Φόρμες αξιολόγησης

Οι φόρμες αξιολόγησης είναι το βασικό εργαλείο καταγραφής της απόδοσης και της συμπεριφοράς των εργαζομένων σε οργανισμούς. Αποτελούν το μέσο μέσα από το οποίο αποτυπώνονται με δομημένο τρόπο οι στόχοι, οι δεξιότητες, οι δείκτες επίδοσης ή άλλες μεταβλητές που επιλέγει να αξιολογήσει ο οργανισμός, προσφέροντας έτσι μια συγκρίσιμη και επαναχρησιμοποιήσιμη βάση για τη διαδικασία αξιολόγησης.

Στη σελίδα εμφανίζεται η λίστα όλων των διαθέσιμων φορμών αξιολόγησης, με τις εξής βασικές δυνατότητες:

• Προεπισκόπηση φόρμας : Εμφανίζεται σε νέα σελίδα όπως θα τη δει ο τελικός χρήστης που καλείται να την συμπληρώσει.

• Δημιουργία νέας με αντιγραφή : Επιτρέπει την αντιγραφή υπάρχουσας φόρμας, χρήσιμο για παραλλαγές με μικρές τροποποιήσεις (π.χ. αλλαγή βαρύτητας ή ερωτήσεων), ειδικά όταν η αρχική φόρμα συμμετέχει ήδη σε δημοσιευμένο ή ολοκληρωμένο κύκλο.

• Επεξεργασία φόρμας : Άνοιγμα της φόρμας σε λειτουργία επεξεργασίας. Οι δυνατότητες τροποποίησης εξαρτώνται από το αν η φόρμα έχει χρησιμοποιηθεί:

  • Αν έχει ενταχθεί σε ολοκληρωμένο κύκλο, εμφανίζεται αυτό το μήνυμα και η επεξεργασία απενεργοποιείται πλήρως.

  • Αν συμμετέχει σε δημοσιευμένο κύκλο, εμφανίζεται αυτό το μήνυμα και επιτρέπονται μόνο τροποποιήσεις στις αριθμητικές παραμέτρους (ελάχιστη, μέγιστη, βέλτιστη τιμή), χωρίς ανανέωση της προσωρινής βαθμολογίας — η οποία θα ενημερωθεί κατά την ολοκλήρωση του κύκλου.

• Διαγραφή : Επιτρέπεται μόνο για φόρμες που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί σε κανέναν κύκλο.

• Δημιουργία νέας φόρμας : Μεταφέρει στη σελίδα δημιουργίας νέας φόρμας από την αρχή.

  Ask ChatGPT

Γενικά

Στην ενότητα αυτή καταχωρούνται:

• Τίτλος: Το όνομα της φόρμας όπως θα εμφανίζεται στους χρήστες που θα την συμπληρώσουν.

• Περιγραφή: Σύντομο επεξηγηματικό κείμενο, ορατό μόνο στα στελέχη του HR, για εσωτερική χρήση.

Φόρμα

Η ενότητα αυτή αποτελεί τον κύριο χώρο δημιουργίας και διαμόρφωσης της φόρμας αξιολόγησης. Εδώ προστίθενται οι ενότητες και οι ερωτήσεις που θα απαρτίζουν το ερωτηματολόγιο, το οποίο θα καλούνται να συμπληρώσουν οι αξιολογητές.

Στο επάνω αριστερό μέρος της οθόνης εμφανίζεται η συνολική καταμέτρηση των ενοτήτων και των ερωτήσεων που περιέχει η φόρμα . Στο δεξί μέρος, είναι διαθέσιμες οι παρακάτω λειτουργίες:

• Ελαχιστοποίηση : Απλοποιεί την προβολή, αποκρύπτοντας τις ερωτήσεις και εμφανίζοντας μόνο τις ενότητες για πιο εύκολη πλοήγηση.

• Δημιουργία Ενότητας : Προσθέτει μία νέα ενότητα στο ερωτηματολόγιο.

• Προσθήκη Ερώτησης: Εισάγει νέα ερώτηση εντός της επιλεγμένης ενότητας. Τα υποχρεωτικά πεδία για την καταχώρηση μιας ερώτησης είναι:

  • Κείμενο ερώτησης

  • Τύπος απάντησης (κείμενο, αριθμός, κλίμακα, βαθμολογία, πλαίσιο ελέγχου)

  • Βαρύτητα

  • Ελάχιστη, μέγιστη και βέλτιστη τιμή (ανάλογα με τον τύπο απάντησης)

  Για ερωτήσεις τύπου κείμενο και πλαίσιο ελέγχου, τα πεδία βαρύτητας και αριθμητικών ορίων απενεργοποιούνται, καθώς δεν εφαρμόζονται.

  • Υποχρεωτική συμπλήρωση

• Μετακίνηση ερώτησης (πάνω / κάτω) : Επιτρέπει την αλλαγή της θέσης μιας ερώτησης εντός της ίδιας ενότητας, διευκολύνοντας την αναδιοργάνωση του περιεχομένου με βάση τη λογική ροή του ερωτηματολογίου.

• Διαγραφή ερώτησης : Αφαιρεί οριστικά την επιλεγμένη ερώτηση από τη φόρμα αξιολόγησης. Η ενέργεια αυτή δεν μπορεί να αναιρεθεί, οπότε συνιστάται προσοχή πριν την εκτέλεση.

Ρυθμίσεις

Από αυτό το σημείο δίνονται οι παρακάτω δυνατότητες:

• Μαζική μετατροπή ερωτήσεων σε υποχρεωτικές: Μετατρέπει όλες τις ερωτήσεις της φόρμας σε υποχρεωτικές. Υπάρχει η δυνατότητα ο χρήστης να απεπιλέξει μέσα από την φόρμα όσες επιθυμεί να είναι υποχρεωτετικές

• Ανώνυμη φόρμα αξιολόγησης (🕒 Σύντομα διαθέσιμο)

• Σελιδοποίηση ανά ενότητα (🕒 Σύντομα διαθέσιμο)

• Ομαδοποίηση ερωτήσεων: Γκρουπάρει τις ερωτήσεις που έχουν ίδιο τύπο απάντησης για καλύτερη εμπειρία χρήστη.
  Παράδειγμα όπου οι ερωτήσεις δεν είναι ομαδοποιημένες:
  

  Παράδειγμα όπου οι ερωτήσεις είναι ομαδοποιημένες:
  

Συμπλήρωση της φόρμας αξιολόγησης

Η φόρμα αξιολόγησης μπορεί να συμπληρωθεί από οποιονδήποτε έχει οριστεί ως αξιολογητής στον κύκλο αξιολόγησης. Η φόρμα εμφανίζεται σε διαφορετική εφαρμογή, ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη:

• Αν ο αξιολογητής είναι το HR, η φόρμα εμφανίζεται στις Εκκρεμότητες του CoreHR.

• Σε κάθε άλλη περίπτωση, εμφανίζεται στις Εκκρεμότητες του χρήστη στο MyPortal.

Στο MyPortal οι αξιολογήσεις εμφανίζονται ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη:

• Αν έχει οριστεί ως Ίδιος (αυτοαξιολόγηση), η φόρμα βρίσκεται στη σελίδα Αξιολογούμενος.

• Αν είναι αξιολογητής οποιουδήποτε άλλου τύπου (π.χ. Προϊστάμενος, Ομότιμος), εμφανίζεται στη σελίδα Αξιολογητής.

• Οι προϊστάμενοι ομάδας διαθέτουν επιπλέον τη σελίδα Η ομάδα μου, με τις εκκρεμότητες και ολοκληρωμένες αξιολογήσεις των μελών.

• Στη σελίδα Τρίτες αξιολογήσεις προβάλλονται οι αξιολογήσεις όπου ο χρήστης έχει οριστεί ως Αναγνώστης.

Κάθε αξιολόγηση εμφανίζεται στις Εκκρεμότητες όσο ο κύκλος είναι σε επεξεργασία και μεταφέρεται στο Ιστορικό μόλις ολοκληρωθεί ο κύκλος.

Με την επιλογή του εικονιδίου (μολυβάκι), η φόρμα ανοίγει σε νέα σελίδα. Οι ερωτήσεις που εμφανίζονται καθορίζονται από την παραμετροποίηση της φόρμας στον αντίστοιχο κύκλο.

Στο πάνω μέρος της φόρμας εμφανίζονται οι αξιολογητές με την σειρά που έχουν κληθεί να αξιολογήσουν. Κάθε αξιολογητής έχει συγκεκριμένη κατάσταση (π.χ. Υποβλήθηκε, Σε επεξεργασία ή κενό αν δεν έχει ξεκινήσει). Εφόσον η αξιολόγηση προηγούμενου αξιολογητή δεν έχει υποβληθεί, ο επόμενος εμφανίζεται ως μη διαθέσιμος (disabled) και δεν μπορεί να ξεκινήσει. Ανάλογα με τις παραμετρικές ρυθμίσεις του συστήματος, ο χρήστης μπορεί να βλέπει είτε μόνο τα δικά του δεδομένα είτε και την πρόοδο/σχόλια άλλων αξιολογητών.

• Οι υποχρεωτικές ερωτήσεις φέρουν κόκκινο αστεράκι.

• Η υποβολή της φόρμας δεν είναι δυνατή αν δεν έχουν απαντηθεί όλες οι υποχρεωτικές ερωτήσεις.

• Παρέχεται η δυνατότητα προσωρινής αποθήκευσης, η οποία:

  • Δεν αλλάζει την κατάσταση της φόρμας,

  • Δεν προχωρά την αξιολόγηση στο επόμενο βήμα,

  • Δεν λαμβάνεται υπόψη κατά την ολοκλήρωση του κύκλου: αν ο κύκλος ολοκληρωθεί από τον διαχειριστή χωρίς να έχει γίνει υποβολή, οι προσωρινά αποθηκευμένες απαντήσεις δεν υπολογίζονται ούτε εμφανίζονται,

  • Δεν λαμβάνει υπόψιν τα υποχρεωτικά πεδία,

  • Υπολογίζει μία προσωρινή βαθμολογία με βάση όσα πεδία είναι διαθέσιμα.

Επανασυμπλήρωση φόρμας μετά την αρχική υποβολή

Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του κύκλου αξιολόγησης, μπορεί να επιτρέπεται η επανασυμπλήρωση της φόρμας ακόμη και μετά την αρχική υποβολή. Σε αυτή την περίπτωση, ο αξιολογητής μπορεί να επιστρέψει στη φόρμα, να την τροποποιήσει και να την υποβάλει εκ νέου.

Αν η επανασυμπλήρωση δεν επιτρέπεται, ο χρήστης μπορεί να δει τις απαντήσεις που έχει δώσει όμως το κουμπί Υποβολή είναι απενεργοποιημένο και του εμφανίζεται το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα που ενημερώνει τον χρήστη ότι η υποβολή έχει ολοκληρωθεί και δεν επιτρέπονται περαιτέρω αλλαγές:

Σύνδεση βαθμολογίας και Ελάχιστης - Μέγιστης τιμής στην φόρμα αξιολόγησης

Η βαθμολογία που αποδίδεται σε κάθε τιμή μιας κλίμακας είναι αυτή που καθορίζει το τελικό σκορ της απάντησης στην αξιολόγηση. Μέσα από αυτόν τον μηχανισμό μπορείτε να αποτυπώσετε διαβαθμίσεις απόδοσης και να αναδείξετε περιπτώσεις υπεραπόδοσης, δίνοντας διαφορετικά βάρη στις απαντήσεις.

Ορισμός Ελάχιστης, Μέγιστης και Βέλτιστης Τιμής στη Φόρμα Αξιολόγησης

Κατά τη δημιουργία μιας ερώτησης με τύπο απάντησης «Κλίμακα» σε μια φόρμα αξιολόγησης, ορίζονται υποχρεωτικά:

• Ελάχιστη τιμή: ο χαμηλότερος βαθμός που μπορεί να λάβει μια απάντηση. Αξίες κάτω από αυτή αντιμετωπίζονται ως μηδενική απόδοση.

• Μέγιστη τιμή: ο ανώτατος βαθμός που μπορεί να αποδοθεί σε απάντηση. Τυχόν βαθμολογία πάνω από αυτό το όριο δεν προσμετράται επιπλέον.

Η βέλτιστη τιμή δεν έχει εφαρμογή στον τύπο «Κλίμακα», καθώς η αξιολόγηση βασίζεται αποκλειστικά στη βαθμολογία που έχει δοθεί σε κάθε τιμή της κλίμακας. Για τον λόγο αυτό, το πεδίο της βέλτιστης τιμής είναι κλειδωμένο όταν επιλέγεται τύπος απάντησης «Κλίμακα».

Για παράδειγμα, μπορείτε να διαμορφώσετε μια κλίμακα όπου η υψηλότερη τιμή δεν αντιστοιχεί απλώς στο «άριστα», αλλά δίνει μεγαλύτερη βαθμολογία, ανταμείβοντας την εξαιρετική απόδοση. Παρακάτω παρουσιάζονται παραδείγματα που δείχνουν πώς η βαθμολογία της κλίμακας συσχετίζεται με τις τιμές της ερώτησης και πώς επηρεάζεται ο τελικός υπολογισμός του βαθμού.

Έστω ότι στην φόρμα αξιολόγησης έχει οριστεί:

Παράδειγμα 1: Ελάχιστη τιμή: 1, Μέγιστη τιμή: 5

Παράδεγμα 2: Ελάχιστη τιμή: 2, Μέγιστη τιμή: 4