Ημερολόγιο Απασχόλησης

To ημερολόγιο απασχόλησης αποτελεί το βασικό εργαλείο ενημέρωσης δεδομένων μισθοδοσίας ανά εργαζόμενο σε μορφή calendar view. Το ημερολόγιο απασχόλησης έχει αλληλεπίδραση με τα ωράρια των εργαζομένων και το ημερολόγιο αδειών ,που παρακολουθεί τις εργάσιμες ημέρες. Βασιζόμενο στην πολιτική απασχόλησης και το ωράριο των εργαζομένων, γίνεται μια προσομοίωση με τις πληρωτέες ημέρες, ενώ με συγκεκριμένες ενέργειες ενημερώνουμε τα δεδομένα ενός μήνα απασχόλησης (bonus, υπερωρίες, ασθένειες, νυχτερινά, κλπ).

Στην σελίδα του ημερολογίου έχουμε τη λίστα με τους εργαζόμενους, με δυνατότητα επιλογής. Με την επιλογή  στον εργαζόμενο, έχουμε διαθέσιμη (σε νέα σελίδα) την καρτέλα του εργαζόμενου στην κατηγορία μισθοδοτικά.

Στο οριζόντιο menu , έχουμε τις επιλογές φίλτρων & ενεργειών :

Ενημέρωση πληρωτέων ημερών

Αφού επιλέξουμε την περίοδο που θα διαχειριστούμε (ΙΑΝ-ΔΕΚ), η πρώτη & απαραίτητη ενέργεια που πρέπει να κάνουμε είναι η ενημέρωση ημερών. Με αυτή την ενέργεια θα ενημερωθούν οι πληρωτέες ημέρες των επιλεγμένων εργαζόμενων.

Η ενημέρωση ημερών λαμβάνει υπόψιν :

• Την πολιτική απασχόλησης (μισθωτός/ημερομίσθιος, πλήρης/μερική/εκ περιτροπής/διαλείπουσα, εβδομαδιαίες ώρες)

• Το ωράριο του εργαζόμενου (εργάσιμες, ρεπό).

Με την ενημέρωση των ημερών, εκτός του ημερολογίου απασχόλησης, ενημερώνεται και το ημερολόγιο αδειών που θα αναλύσουμε σε επόμενο κεφάλαιο (άδειες – ημερολόγιο αδειών) με τις εργάσιμες ημέρες, λαμβάνοντας υπόψιν τις αργίες και τα ρεπό του Εργαζομένου.

Εάν ο εργαζόμενος έχει ωράριο που περιλαμβάνει νυχτερινές ώρες, με την επιλογή θα ενημερωθούν και τα νυχτερινά.

Παρατηρούμε ότι ο εργαζόμενος έχει ενημερωθεί με 26 πληρωτές ημέρες (ημερομίσθιος πλήρους) και λόγω του ωραρίου του (μεταβαλλόμενο με κυλιόμενο ωράριο 23:00-07:00, 15:00-23:00, 07:00-15:00) έχουν ενημερωθεί τα νυχτερινά του.

Δίνεται η δυνατότητα η ενημέρωση των ημερών για όλο το έτος (υπό συνθήκες), από τη μαζική καταχώρηση δεδομένων που θα αναλύσουμε σε επόμενο κεφάλαιο.

Καταχώρηση δεδομένων μισθοδοσίας (ενέργειες)

Η καταχώρηση δεδομένων μισθοδοσίας γίνεται από τις ενέργειες, οι οποίες είναι ονοματισμένες και ομαδοποιημένες σε κλάσεις. Μπορούν να οριστούν είτε σε επίπεδο ημέρας είτε για ένα ημερολογιακό εύρος. Στην επιλογή ημέρας δίνεται η δυνατότητα αποθήκευσης ενεργειών με αντίστοιχες συντομεύσεις – εικονίδια.

Με την επιλογή του  στο οριζόντιο menu, έχουμε διαθέσιμες τις εξής ενέργειες, ομαδοποιημένες σε κλάσεις :

Κλάση Ποσά

• Bonus  Με την επιλογή καταχωρούμε στο αναδυόμενο παράθυρο το ποσό που επιθυμούμε και αποθηκεύουμε.. Η καταχώρηση εμφανίζεται στην τελευταία ημέρα του μήνα, με δυνατότητα επεξεργασίας ή διαγραφής.

• Ασθένεια προηγούμενου μήνα Με τον ίδιο τρόπο καταχώρησης και επεξεργασίας, καταχωρούμε το ποσό επιδότησης ασθενείας από προηγούμενο μήνα.

• Επίδομα ισολογισμού Με τον ίδιο τρόπο, καταχωρούμε το ποσό επιδόματος ισολογισμού (εάν υπάρχει καταχώρηση στις παραμέτρους της Εταιρείας, θα έρθει προτεινόμενη τιμή Μισθός χ Παράμετρο πχ Μισθός χ 80%).

• Λοιπές αποδοχές Με τον ίδιο τρόπο , καταχωρούμε το ποσό για λοιπές αποδοχές, που θα οδηγήσουν σε υποβολή ΑΠΔ με τύπο αποδοχών 14.

Οι αντίστοιχοι τύποι αποδοχών πρέπει να υπάρχουν στην πολιτική απασχόλησης του εργαζομένου.

Κλάση Μισθοδοσία

Στην κλάση Μισθοδοσία, καταχωρούμε ότι μπορεί να διαμορφώσει τις πληρωτέες ημέρες μιας κανονικής μισθοδοσίας. Οι πληρωτέες ημέρες, αποτελούνται από τους τύπους αποδοχών : κανονική μισθοδοσία – κανονική άδεια – ασθένεια – διαθεσιμότητα. Αυτοί οι τύποι αποδοχών θα χτίσουν τις 25 πληρωτέες ημέρες ενός μισθωτού πλήρους απασχόλησης, με την έννοια ότι ως παράδειγμα μια άδεια άνευ αποδοχών θα μειώσει τις πληρωτές ημέρες κανονικής μισθοδοσίας ή μια άδεια αιμοδοσίας που πληρώνεται θα είναι στις κανονικές πληρωτέες ημέρες, γιατί δεν υπάρχει λόγος να χαρακτηριστεί για την μισθοδοσία (εμφανίζεται στο ημερολόγιο αδειών ,αναλύετε και παρακολουθείτε ως υπόλοιπο στον αντίστοιχο τύπο αδείας, στην ενότητα των αδειών).

• Ασθένεια </ 3 ημερών  Με την επιλογή καταχωρούμε στο αναδυόμενο παράθυρο το ημερολογιακό διάστημα (από – έως) των ημερών ασθενείας τύπου </3, που θα υπολογιστούν με το 50% των αποδοχών.

• Ασθένεια > 3 ημερών  Με την επιλογή καταχωρούμε στο αναδυόμενο παράθυρο το ημερολογιακό διάστημα (από – έως) των ημερών ασθενείας τύπου >3 και το ποσό επιδότησης ασθενείας από το ΕΦΚΑ.  

Εάν δεν καταχωρήσουμε το ποσό της επιδότησης ασθενείας, η μισθοδοσία της ασθένειας θα υπολογιστεί με 0 επιδότηση και μπορούμε, όπως είδαμε στην κλάση ποσά, να την καταχωρήσουμε σε επόμενο μήνα.

• Κανονική άδεια  Με την επιλογή καταχωρούμε στο αναδυόμενο παράθυρο το ημερολογιακό διάστημα (από – έως) των ημερών κανονικής αδείας του εργαζόμενου. Εάν έχουμε επιλέξει πολλούς εργαζόμενους, η επιλογή θα κάνει μαζική ενημέρωση.

• Διαθεσιμότητα  Με την επιλογή καταχωρούμε στο αναδυόμενο παράθυρο το ημερολογιακό διάστημα (από – έως) των ημερών που ο εργαζόμενος είναι σε διαθεσιμότητα.

• Ημέρες πληρωμής  Με την επιλογή καταχωρούμε στο αναδυόμενο παράθυρο το ημερολογιακό διάστημα (από – έως) ή πιο πιθανό την ημερομηνία που θα προσθέσουμε μια πληρωτέα ημέρα. Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι η περίπτωση πληρωμής ρεπό , για απασχόληση Κυριακή στη λιανική. Κατά την καταχώρηση , έχουμε την δυνατότητα να ορίσουμε εάν θα αυξήσει τις ασφαλιστικές ημέρες στην ΑΠΔ με το αντίστοιχο πεδίο της «Αριθμός Κυριακών». Εάν θέλουμε να αυξήσουμε τις πληρωτέες ημέρες λόγω πολιτικής της Εταιρείας θα πρέπει να επιλέξουμε το πεδίο, προσθήκη πληρωτέων χωρίς περιορισμούς.

Όπως αναφέραμε και στην εισαγωγή του κεφαλαίου το ημερολόγιο απασχόλησης έχει αλληλεπίδραση με τα ωράρια και το ημερολόγιο των αδειών. Η καταχώρηση μιας κανονικής άδειας ή ασθένειας στο ημερολόγιο απασχόλησης, έχει ενημερώσει και το ημερολόγιο αδειών (εργάσιμες) :

Οι αντίστοιχοι τύποι αποδοχών πρέπει να υπάρχουν στην πολιτική απασχόλησης του εργαζομένου.

Κλάση Αποζημίωση εκτός έδρας

Στην κλάση αποζημίωση εκτός έδρας απασχόλησης του μισθωτού, καταχωρείται ουσιαστικά το ημερολογιακό διάστημα. Από το ημερολογιακό διάστημα, προκύπτουν οι ημέρες που θα χρησιμοποιηθούν για την αποζημίωση. Αφού έχουμε επιλέξει, από την πολιτική απασχόλησης, τους τύπους αποδοχών για αμοιβή αποζημίωσης εκτός έδρας και το νόμιμο ή συμφωνημένο ημερομίσθιο που θα υπολογιστούν, επιλέγουμε μια από τις :

• Αποζημίωση χωρίς διαμονή και διατροφή (Ημέρες ημερομίσθιο πολιτικής 1) ->1

• Αποζημίωση με διαμονή χωρίς διατροφή ( Ημέρες ημερομίσθιο πολιτικής 1 * 4/5) ->0,8

• Αποζημίωση με διατροφή χωρίς διαμονή ( Ημέρες ημερομίσθιο πολιτικής 1 / 2) ->0,5

• Αποζημίωση με διαμονή και διατροφή ( Ημέρες ημερομίσθιο πολιτικής 1 / 4) ->0,25

Οι αντίστοιχοι τύποι αποδοχών πρέπει να υπάρχουν στην πολιτική απασχόλησης του εργαζομένου.

Κλάση Extra Μισθοδοσίας (πρόσθετη απασχόληση)

Στην κλάση Extra Μισθοδοσίας ουσιαστικά καταχωρούμε τις ώρες για πρόσθετη απασχόληση (πχ υπερωρίες) ή απασχόληση που έχει πρόσθετη αμοιβή (νυχτερινά, αργίες). Οι τύποι αποδοχών πρέπει να συμπεριλαμβάνονται στη πολιτική απασχόλησης και θυμίζουμε ότι μπορούμε να διαφοροποιηθούμε στον τρόπο υπολογισμού (πχ νυχτερινά με νόμιμο ή συμφωνηθέν ημερομίσθιο) ή να έχουμε πρόσθετο ποσοστό αμοιβής (πχ νυχτερινά με +5%, σημαίνει ότι ο υπολογισμός θα γίνει με ωρομίσθιο αντί 25% με 30%).

Όποια επιλογή γίνει σε αυτή τη κλάση, αναφέρετε σε ώρες οι οποίες θα υπολογιστούν με τα αντίστοιχα ποσοστά επί του ωρομισθίου, που ισχύουν.

Οι επιλογές που μπορούμε να καταχωρήσουμε στην κλάση αυτή είναι, ώρες :

• Νυχτερινών

• Αργιών – Κυριακής

• Υπερεργασίας

• Νόμιμης Κανονικής υπερωρίας

• Έκτακτης Υπερωρίας

• Παράνομης Υπερωρίας (κατ’ εξαίρεση)

• Υπερωρίας Μερικής Απασχόλησης

• Εργασία 6^ης ημέρας σε πενθήμερο

• Ωριαία απουσία (για αφαίρεση από την μισθοδοσία).

Σε περίπτωση συνδυασμού των επιλογών (πχ Νυχτερινά Αργίας), συμπληρώνουμε και τις δυο επιλογές.

Υπενθυμίζουμε ότι σε περίπτωση που ο εργαζόμενος ή μια ομάδα εργαζομένων (βάρδια), έχουν στο ωράριο τους ώρες νυχτερινών με την επιλογή «Ενημέρωση με νυχτερινά» θα ενημερωθούν οι αντίστοιχες ώρες , χωρίς άλλη ενέργεια από τον χρήστη.

Σε καταχώρηση τύπου υπερωρίας που θα υποβληθεί στο Εργάνη, μπορούμε να συμπληρώσουμε την αιτιολογία ώστε να είναι έτοιμη κατά την υποβολή του εντύπου Ε8.

Οι αντίστοιχοι τύποι αποδοχών πρέπει να υπάρχουν στην πολιτική απασχόλησης του εργαζομένου.

Επιλογή συντόμευσης στην ημέρα

Για την διευκόλυνση του χρήστη ή σαν εναλλακτικός τρόπος καταχώρησης, με την επιλογή του πλήκτρου

έχουμε, ως συντόμευση στην ημέρα, τις επιλογές – δυνατότητες :

1. Αλλαγή σε κανονική άδεια της ημέρας από πληρωτέα. Σε διαγραφή επιστρέφει σε πληρωτέα ημέρα

2. Αλλαγή σε ασθένεια τύπου </ 3 ημερών. Σε διαγραφή επιστρέφει σε πληρωτέα ημέρα

3. Ώρες πρόσθετης απασχόλησης (υπερωρίες & νυχτερινά).

Υπολογισμός μισθοδοσίας & Αποτελέσματα Μισθοδοσίας

Αφού έχουμε ολοκληρώσει την επεξεργασία των δεδομένων, μπορούμε να κάνουμε υπολογισμό μισθοδοσίας του επιλεγμένου εργαζομένου ή των επιλεγμένων εργαζομένων και στη συνέχεια να δούμε και τα αποτελέσματα του υπολογισμού. Συνιστάται για έλεγχο ή δοκιμαστικό υπολογισμό κυρίως για ένα εργαζόμενο. Η μαζική ενέργεια του υπολογισμού, προτείνεται να γίνεται στη λίστα δεδομένων της περιόδου, που θα αναλύσουμε σε επόμενο κεφάλαιο.