Version 2.4.0
Η νέα έκδοση της εφαρμογής συνεχίζει να εμπλουτίζεται με σημαντικές νέες λειτουργίες, που διευρύνουν τις δυνατότητες διαχείρισης και ενισχύουν την εμπειρία του χρήστη. Συγκεκριμένα, προστέθηκαν:
Διαμόρφωση και παρακολούθηση προϋπολογισμών ανά περίοδο και κέντρο κόστους
Νέο εργαλείο εισαγωγής για τα δεδομένα μισθοδοσίας προηγούμενων χρήσεων
Δυνατότητα δημιουργίας προηγούμενων χρήσεων στην εφαρμογή
Άντληση στοιχείων από το ΕΡΓΑΝΗ, περιλαμβάνοντας τους εργαζόμενους και τα ωράριά τους.
Διαχείριση εργαζομένων ανά υποκατάστημα, με δυνατότητα ορισμού χρηστών και ανάθεσης δικαιωμάτων ανά υποκατάστημα.
Το MyPortal περνά πλέον σε ένα νέο επίπεδο λειτουργικότητας, υποστηρίζοντας πλήρως πολυεταιρικές και ομιλικές δομές, εξασφαλίζοντας ολοκληρωμένη διαχείριση σε επίπεδο ομίλου.
Επιπλέον, προστέθηκε η δυνατότητα άμεσης και ευέλικτης επεξεργασίας του οργανογράμματος εντός της εφαρμογής, χωρίς τη χρήση αρχείων Excel.
Τέλος, ενισχύθηκε σημαντικά η εμπειρία χρήστη, με βελτιώσεις και νέες δυνατότητες, όπως η αυτόματη δημιουργία βεβαιώσεων εργοδότη.
Ανθρώπινο δυναμικό
Άλλοι υπεύθυνοι – Τύποι επαφών και Υπογραφές τους
Δυνατότητα καθορισμού & των υπολοίπων τύπων επαφών , εκτός του Εργάνη, όπως ορίζονται στις παραμέτρους Εταιρείας (πχ στέλεχος ή υπεύθυνη HR).
Οι αναθέσεις καταχωρούνται στο Ανθρώπινο Δυναμικό – Εκπρόσωποι – Άλλοι :
Στην ίδια ενότητα στην επιλογή Υπογραφές, μπορούμε να ανεβάσουμε αρχείο με την υπογραφή για κάθε επαφή (Εργάνη & άλλοι), για χρήση τους στις βεβαιώσεις και στο My Portal.
Έχουμε την δυνατότητα προσθήκης με την επιλογή + , όπου ουσιαστικά θα επιλέξουμε το αρχείο και θα αποθηκεύσουμε :
Στις αποθηκευμένες υπογραφές έχουμε την δυνατότητα προεπισκόπησης και διαγραφής :
Μαζικές Μεταβολές
Προσθήκη της δυνατότητας μεταβολής μαζικά των ημερομηνιών λήξης σύμβασης ορισμένου χρόνου.
Χρήστες & δικαιώματα ανά υποκατάστημα
Ενεργοποίηση της δυνατότητας διαχείρισης των χρηστών ανά υποκατάστημα και προβολή μόνο των δεδομένων των αντίστοιχων, με δικαίωμα πρόσβασης, υποκαταστημάτων.
Για την ενεργοποίηση της δυνατότητας πρόσβασης ανά υποκατάστημα, θα πρέπει αρχικά να ορίσουμε την αντίστοιχη παράμετρο στις παραμέτρους Εταιρείας – Μισθοδοσία :
Τα υποκαταστήματα που έχει δικαίωμα ο χρήστης, καθορίζονται στο αντίστοιχο tab στην διαχείριση των χρηστών :
Στο παράδειγμα μας ο χρήστης “Simple user” , έχει δικαιώματα μόνο για το υποκατάστημα 11 της Θεσσαλονίκης. Αφού συνδεθούμε με τον συγκεκριμένο χρήστη, όλα τα views και οι λειτουργικότητες αφορούν τα υποκαταστήματα που έχει δικαίωμα.
Παραδείγματα όπως η Λίστα Εργαζομένων & εμφάνιση μόνο των Εργαζόμενων του υποκαταστήματος Θεσσαλονίκης :
Ημερολόγιο Απασχόλησης αντίστοιχα :
Για το λογιστικό άρθρο και για την αποφυγή λανθασμένης χρήσης, η λειτουργικότητα καθορίζεται εάν χρησιμοποιούμε διαφορετικά άρθρα ανά υποκατάστημα.
Υπενθυμίζουμε ότι η διαφορετική σειρά που οδηγεί σε διαφορετικό άρθρο ανά υποκατάστημα, ορίζεται στην παραμετροποίηση – Υποκαταστήματα, διαχείριση :
Μισθοδοσία
Εκκαθαριστικό σημείωμα
Προσθήκη της ανάλυσης του νόμιμου μισθού / ημερομισθίου (με τα επιδόματα) στο εκκαθαριστικό σημείωμα :
Ωρομέτρηση
Επέκταση ελέγχου λανθασμένης καταγραφής σε τρίτα συστήματα
Επέκταση του ελέγχου λανθασμένης καταγραφής αποχώρησης αντί προσέλευσης και στα τρίτα συστήματα (εκτός Time In). Η λειτουργικότητα ενεργοποιείται με την αντίστοιχη παράμετρο στις παραμέτρους Εταιρείας – Ωρομέτρηση :
Budget
Σενάρια
Αρχικά δημιουργούμε το σενάριο που θα διαμορφώσουμε, στην παραμετροποίηση μισθοδοσίας – σενάρια :
Εισαγωγή & Αρχική Διαμόρφωση
Επιλέγοντας «Οικονομικές Συμφωνίες – Budget», μεταφερόμαστε στη σελίδα διαμόρφωσης και διαχείρισης των Budgets. Στις παρακάτω ενότητες, περιγράφεται αναλυτικά η διαδικασία δημιουργίας ενός Budget με βάση ένα προκαθορισμένο σενάριο, τον τρόπο διαχείρισης και επεξεργασίας του (προσθαφαιρέσεις εργαζόμενων, σενάρια αυξήσεων, bonus, πρόσθετες αποδοχές κλπ.), τον υπολογισμό του και τέλος τις αναφορές ανάλυσης των αποτελεσμάτων και της σύγκρισης με τα actual δεδομένα της κανονικής μισθοδοσίας.
Για την διευκόλυνση του χρήστη, στις σχετικές οθόνες υπάρχουν αναλυτικές οδηγίες που καθοδηγούν σε κάθε βήμα της διαδικασίας.
Αρχική διαμόρφωση Budget
Επιλογή Σεναρίου (1)
Ξεκινάμε με την επιλογή ενός σεναρίου που έχει ήδη δημιουργηθεί. Το σενάριο αποτελεί τη βάση για όλους τους υπολογισμούς.
Ορισμός Ημερομηνίας Αναφοράς (2)
Η ημερομηνία αναφοράς είναι το χρονικό σημείο από το οποίο αντλούνται οι Εργαζόμενοι και τα δεδομένα τους :
Πολιτικές απασχόλησης
Μισθοί / ημερομίσθια
Αμοιβές εξ΄ ελευθεριότητας
Ασφαλιστικά ταμεία
Σταθερά bonus
Ωράρια (για τα extras)
Ορισμός Διαστήματος Υπολογισμού (3)
Προσδιορίζουμε το χρονικό διάστημα που αφορά το Budget (π.χ. μήνας, τρίμηνο, έτος).
Αρχικοποίηση
Με την εντολή «Αρχικοποίηση», γίνεται προσωρινή δημιουργία του budget με βάση τα παραπάνω στοιχεία των εργαζομένων.
Τα extras περιλαμβάνουν τα νυχτερινά, αργίες & πρόσθετη απασχόληση μερικής, που προκύπτουν από τα ωράρια και τις υπερωρίες που προκύπτουν από ιστορικά δεδομένα (αντίστοιχη περίοδος προηγούμενου έτους & συνολικά).
Με την επιλογή της Αρχικοποίησης θα ερωτηθούμε εάν θέλουμε να μηδενιστούν τα “extras” , για περιπτώσεις που επιθυμούμε υπολογισμό χωρίς αυτά.
Η διαδικασία μας επιστρέφει τα δεδομένα και τις αντίστοιχες στήλες ανά μισθοδοτική περίοδο – μήνα, που θα αναλύσουμε παρακάτω, ενώ ενεργοποιείται η επιλογή αποθήκευσης (1) για την δημιουργία των Εργαζόμενων και των δεδομένων τους στο σενάριο που διαμορφώνουμε. Ταυτόχρονα είναι διαθέσιμες και οι οδηγίες διαμόρφωσης (2).
Οδηγίες διαμόρφωσης και επιλογή για επιστροφή στην διαμόρφωση (1) :
Επιλέγοντας αποθήκευση θα ολοκληρωθεί η αρχική διαμόρφωση, ενώ σε περίπτωση κάποιου προβλήματος στην δημιουργία των εργαζόμενων θα ενημερωθούμε σχετικά με pop up :
Πλέον το σενάριο μας έχει την αρχική διαμόρφωση και μπορούμε να επιστρέψουμε οποιαδήποτε στιγμή για επεξεργασία. Στο παράδειγμα που ακολουθεί θα χρησιμοποιήσουμε ένα σενάριο budget που αφορά τον Μάρτιο του 2025 και έχει αρχική διαμόρφωση με την εικόνα της 31/03.
Πλέον όταν επιστρέφουμε στην διαμόρφωση, έχουμε την επιλογή συνέχειας της επεξεργασίας ή και την δυνατότητα Αρχικοποίησης :
Επεξεργασία
Μετά την αρχική διαμόρφωση, η οθόνη μας χωρίζεται πλέον σε δύο βασικές περιοχές: επεξεργασία (A) και ενέργειες (B).
Στο επάνω μέρος εμφανίζεται ο πίνακας με τους Εργαζόμενους, ο οποίος περιλαμβάνει:
Τη στήλη με τις ενέργειες,
Σταθερές στήλες (όπως Εργαζόμενος, μισθοδοτικά κ.λπ.),
Και επεξεργάσιμες στήλες που αντιστοιχούν σε κάθε μήνα, σύμφωνα με τη χρονική περίοδο του budget.
Οι επεξεργάσιμες στήλες επαναλαμβάνονται για κάθε μήνα εντός του επιλεγμένου χρονικού διαστήματος.
Αναλυτικά οι στήλες:
Ενέργειες (ενημερώνεται από τις ενέργειες και την καταχώρηση bonus)
Σταθερές στήλη Κωδικός και Ονοματεπώνυμο Εργαζόμενου
Σταθερή στήλη Μισθός / ημερομίσθιο
Σταθερή στήλη Εξ’ ελευθεριότητας αμοιβή
Σταθερή στήλη πληροφοριακή εργοδοτικές εισφορές (για το κόστος)
Επεξεργάσιμες στήλες μήνας (ανάλογα το διάστημα επαναλαμβάνονται) :
Ημέρες, ώρες
Υπερωρίες, Πρόσθετη Μερικής
Νυχτερινά, Αργίες
Bonus
⭐ Δυνατότητα μαζικής ενημέρωσης των πληρωτέων ημερών που επιθυμούμε (πχ για τον συγκεκριμένο μήνα ενημέρωση με 25 ημέρες οι επιλεγμένοι).
Ενημέρωση ημερών μαζικά ⭐ :
Ολοκληρώνοντας την επεξεργασία στις στήλες των δεδομένων επιλέγουμε πάντα αποθήκευση.
Παράδειγμα με υπολογισμένο διάστημα έτος και ανεπτυγμένους τους μήνες με τις αντίστοιχες στήλες:
Ενέργειες
Στην δεύτερη περιοχή με τις ενέργειες έχουμε τις δυνατότητες :
Προσθήκη Εργαζόμενων
Αποχώρηση Εργαζόμενων
Αυξήσεις
Εισαγωγή bonus.
Προσθήκη εργαζόμενου (1), όπου ουσιαστικά δημιουργούμε αντίγραφο από ένα εργαζόμενο που επιλέγουμε από την λίστα εργαζόμενων (2), διατηρώντας τον μισθό / ημερομίσθιο ή καταχωρώντας νέο (3), την ημερομηνία έναρξης – πρόσληψης (4) καθώς και το πλήθος (5) - (πχ 3 εργαζόμενοι σαν την επιλογή μας). Τέλος επιλέγουμε προσθήκη Εργαζόμενων (6), ενώ αναλυτικές οδηγίες υπάρχουν και στην εφαρμογή (7). ΠΡΟΣΟΧΗ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΟΛΟΥ ΤΟΥ ΣΕΝΑΡΙΟΥ:
i 7 (αναλυτικές οδηγίες):
Μετά την καταχώρηση ο νέος μας εργαζόμενος, εμφανίζεται στον πίνακα ενώ έχει ενεργοποιηθεί και η στήλη ενέργειες με πληροφοριακά την ημερομηνία έναρξης και δυνατότητα διαγραφής :
Αντίστοιχα μπορούμε να καταχωρήσουμε αποχώρηση Εργαζόμενων (1) στο σενάριο μας, επιλέγοντας από την λίστα (2) και δηλώνοντας την ημερομηνία αποχώρησης (3) και τέλος για αποθήκευση επιλέγουμε την Αποχώρηση Εργαζόμενων (4), ενώ με την επιλογή i (5) έχουμε τις αναλυτικές οδηγίες.
ΠΡΟΣΟΧΗ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΟΛΟΥ ΤΟΥ ΣΕΝΑΡΙΟΥ (6) :
Αναλυτικές οδηγίες i (5) :
Αυξήσεις
Με την επιλογή των αυξήσεων (1), έχουμε την δυνατότητα αύξησης σε ένα εργαζόμενο με επιλογή από λίστα (με επιλογές ποσού ή ποσοστιαίας αύξησης- 2) ή μαζικής αύξησης με επιλογή από λίστα (με επιλογές ή επιπλέον ποσό ή ποσοστιαίας αύξησης- 3) ημερομηνία έναρξης (4) και τέλος επιλογή προσθήκης (5). Με την επιλογή i (6) έχουμε αναλυτικές οδηγίες και δεν ξεχνάμε την αποθήκευση του σεναρίου (7) :
ή μαζικά σε επιλεγμένους :
i 6 (αναλυτικές οδηγίες):
Μετά την καταχώρηση της αύξησης στην εργαζόμενη, εμφανίζεται στον πίνακα και στην στήλη ενέργειες με την ένδειξη της αύξησης 
. Με την επιλογή μπορούμε να δούμε πληροφορίες με την αύξηση :
Εισαγωγή bonus
Με την επιλογή της εισαγωγής bonus (1), έχουμε την δυνατότητα εισαγωγής στους επιλεγμένους εργαζόμενους με επιλογή από λίστα (2), το ποσό του bonus (3) και το χρονολογικό διάστημα για τον επιμερισμό του (4). Με την ίδια λογική και των υπολοίπων ενεργειών, με την προσθήκη καταχωρούμε τα bonus (5) και αποθηκεύουμε οριστικά όλο το σενάριο (6).Με την επιλογή i (7) έχουμε αναλυτικές οδηγίες :
Μετά την καταχώρηση του bonus στον εργαζόμενο, εμφανίζεται στον πίνακα και στην στήλη ενέργειες με την ένδειξη € , ενώ έχουμε την δυνατότητα διαγραφής :
i 7 (αναλυτικές οδηγίες):
Υπολογισμός και Αποτελέσματα
Μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας και των ενεργειών, μπορούμε να προχωρήσουμε στον υπολογισμό του budget και να προβούμε στην προβολή των σχετικών αποτελεσμάτων.
Τα αποτελέσματα περιλαμβάνουν αναλυτική παρουσίαση του budget & σύγκριση με την κανονική μισθοδοσία.
Η επιλογή "Αποτελέσματα" ενεργοποιείται μετά την ολοκλήρωση του πρώτου υπολογισμού του budget.
Η διαδικασία επεξεργασίας μπορεί να συνεχιστεί οποιαδήποτε στιγμή, με δυνατότητα επαναυπολογισμού του budget.
Τα αποτελέσματα, αποτελούνται από δυο διαφορετικές αναφορές. Η πρώτη είναι μια απλή αναφορά «Σύγκριση Αποτελεσμάτων» με τις μικτές αποδοχές και το κόστος ανά εργαζόμενο (1), ενώ έχουμε την δυνατότητα σύγκρισης με την κανονική μισθοδοσία (2). Επιπλέον είναι διαθέσιμα τα βασικά φίλτρα (3) :
Σύγκριση με την κανονική μισθοδοσία :
Απεικόνιση με παράδειγμα 12 μηνών budget :
Και αντίστοιχα σύγκριση με την πραγματική μισθοδοσία (υπολογισμένοι 3 μήνες) :
Η ανάλυση μισθοδοσίας είναι της μορφής κύβου (pivot table) και προσφέρει όλες τις δυνατότητες διαφοροποίησης και ανάλυσης των αποτελεσμάτων, συγκρίνοντας ταυτόχρονα το budget με τα actual δεδομένα της μισθοδοσίας με πολλές επιλογές απεικόνισης, όπως τα κέντρα κατανομής.
Απεικόνιση με παράδειγμα 12 μηνών budget :
Διαχείριση Αδειών
Custom Άδειες
Στους custom τύπους αδειών, που δημιουργεί ο χρήστης, δίνεται η δυνατότητα μη υποβολής στις αντίστοιχες λειτουργίες του Εργάνη. Αυτό γίνεται εάν δεν συμπληρωθεί η στήλη με την αντιστοίχιση με τους κωδικούς των τύπων του Εργάνη, στον πίνακα αδειών.
Παράδειγμα με custom τύπο αδειών «test2”, ορισμένος αρχικά με τύπο κωδικό Εργάνη ΑΔΑΛ :
Κανονικά στις υποβολές :
Αποθηκεύοντας τον τύπο αδειών, χωρίς αντίστοιχο τύπο κωδικό Εργάνη :
Πλέον δεν έρχεται στις υποβολές :
Αναφορές
Μισθολογική Κατάσταση Αποτελέσματα ανά Κέντρο Κατανομής
Προσθήκη φίλτρων στις στήλες και προσθήκη νέων τιμών στον επιλογέα στήλης (υποκατάστημα, επίπεδο μόρφωσης, ασφαλιστικές ημέρες, ημερομηνία πρόσληψης, ημερομηνία αποχώρησης) :
Παραμετροποίηση
Εταιρείες – Τράπεζες
Προσθήκη δυο νέων τραπεζών HSBC & LVMHF.
Δημιουργούμε την τράπεζα που επιθυμούμε, στις Γενικές παραμέτρους – Τράπεζες (πρόσωπο), με τον κωδικό swift :
Προσθέτουμε στην παραμετροποίηση Εταιρείες – Τράπεζες , τις τράπεζες που δημιουργήσαμε από το προηγούμενο βήμα :
Πλέον οι τράπεζες είναι διαθέσιμες για χρήση στους Εταιρικούς τραπεζικούς λογαριασμούς, στους Εργαζόμενους και στην εξαγωγή για τράπεζα (με το αντίστοιχο export).
Μισθολογικές περίοδοι προηγούμενων χρήσεων
Νέα δυνατότητα δημιουργίας προηγούμενων ετών και περιόδων, για χρήση τους στην εισαγωγή δεδομένων μισθοδοσίας από προηγούμενα έτη. Η εισαγωγή αναλύεται στην επόμενη παράγραφο.
Με την επιλογή του 
, θα πρέπει να επιλέξουμε το έτος έναρξης των χρήσεων – ετών που θα δημιουργηθούν έως την πρώτη χρονικά που ήδη υπάρχει.
Στο παράδειγμα που ακολουθεί , ζητάμε την δημιουργία (1) χρήσεων από το 2020 (2) και εφόσον η πρώτη χρονικά που υπάρχει είναι το 2022, με την επιλογή δημιουργίας (3), θα δημιουργηθούν οι χρήσεις 2020 και 2021 με τις αντίστοιχες περιόδους :
Μετά την δημιουργία , αποθηκεύουμε (3) όπως ακριβώς κάνουμε και για την νέα χρήση :
Να σημειωθεί ότι οι συγκεκριμένες χρήσεις δημιουργούνται για την εισαγωγή μισθοδοσιών από προηγούμενα έτη και δεν δημιουργούν δικαιώματα αδειών.
Μισθοδοσίες προηγούμενων ετών
Νέα δυνατότητα εισαγωγής για τις μισθοδοσίες προηγούμενων ετών ή για τις μισθοδοσίες του τρέχοντος έτος από άλλη εφαρμογή, με την χρήση πρότυπου excel.
Η εισαγωγή των δεδομένων ενημερώνει τις καρτέλες των εργαζόμενων και δεν διαφέρει από μια κανονική μισθοδοσία που έχει υπολογιστεί με την κανονική διαδικασία. Είναι διαθέσιμη σε όλη την εφαρμογή για reporting και διαχείριση (πχ διαγραφή από λίστα δεδομένων). Μπορούμε να εισάγουμε με την μέγιστη ανάλυση (πχ κανονική μισθοδοσία, ασθένειες, νυχτερινά, υπερωρίες, bonus κλπ. ) ή να επιλέξουμε την εισαγωγή μιας γραμμής (μόνο κανονική μισθοδοσία) με τα σύνολα ανά εργαζόμενο και μισθοδοτική περίοδο.
Στο menu επιλέγουμε Παραμετροποίηση – Μισθοδοσίας – Μισθοδοσίες προηγούμενων ετών, επιλέγουμε το οικονομικό έτος (1) και αποθηκεύουμε το πρότυπο αρχείο (2) , για συμπλήρωση. Θα πρέπει πριν κατεβάσουμε το πρότυπο αρχείο για συμπλήρωση, να έχουμε δημιουργήσει τις χρήσεις που μας ενδιαφέρουν, όπως περιγράψαμε στη προηγούμενη ενότητα. Η οθόνη είναι χωρισμένη σε 3 «θεματικές» περιοχές, με τις μικτές αποδοχές, την ασφάλιση και την φορολογία. Αντίστοιχα είναι χωρισμένο και το πρότυπο excel file.
Το πρότυπο excel έχει αποθηκευμένες τις μισθολογικές περιόδους της χρήσης που μας ενδιαφέρει, καθώς και τους τύπους αποδοχών.
Συμπληρώνουμε τα αντίστοιχα φύλλα (μικτές αποδοχές, ασφάλιση, φορολογία), με τα πεδία :
Μικτές Αποδοχές
Κωδικός Εργαζόμενου
Περίοδος
Τύπος Αποδοχής
Πληρωτέες Ημέρες / ώρες
Ποσό
Ασφαλιστικές ημέρες
Ασφάλιση
Κωδικός Εργαζόμενου
Περίοδος
Κωδικός Ταμείου
Ασφαλιστικές Εισφορές Εργαζόμενου
Ασφαλιστικές Εισφορές Εργοδότη
Φορολόγηση
Κωδικός Εργαζόμενου
Περίοδος
Ποσό
Εάν θέλουμε να καταχωρήσουμε ανάλυση της μισθοδοσίας, θα επιλέξουμε τους αντίστοιχους τύπους αποδοχών μόνο στις μικτές αποδοχές στο πρώτο tab.
Έχοντας ολοκληρώσει την επεξεργασία του excel file, στην οθόνη της εισαγωγής επιλέγουμε οικονομικό έτος (1), το αρχείο (2) και την προσωρινή εισαγωγή (3). Στην οθόνη και στα αντίστοιχα tabs, έχουμε προεπισκόπηση του excel file για έλεγχο και με την επιλογή της Αποθήκευσης (4), έχουμε την οριστικοποίηση.
Η εισαγωγή ενημερώνει την καρτέλα του εργαζόμενου και είναι διαθέσιμη σε όλες τις αναφορές, όπως τα παραδείγματα που ακολουθούν :
Μισθολογική Κατάσταση :
Λίστα δεδομένων (και για χρήση της διαγραφής) :
Λογιστικό άρθρο :
Εκκαθαριστικό Σημείωμα :
Παρατηρήσεις και ιδιαίτερες περιπτώσεις.
Εάν θέλουμε να καταχωρήσουμε εισφορές για κάποιο ταμείο που πλέον είναι ανενεργό, θα πρέπει να χρησιμοποιούμε το ταμείο ΄001’ που έχει δημιουργηθεί για αυτό το λόγο. Ο χρήστης βέβαια μπορεί να επιλέξει κάποιο ενεργό ταμείο από την καρτέλα του εργαζόμενου ή γενικά κάποιο ενεργό ταμείο.
Σε περιπτώσεις πολλαπλών καρτελών στο ίδιο έτος και χρήση περιόδων όπως το επίδομα αδείας, εφόσον ο χρήστης κρίνει ότι έχει ανάγκη αυτή την πληροφορία, θα πρέπει να δημιουργούνται αντίστοιχες περίοδοι με τα ανάλογα διαστήματα (όπως τα πρότυπα Επίδομα Αδείας Α ή Β). Με αυτό τον τρόπο και τις ημερομηνίες αναφοράς, η εφαρμογή θα ενημερώνει την κατάλληλη καρτέλα. Σε επόμενη έκδοση, θα υπάρχει πεδίο αποθηκευμένο στην καρτέλα που θα υπάρχει και στο πρότυπο αρχείο και ο χρήστης θα ορίζει την κατάλληλη καρτέλα.
Ενημέρωση Εργαζομένων & ωραρίων από Εργάνη
Νέα δυνατότητα εισαγωγής των Εργαζόμενων και των ωραρίων τους, από το Εργάνη. Έχοντας αποθηκευμένα στις παραμέτρους Εταιρείας , τον λογαριασμό και τον κωδικό σύνδεσης στο Εργάνη η εφαρμογή θα αντλήσει τα στοιχεία και θα ενημερώσει άμεσα τα δεδομένα.
Η δυνατότητα είναι πολύ χρήσιμη για τους πελάτες της ωρομέτρησης, λόγω της γρήγορης και εύκολης διαδικασίας ενημέρωσης των δεδομένων και την άμεση χρήση της Ωρομέτρησης.
Ενημέρωση Εργαζομένων
Έχοντας ενημερώσει τον λογαριασμό και τον κωδικό πρόσβασης για το Εργάνη, στις παραμέτρους Εταιρείας – λογαριασμοί Υπηρεσιών, επιλέγουμε στην Εισαγωγή δεδομένων την αντίστοιχη ενέργεια.
Η οθόνη αποτελείται από δυο διαφορετικές περιοχές ενημέρωσης για τους Εργαζόμενους και τα ωράρια τους.
Αρχικά επιλέγουμε την ανάκτηση Εργαζόμενων (1), λειτουργία που θα επιστρέψει χωρίς καμία άλλη ενέργεια τους ενεργούς εργαζόμενους που θα βρει στο πληροφοριακό σύστημα Εργάνη. Είναι η αντίστοιχη αναφορά στο Εργάνη, που βρίσκεται στα Μητρώα – Στοιχεία Προσωπικού – Τρέχουσα Κατάσταση. Με την ολοκλήρωση της ανάκτησης, έχουμε προεπισκόπηση του πίνακα με τους Εργαζόμενους και τα πεδία που αφορούν την ψηφιακή οργάνωση και ψηφιακή κάρτα. Στον πίνακα έχουμε διαθέσιμη και την στήλη Νέος Εργαζόμενος (2), που μας ενημερώνει για τους εργαζόμενους που δεν υπάρχουν αποθηκευμένοι στην εφαρμογή και αντίστοιχα τους εργαζόμενους που υπάρχουν. Επιλέγουμε τους εργαζόμενους που επιθυμούμε για εισαγωγή (3) και την Αποθήκευση (4). Η λειτουργία θα καταχωρήσει τους νέους εργαζόμενους και θα ενημερώσει αυτούς που υπάρχουν με τα δεδομένα από το Εργάνη. Στην επόμενη ενότητα θα αναλυθεί η διαδικασία για τα ωράρια (5).
Με την ενημέρωση, θα δημιουργηθούν οι Εργαζόμενοι με κατάσταση ‘Ωρομέτρηση’ .
Και στην ψηφιακή οργάνωση :
Ενημέρωση Ωραρίων
Αφού ολοκληρώσουμε την ανάκτηση και αποθήκευση των Εργαζόμενων, επιλέγοντας στην αρχική οθόνη τα Ωράρια (5), θα εμφανιστεί η σελίδα ανάκτησης των ωραρίων.
Αρχικά επιλέγουμε το διάστημα αναφοράς (max μήνας) (1), που πρόκειται να ενημερώσουμε από το Εργάνη και την επιλογή 
(2), για προεπισκόπηση όλων των ενεργών Εργαζόμενων.
Επιλέγουμε τους Εργαζόμενους που επιθυμούμε (3) και στην συνέχεια την Εισαγωγή ωραρίων (4). Η λειτουργία θα ανακτήσει τα ωράρια και θα «προσπαθήσει» να ταιριάξει στους Εργαζόμενους, μια πολιτική απασχόλησης που είναι απαραίτητη στην χρήση και τις αναφορές της ωρομέτρησης. Σε περίπτωση που δεν μπορεί να ταιριάξει πολιτική, θα δημιουργήσει νέα με αντιγραφή με βάση τις εβδομαδιαίες ώρες απασχόλησης.
Στο παράδειγμα μας, έχουμε μια εργαζόμενη που το Εργάνη μας επιστρέφει ένα ωράριο με μερική απασχόληση και 30 ώρες εβδομαδιαίως. Με την ανάκτηση του ωραρίου ενημερωνόμαστε στην στήλη αποτέλεσμα (1), η διαδικασία ταιριάζει μια υπαρκτή πολιτική την οποία βλέπουμε στην αντίστοιχη στήλη (2) & με επισήμανση στην στήλη παρατηρήσεις (3).
Και στην καρτέλα της Εργαζόμενης (πολιτική & ωράρια):
Σε περίπτωση που η διαδικασία δεν ταιριάξει πολιτική απασχόλησης, θα δημιουργήσει νέα όπως αναφέραμε στην εισαγωγή. Σε αυτή την περίπτωση εκτός της ενημέρωσης για το ωράριο στην στήλη αποτέλεσμα, βλέπουμε την πολιτική απασχόλησης στην αντίστοιχη στήλη, στις παρατηρήσεις ενημέρωση για νέα πολιτική απασχόλησης (1), όπως και στην στήλη Νέα Πολιτική.
Πρότυπες Συμβάσεις
Νέα διαθέσιμα πεδία για χρήση στα πρότυπα των συμβάσεων, με κυριότερα την ανάλυση μισθού/ ημερομισθίου και το ωράριο (όταν είναι σταθερό) :
My Portal
Η παρούσα έκδοση περιλαμβάνει αλλαγές που απαιτούν ενημέρωση της παραμετροποίησης. Υπενθυμίζουμε ότι η διαδικασία πραγματοποιείται μέσω της εφαρμογής Payroll, ακολουθώντας τη διαδρομή: Menu MyPortal > Συγχρονισμός και πατώντας το κουμπί «Ενημέρωση παραμετροποίησης».
Υποστήριξη ομιλικών/ πολυεταιρικών λειτουργιών
Το MyPortal επεκτείνει τις δυνατότητές του, υποστηρίζοντας πλέον πλήρως πολυεταιρικές και ομιλικές δομές.
Ενδεικτικά, με το νέο ομιλικό οργανόγραμμα μπορείτε να:
Δημιουργήσετε οργανωτικές μονάδες που περιλαμβάνουν εργαζομένους από διαφορετικές εταιρείες του ομίλου
Καταχωρείτε και εγκρίνετε αιτήματα ανεξαρτήτως εταιρείας πρόσληψης
Ως προϊστάμενος ομάδας, να έχετε πλήρη εικόνα της ομάδας σας, ανεξαρτήτως εταιρείας – αιτήματα, υπόλοιπα & δικαιώματα αδειών, παρουσιολόγια
Ως μέλος του HR, να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε όλα τα αιτήματα των εργαζομένων του ομίλου από ένα κεντρικό σημείο, να δημοσιεύετε ανακοινώσεις και να διαχειρίζεστε εξοδολόγια
Παράλληλα, η εφαρμογή σέβεται την παραμετροποίηση του MyPortal σε επίπεδο εταιρείας, επιτρέποντας σε κάθε οργανισμό να εφαρμόζει τους δικούς του κανόνες χρήσης. Έτσι, υποστηρίζεται η συνύπαρξη διαφορετικών περιορισμών ανά εταιρεία, τόσο ως προς τα δικαιώματα των χρηστών, όσο και ως προς την καταχώρηση αιτημάτων ή την εμφάνιση λειτουργιών.
Για την αποφυγή περιττού φόρτου εργασίας στους διαχειριστές, οι διαθέσιμοι τύποι αιτημάτων ορίζονται κεντρικά – μία φορά – και είναι κοινά προσβάσιμοι από όλες τις εταιρείες του ομίλου. Φυσικά, στα αιτήματα αδείας εξακολουθούν να εφαρμόζονται έλεγχοι σύμφωνα με τις αναθέσεις στους εργαζόμενους, ώστε να διασφαλίζεται η ορθότητα της διαδικασίας.
Η προσέγγιση αυτή προσφέρει σημαντικά πλεονεκτήματα:
Εξοικονόμηση χρόνου και απλοποίηση της παραμετροποίησης για τους διαχειριστές
Ομοιογένεια στη λειτουργία του MyPortal, προσφέροντας ενιαία εμπειρία χρήσης στους εργαζομένους, ανεξαρτήτως εταιρείας πρόσληψης
Διατήρηση σχετικής αυτονομίας ανά εταιρεία, με σεβασμό στις διαφορετικές πολιτικές που μπορεί να ισχύουν
Ευκολία στη συντήρηση και μελλοντική εξέλιξη, καθώς κάθε αλλαγή στους τύπους αιτημάτων εφαρμόζεται άμεσα σε όλες τις εμπλεκόμενες εταιρείες
Η διαδικασία ενημέρωσης παραμετροποίησης απαιτείται να εκτελεστεί μόνο μία φορά, ανεξαρτήτως αριθμού εταιρειών, απλοποιώντας σημαντικά τον συντονισμό
Με αυτόν τον τρόπο, επιτυγχάνεται ο βέλτιστος συνδυασμός κεντρικού ελέγχου και τοπικής ευελιξίας.
Οδηγίες ενεργοποίησης ομιλικού οργανογράμματος
Η ενεργοποίηση του ομιλικού οργανογράμματος πραγματοποιείται μέσα από το Payroll, ακολουθώντας τη διαδρομή MyPortal > Οργανόγραμμα, όπου μπορείτε να ενεργοποιήσετε την επιλογή Ομιλικό οργανόγραμμα και να επιλέξετε τις εταιρείες που θέλετε να συμπεριληφθούν. Η διαδικασία επεξεργασίας του οργανογράμματος παραμένει σχεδόν ίδια, προσφέροντας όμως πλέον μεγαλύτερη ευελιξία.
Κατά την συμπλήρωση του excel θα πρέπει να φροντίσετε:
Στο φύλλο ChartObject να αφήσετε κενό το κελί στην στήλη CompanyCode
Στο φύλλο ChartObjectItem να αφήσετε κενά τα κελιά στην στήλη ReferenceCompanyCode
Με τον τρόπο αυτό εξασφαλίζετε ότι το οργανόγραμμα και οι οργανωτικές δομές του δεν θα συνδεθούν με μία μόνο εταιρεία, αλλά θα αφορούν το σύνολο του ομίλου.
Επεξεργασία οργανογράμματος
Πλέον, η επεξεργασία του οργανογράμματος μπορεί να πραγματοποιηθεί απευθείας μέσα από την εφαρμογή, χωρίς να απαιτείται η δημιουργία και η επαναφόρτωση νέου αρχείου Excel. Η διαχείριση της δομής, των θέσεων και των εργαζομένων γίνεται σε πραγματικό χρόνο, προσφέροντας μεγαλύτερη ευελιξία, ταχύτητα και ακρίβεια στη συντήρηση του οργανογράμματος.
Για να ξεκινήσετε την επεξεργασία ενός οργανογράμματος αρκεί να πατήσετε το κουμπί Επεξεργασία.
Προσθήκη εργαζομένου
Για την προσθήκη ενός εργαζομένου στην οργανωτική δομή θα χρειαστεί να πατήσετε το κουμπί της προσθήκης προσώπου, να επιλέξετε την εταιρεία στην οποία βρίσκεται ο εργαζόμενος/ συνεργάτης, το όνομά του, από πότε έως πότε ισχύει ανάθεση (το έως δεν είναι υποχρεωτικό) και σε ποια οργανωτική δομή θέλετε να τον εντάξετε.
Στην συνέχεια μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω σενάρια:
Προσθήκη σε υπάρχουσα ανοιχτή θέση
Αφορά περιπτώσεις όπου έχει ήδη προβλεφθεί η ύπαρξη της θέσης στο οργανόγραμμα, αλλά αυτή δεν έχει καλυφθεί από εργαζόμενο. Τυπικά παραδείγματα αποτελούν περιπτώσεις όπου υπάρχει ανοιχτή αγγελία ή αποχώρηση εργαζομένου χωρίς αντικατάσταση.
Αφού επιλέξετε την οργανωτική δομή, θα σας εμφανιστούν οι υπάρχουσες θέσεις εργασίας καθώς και οι εργαζόμενοι που έχουν ανατεθεί σε αυτές. Μπορείτε να επιλέξετε μία από τις θέσεις εργασίας στις οποίες δεν υπάρχει ανάθεση και στην συνέχεια να πατήσετε το κουμπί της Προσθήκης.
Προσθήκη σε υπάρχουσα θέση με αντικατάσταση
Αφορά περιπτώσεις όπου η θέση είναι ήδη καλυμμένη από εργαζόμενο και απαιτείται αντικατάστασή του. Ενδεικτικά, πρόκειται για σενάρια όπου προγραμματίζεται αποχώρηση ή αλλαγές που προκύπτουν από εσωτερικές μετακινήσεις.
Αφού επιλέξετε την οργανωτική δομή, θα σας εμφανιστούν οι υπάρχουσες θέσεις εργασίας καθώς και οι εργαζόμενοι που έχουν ανατεθεί σε αυτές. Μόλις επιλέξετε την θέση στην οποία θέλετε να γίνει η αντικατάσταση, συμπληρώνεται αυτόματα η ημερομηνία λήξης της τρέχουσας ανάθεσης βάσει της ημερομηνίας που έχετε επιλέξει στην νέα ανάθεση. Για να ολοκληρωθεί η αντικατάσταση πρέπει να πατήσετε το Προσθήκη.
Προσθήκη σε νέα θέση που υπάρχει ήδη στο οργανόγραμμα
Αφορά την ανάγκη κάλυψης μιας θέσης που ήδη υπάρχει και χρησιμοποιείται στο οργανόγραμμα από περισσότερα άτομα, χωρίς διαφοροποίηση στα καθήκοντα ή στον τίτλο. Για παράδειγμα, ενίσχυση ομάδας παραγωγής με πρόσθετο προσωπικό στον ίδιο ρόλο (π.χ. εργάτης παραγωγής).
Αφού επιλέξετε την οργανωτική δομή θα πατήσετε το Δημιουργία νέας θέσης στην οργανωτική δομή και στην συνέχεια Υπάρχουσα και από το drop-down menu θα επιλέξετε την θέση που σας ενδιαφέρει.
Προσθήκη σε νέα θέση με δημιουργία νέου τίτλου
Αφορά περιπτώσεις όπου δημιουργείται ένας νέος ρόλος που δεν υπάρχει στο υπάρχον οργανόγραμμα. Σε αυτήν την περίπτωση, δημιουργείται και νέα περιγραφή θέσης (τίτλος) για τον εργαζόμενο που θα τοποθετηθεί.
Αφού επιλέξετε την οργανωτική δομή θα πατήσετε το Δημιουργία νέας θέσης στην οργανωτική δομή και στην συνέχεια Νέα. Θα χρειαστεί να συμπληρώσετε τον κωδικό και τίτλο της νέας θέσης καθώς και από πότε θα ισχύει η ανάθεση και στην συνέχεια να πατήσετε το κουμπί της Προσθήκης.
Προσθήκη οργανωτικής δομής
Πατώντας το κουμπί «Προσθήκη οργανωτικής δομής», εμφανίζεται το αντίστοιχο παράθυρο στο οποίο θα πρέπει να συμπληρώσετε τα εξής πεδία: Κωδικός, Περιγραφή, Επιβλέπον τμήμα, καθώς και τις ημερομηνίες Από και Έως.
Με τη συμπλήρωση του Επιβλέποντος τμήματος, εφόσον υπάρχει διαθέσιμη πληροφορία, η ανάλυση των οργανωτικών μονάδων συμπληρώνεται αυτόματα.
⚠️ Σημείωση: Οι οργανωτικές μονάδες χρησιμεύουν για την ομαδοποίηση διαφορετικών οργανωτικών δομών, ανεξάρτητα από την ιεραρχική τους σχέση στο οργανόγραμμα. Με άλλα λόγια, σας επιτρέπουν να δημιουργείτε θεματικές ή λειτουργικές ομάδες που συνεργάζονται με κοινό στόχο, χωρίς να συνδέονται απευθείας οργανωτικά.
Παράδειγμα: Αν η εταιρεία σας προσφέρει ένα συγκεκριμένο προϊόν και υπάρχουν διαφορετικές ομάδες που το υποστηρίζουν —π.χ. Εξυπηρέτηση Πελατών, Πωλήσεις και Ανάπτυξη— μπορείτε να δημιουργήσετε μία κοινή οργανωτική μονάδα με όνομα το προϊόν και να ομαδοποιήσετε όλα τα σχετικά τμήματα, ακόμα κι αν υπάγονται αλλού οργανογραμματικά.
Ταυτόχρονα με την δημιουργία μιας νέας οργανωτικής δομής γίνεται και η δημιουργία θέσης προϊσταμένου στην δομή αυτή. Υπάρχει η δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε μία θέση που υπάρχει ή να δημιουργήσετε μία νέα. Παράλληλα, εάν επιθυμείτε μπορείτε να κάνετε και την ανάθεση προσώπου από το ίδιο βήμα.
Επεξεργασία
Εκτός από την προσθήκη νέων εργαζομένων ή οργανωτικών δομών, παρέχεται και η δυνατότητα επεξεργασίας των υπαρχόντων στοιχείων απευθείας μέσα από το οργανόγραμμα.
Στην περίπτωση της θέσης εργασίας, η επεξεργασία σας δίνει τη δυνατότητα να ορίσετε ημερομηνία λήξης είτε για τη θέση (αν πρόκειται να καταργηθεί), είτε για την ανάθεση (σε περίπτωση αποχώρησης ή μετακίνησης του εργαζομένου).
Δεν επιτρέπεται η απευθείας τροποποίηση της ίδιας της θέσης ή της ανάθεσης, ώστε να διασφαλίζεται η ιστορικότητα των δεδομένων στο οργανόγραμμα.
Επιπλέον, παρέχεται η δυνατότητα επεξεργασίας της οργανωτικής δομής μέσα από το οργανόγραμμα.
Εάν επιθυμείτε να διατηρηθεί η ιστορικότητα της αλλαγής, θα πρέπει να ορίσετε ημερομηνία λήξης (Έως) στην υφιστάμενη δομή και να δημιουργήσετε μια νέα εγγραφή με τα επικαιροποιημένα στοιχεία.
Σε περίπτωση που επιλέξετε να κάνετε απευθείας επεξεργασία, η αλλαγή θα ισχύσει αναδρομικά για ολόκληρη την περίοδο κατά την οποία ήταν ενεργή η δομή στο οργανόγραμμα.
Συγκεντρωτική εμφάνιση αλλαγών
Για να αποθηκευτούν οι αλλαγές, χρειάζεται να πατήσετε το κουμπί της αποθήκευσης. Τότε το σύστημα κάνει μια σύνοψη των αλλαγών που θα αποθηκευτούν ώστε να είστε να σίγουροι ότι δεν έχει ξεχαστεί κάτι.
Η έκδοση περιλαμβάνει αλλαγές που απαιτούν ενημέρωση της παραμετροποίησης. Υπενθυμίζουμε ότι η διαδικασία πραγματοποιείται μέσω της εφαρμογής Payroll, ακολουθώντας τη διαδρομή: Menu MyPortal > Συγχρονισμός και πατώντας το κουμπί «Ενημέρωση παραμετροποίησης».
Αυτόματη δημιουργία βεβαιώσεων
Πλέον, το σύστημα υποστηρίζει την αυτόματη δημιουργία βεβαιώσεων για τους τύπους που είναι διαθέσιμοι μέσω Payroll.
Για την ενεργοποίηση της λειτουργίας, απαιτείται:
Η παραμετρική ενεργοποίηση των τύπων βεβαιώσεων που μπορούν να αιτηθούν οι χρήστες του MyPortal & ο ορισμός των διαθέσιμων υπογραφόντων
Ο εργαζόμενος μπορεί να υποβάλει αίτημα γενικής φύσης και, εφόσον επιλέξει «Βεβαίωση εργοδότη», θα εμφανιστεί λίστα με τις διαθέσιμες επιλογές.
Στη συνέχεια, κατά τη διαχείριση του αιτήματος από το HR, υπάρχει η δυνατότητα επιλογής του υπογράφοντος. Μόλις οριστεί, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα τη βεβαίωση και την αποστέλλει στον εργαζόμενο.
Σημαντική σημείωση: Τα στοιχεία των βεβαιώσεων όπως η θέση εργασία και η οργανωτική μονάδα ενημερώνονται από την καρτέλα εργαζομένου στο Payroll.
Λίστα χρηστών
Βελτίωση της λίστας χρηστών ώστε να εμφανίζονται οι ρόλοι και προσθήκη δυνατότητας αναζήτησης σε κάθε στήλη.
Επιπλέον, προστέθηκε η δυνατότητα σύνδεσης με το εταιρικό email.
Home page – Quick actions
Προστέθηκαν δύο επιλογές (εξοδολόγιο & ψηφιακή κάρτα) στο widget των γρήγορων ενεργειών στο home page της εφαρμογής. Οι επιλογές εμφανίζονται μόνο εάν είναι ενεργοποιημένα παραμετρικά η καταχώρηση εξοδολογίων και η δυνατότητα σημάνσεων από το MyPortal.
