοράς τότε το ποσοστό που δηλώνετε εδώ θα χρησιμοποιηθεί με βάση την τιμή που δόθηκε στο πεδίο «Ανάθεση εκπτώσεων», στα γενικά χαρακτηριστικά του τιμοκαταλόγου.
Ημ/νία αρχής ισχύος	Καταχωρείτε την επιθυμητή ημερομηνία έναρξης ισχύος της κάθε γραμμής τιμοκαταλόγου. Οι τιμές ή εκπτώσεις του τιμοκαταλόγου θα εφαρμόζονται αυτόματα στα παραστατικά από την ορισμένη ημερομηνία.
Ημ/νία τέλους ισχύος	Καταχωρείτε την επιθυμητή ημερομηνία τέλους ισχύος της κάθε γραμμής τιμοκαταλόγου. Οι τιμές ή εκπτώσεις του τιμοκαταλόγου θα εφαρμόζονται αυτόματα στα παραστατικά έως την ορισμένη ημερομηνία.
Τιμή 1 / 2 / 3		Στήλη πληροφόρησης για τις τρέχουσες Τιμές 1, 2, 3 που έχετε ορίσει στο είδος ή την υπηρεσία, εφόσον χρησιμοποιείτε αυτές τις ζώνες τιμών στους συναλλασσόμενους.
Τιμή λιανικής		Στήλη πληροφόρησης για την τρέχουσα τιμή λιανικής που έχετε ορίσει στο είδος ή την υπηρεσία.
Τιμή χονδρικής		Στήλη πληροφόρησης για την τρέχουσα τιμή χονδρικής που έχετε ορίσει στο είδος ή την υπηρεσία.

Διαχείριση γραμμών τιμοκαταλόγου

Ο πίνακας με τις γραμμές του τιμοκαταλόγου φέρνει δεδομένα με βάση τα προτεινόμενα κριτήρια της ημ/νίας αρχής ισχύος “Εφέτος” και πλήθος εγγραφών τις 1000.

Η διαχείριση των γραμμών ειδών/υπηρεσιών είναι εφικτό να γίνει είτε μεμονωμένα ανά γραμμή είτε μαζικά.

Μεμονωμένη διαχείριση κωδικού ανά γραμμή

	Εισαγωγή νέας γραμμής τιμοκαταλόγου. Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου όπου από εκεί κάνετε την επιλογή του είδους/υπηρεσίας που θέλετε να εισάγετε στον τιμοκατάλογο.
	Στην Επεξεργασία υπάρχουσας γραμμής του τιμοκαταλόγου, ανοίγει το ίδιο pop-up όπως στην περιπτωση της εισαγωγής νέας γραμμής. Σε κάθε περίπτωση, επιλέγετε για τον συγκεκριμένο κωδικό (είτε που πρόκειται να εισάγετε, είτε που έχει ήδη εισαχθεί προγενέστερα), να συμπληρώσετε/μεταβάλλετε τις τιμές όλων των πεδίων της γραμμής.
	Διαγραφή επιλεγμένης γραμμής.
	Γραμμή εργαλείων. Δείτε αναλυτικά τη λειτουργικότητα για καθένα από τα διαθέσιμα εργαλεία του πίνακα από το σχετικό άρθρο Γραμμή εργαλείων σε Πίνακες.

Πολλαπλή εισαγωγή γραμμών
Με την ενέργεια της πολλαπλής εισαγωγής δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε πολλούς κωδικούς ταυτόχρονα και να ενημερώσετε πεδία του τιμοκαταλόγου με κοινές τιμές για τα επιλεγμένα είδη/υπηρεσίες, ώστε να εισαχθούν στις γραμμές του τιμοκαταλόγου με μία κίνηση εξοικονομώντας χρόνο. Στα *Εργαλεία επεξεργασίας* του πίνακα, επιλέγετε την *Πολλαπλή εισαγωγή*, για να προχωρήσετε στην επιλογή των πολλαπλών δεδομένων που θα εισάγετε στις γραμμές του τιμοκαταλόγου.
Είδος	Στο πεδίο Είδος εμφανίζεται pop-up όπου μπορείτε, χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα κριτήρια, να επιλέξετε Είδη αποθήκης & Υπηρεσίες για μαζική προσθήκη.
Τιμολογιακή κατηγορία	Εναλλακτικά, αντί να συμπληρώσετε το προηγούμενο πεδίο Είδος, θα επιλέξετε βάσει Τιμολογιακής κατηγορίας, μία ή και περισσότερες, που θα αντιστοιχούν στον συγκεκριμένο τιμοκατάλογο.
Ημ/νία αρχής ισχύος & Ημ/νία τέλους ισχύος	Σε κάθε περίπτωση που οι τιμές/εκπτώσεις επιθυμείτε να εφαρμόζονται για συγκεκριμένο διάστημα, τότε ορίζετε τις αντίστοιχες ημερομηνίες στα πεδία των ημερομηνιών αρχής & τέλους ισχύος.

Μαζική εισαγωγή γραμμών μέσω αρχείου excel
Με την Εισαγωγή δεδομένων, έχετε τη δυνατότητα να εξάγετε όλες τις γραμμές του τιμοκαταλόγου σε αρχείο excel, να επεξεργαστείτε τα δεδομένα όλων των στηλών ανά γραμμή είδους/υπηρεσίας και στη συνέχεια να εισάγετε το αρχείο. Επιπλέον, μπορείτε να εισάγετε και νέους κωδικούς στις γραμμές του excel με κωδικούς που υπάρχουν ήδη στην εφαρμογή & επιθυμείπτε να τους προσθέσετε στον τιμοκατάλογο που επεξεργάζεστε. Με την ενέργεια αυτή, εύκολα & γρήγορα, εισάγετε είτε νέα δεδομένα, είτε αντικαθιστάτε τιμές σε υπάρχουσες γραμμές του τιμοκαταλόγου. Είναι μια ιδιαίτερα χρήσιμη λειτουργικότητα της επεξεργασίας τιμοκαταλόγων, ειδικά για τις περιπτώσεις που ο τιμοκατάλογος έχει πολλές γραμμές ειδών/υπηρεσιών ή/και τιμολογιακών κατηγοριών.
Από τα *Εργαλεία επεξεργασίας* του πίνακα, επιλέγετε την *Εξαγωγή προτύπου.* Στις Λήψεις/Downloads του υπολογιστή σας θα λάβετε το αρχείο excel προς επεξεργασία. Είτε εξάγετε αρχείο με υπάρχοντα δεδομένα με γραμμές τιμοκαταλόγου, είτε πρόκειται για νέο τιμοκατάλογο που θέλετε να γεμίσετε τις γραμές στο excel και να τις εισάγετε μαζικά στην εφαρμογή, θα πρέπει να προσέξετε τη μορφή του αρχείου. Είναι απαραίτητο οι στήλες να μείνουν αναλλοίωτες (στην ίδια θέση και με την ίδια ονομασία, καθώς και να μη διαγραφεί καμία στήλη ακόμη κι αν σας είναι περιττή τη δεδομένη στιγμή). Επιπλέον, τα δεδομένα που θα πληκτρολογήσετε ανά γραμμή είναι απαραίτητο να έχουν απόλυτη συνάφεια με το πώς αυτά τηρούνται στην εφαρμογή.
Συνεχίζετε με την *Εισαγωγή δεδομένων, θα επιλέξετε το αρχείο excel που αποθηκεύσατε νωρίτερα, και μόλις μεταφορτωθεί εδώ, θα προχωρήσετε στην Εισαγωγή*. Αυτομάτως θα ενημερωθούν οι γραμμές του τιμοκαταλόγου.

Μαζική εισαγωγή γραμμών μέσω αρχείου excel

Με την Εισαγωγή δεδομένων, έχετε τη δυνατότητα να εξάγετε όλες τις γραμμές του τιμοκαταλόγου σε αρχείο excel, να επεξεργαστείτε τα δεδομένα όλων των στηλών ανά γραμμή είδους/υπηρεσίας και στη συνέχεια να εισάγετε το αρχείο. Επιπλέον, μπορείτε να εισάγετε και νέους κωδικούς στις γραμμές του excel με κωδικούς που υπάρχουν ήδη στην εφαρμογή & επιθυμείπτε να τους προσθέσετε στον τιμοκατάλογο που επεξεργάζεστε.

Με την ενέργεια αυτή, εύκολα & γρήγορα, εισάγετε είτε νέα δεδομένα, είτε αντικαθιστάτε τιμές σε υπάρχουσες γραμμές του τιμοκαταλόγου. Είναι μια ιδιαίτερα χρήσιμη λειτουργικότητα της επεξεργασίας τιμοκαταλόγων, ειδικά για τις περιπτώσεις που ο τιμοκατάλογος έχει πολλές γραμμές ειδών/υπηρεσιών ή/και τιμολογιακών κατηγοριών.

Από τα Εργαλεία επεξεργασίας του πίνακα,

επιλέγετε την Εξαγωγή προτύπου. Στις Λήψεις/Downloads του υπολογιστή σας θα λάβετε το αρχείο excel προς επεξεργασία. Είτε εξάγετε αρχείο με υπάρχοντα δεδομένα με γραμμές τιμοκαταλόγου, είτε πρόκειται για νέο τιμοκατάλογο που θέλετε να γεμίσετε τις γραμές στο excel και να τις εισάγετε μαζικά στην εφαρμογή, θα πρέπει να προσέξετε τη μορφή του αρχείου.

Είναι απαραίτητο οι στήλες να μείνουν αναλλοίωτες (στην ίδια θέση και με την ίδια ονομασία, καθώς και να μη διαγραφεί καμία στήλη ακόμη κι αν σας είναι περιττή τη δεδομένη στιγμή). Επιπλέον, τα δεδομένα που θα πληκτρολογήσετε ανά γραμμή είναι απαραίτητο να έχουν απόλυτη συνάφεια με το πώς αυτά τηρούνται στην εφαρμογή.

Συνεχίζετε με την Εισαγωγή δεδομένων,

θα επιλέξετε το αρχείο excel που αποθηκεύσατε νωρίτερα, και μόλις μεταφορτωθεί εδώ, θα προχωρήσετε στην Εισαγωγή.

Αυτομάτως θα ενημερωθούν οι γραμμές του τιμοκαταλόγου.

Μαζική ενημέρωση οντοτήτων

Εφόσον έχει ολοκληρωθεί το στήσιμο της Εμπορικής & Τιμολογιακής πολιτικής της εταιρείας σας στην εφαρμογή, και επιθυμείτε την αυτόματη καταχώρηση και όχι χειροκίνητη, στα παραστατικά & στους τιμοκαταλόγους αντίστοιχα, τότε μπορείτε να αξιοποιήσετε τη Μαζική ενημέρωση στους Πελάτες, τα Είδη και τις Υπηρεσίες.

Όσον αφορά τους πελάτες, μπορείτε να ορίσετε μαζικά τιμοκατάλογο ως εξής:

Από το Κεντρικό μενού > Συναλλασσόμενοι > Πελάτες > ανοίγει η Λίστα πελατών > μαρκάρετε τους πελάτες που επιθυμείτε να έχουν κοινό Τιμοκατάλογο > Ενέργειες > Μαζική ενημέρωση > Πεδίο: τιμή Τιμοκατάλογος > Τιμή πεδίου: επιλέγετε από τη λίστα των τιμοκαταλόγων που έχετε δημιουργήσει, τον κατάλληλο για τους μαρκαρισμένους πελάτες > Ενημέρωση.

Ενώ στα Είδη και τις Υπηρεσίες, με την ίδια ενέργεια συμπληρώνετε μαζικά το πεδίο της Τιμολογιακής Κατηγορίας ώστε να ορίζετε εκπτώσεις σε τιμοκαταλόγους εισάγοντας γραμμές τιμολογιακών κατηγοριών και όχι μεμονωμένων κωδικών.

Από το Κεντρικό μενού > Αποθήκη > Διαχείριση ειδών ή Διαχείριση Υπηρεσιών/Υπηρεσίες > ανοίγει η Λίστα ειδών αποθήκης ή υπηρεσιών > μαρκάρετε τους κωδικούς που επιθυμείτε να έχουν κοινή Τιμολογιακή κατηγορία > Ενέργειες > Μαζική ενημέρωση > Πεδίο: επιλογή Τιμολογιακή Κατηγορία > Τιμή πεδίου: επιλέγετε από τη λίστα των τιμ/κών κατηγοριών που έχετε δημιουργήσει, την κατάλληλη για τις μαρκαρισμένες οντότητες.