H παρούσα έκδοση ενισχύει το module αξιολόγησης με λειτουργίες που αυξάνουν τη διαφάνεια, την ευελιξία και την αποτελεσματικότητα. Από την ενημέρωση προφίλ και την αυτοματοποίηση email, έως τη νέα λειτουργία αναγνώστη και τις βελτιώσεις στη φόρμα αξιολόγησης, κάθε δυνατότητα σχεδιάστηκε για να απλοποιεί τη διαδικασία και να προσφέρει μεγαλύτερη αξία σε HR και εργαζόμενους.
Προφίλ εργαζομένου
Μετά την ολοκλήρωση του κύκλου αξιολόγησης ή/και του αξιολογητικού πλαισίου, το προφίλ του εργαζομένου ενημερώνεται με την τελική βαθμολογία του. Μέσα από το προφίλ, το HR μπορεί πλέον εύκολα να παρακολουθήσει την εξέλιξη του εργαζομένου αλλά και να δει αναλυτικά την συμπληρωμένη φόρμα αξιολόγησης.
Αποστολή email
Η διαδικασία της αξιολόγησης συνοδεύεται πλέον από αυτόματη αποστολή email στις εξής περιπτώσεις:
Όταν υποβάλλεται μία φόρμα αξιολόγησης στέλνεται email στον επόμενο χρήστη καθώς και στον χρήστη που υπέβαλε ότι η υποβολή έγινε επιτυχώς,
Όταν γίνεται send back μιας αξιολόγησης,
Όταν αποστέλλεται υπενθύμιση από τον Χάρτη Αξιολόγησης,
Όταν δημοσιεύεται ένας κύκλος αξιολόγησης υπάρχει επιλογή για αποστολή email στους χρήστη που θα πρέπει να συμπληρώσει την φόρμα.
Υποστηρίχθηκε και η μαζική αποστολή υπενθυμίσεων σε όλους τους επιλεγμένους αξιολογητές μέσα από τον Χάρτη Αξιολογήσεων.
.png)
Λειτουργία Αναγνώστη
Η ενότητα Αναγνώστες αφορά τον καθορισμό χρηστών που έχουν πρόσβαση σε έναν κύκλο αξιολόγησης αποκλειστικά με δικαιώματα προβολής (view only). Ο ορισμός γίνεται κατά τη δημοσίευση του κύκλου.Οι χρήστες που ορίζονται ως αναγνώστες:
δεν συμπληρώνουν φόρμες αξιολόγησης,
δεν συμμετέχουν στη διαμόρφωση του τελικού βαθμού,
έχουν αποκλειστικά εποπτικό ρόλο: δεν μπορούν να επεξεργαστούν, να ακυρώσουν ή να υποβάλουν αξιολογήσεις,
δεν λαμβάνουν ειδοποιήσεις για εκκρεμότητες, όπως συμβαίνει με τους αξιολογητές.
Με τον τρόπο αυτό, δίνεται η δυνατότητα σε στελέχη ή άλλα αρμόδια άτομα να παρακολουθούν την πορεία ενός κύκλου αξιολόγησης χωρίς να επεμβαίνουν στη διαδικασία.
Οι διαθέσιμοι τύποι αναγνωστών είναι οι εξής:
Προϊστάμενος: Ορίζεται αυτόματα από το οργανόγραμμα ως ο άμεσος προϊστάμενος του αξιολογούμενου. Έχει ορατότητα σε όλες τις αξιολογήσεις των μελών της ομάδας του.
Προϊστάμενος +1: Ορίζεται από το οργανόγραμμα ως το αμέσως ανώτερο ιεραρχικό επίπεδο σε σχέση με τον άμεσο προϊστάμενο. Χρήσιμο για περιπτώσεις όπου η διοίκηση θέλει να έχει συνολική εικόνα για τις αξιολογήσεις των τμημάτων.
Ομότιμος: Επιλέγεται χειροκίνητα από το HR ή τον δημιουργό του κύκλου. Ορίζεται οποιοσδήποτε εργαζόμενος ως αναγνώστης, αποκτώντας πρόσβαση σε όλες τις αξιολογήσεις του συγκεκριμένου κύκλου.
Ίδιος : Ο ίδιος ο αξιολογούμενος εργαζόμενος μπορεί να έχει ρόλο αναγνώστη, ώστε να βλέπει τα αποτελέσματα των αξιολογήσεών.
Μέσα από τον χάρτη αξιολογήσεων έχει υποστηριχθεί και η επεξεργασία του αναγνώστη ανά αξιολογούμενο.
Χρήστες HCM
Πλέον, η αδειοδότηση χρηστών HCM μπορεί να γίνεται απευθείας από το Payroll, χωρίς να απαιτείται διαδικασία μέσω Cloudstore.
Φόρμα αξιολόγησης
Πορεία αξιολόγησης
Στο πάνω μέρος της φόρμας εμφανίζονται οι αξιολογητές με την σειρά που έχουν κληθεί να αξιολογήσουν. Κάθε αξιολογητής έχει συγκεκριμένη κατάσταση (π.χ. Υποβλήθηκε, Σε επεξεργασία ή κενό αν δεν έχει ξεκινήσει). Εφόσον η αξιολόγηση προηγούμενου αξιολογητή δεν έχει υποβληθεί, ο επόμενος εμφανίζεται ως μη διαθέσιμος (disabled) και δεν μπορεί να ξεκινήσει. Ανάλογα με τις παραμετρικές ρυθμίσεις του συστήματος, ο χρήστης μπορεί να βλέπει είτε μόνο τα δικά του δεδομένα είτε και την πρόοδο/σχόλια άλλων αξιολογητών.
Συνοπτική καρτέλα
Στους χρήστες του HCM, στο αριστερό και πάνω μέρος της φόρμας αξιολόγησης, εμφανίζεται μία συνοπτική εικόνα των στοιχείων του αξιολογούμενου. Εκεί, εμφανίζονται τα βασικά στοιχεία του αξιολογούμενου όπως η θέση εργασίας του, η εταιρεία στην οποία εργάζεται και η ημερομηνία πρόσληψής του. Επιπλέον, εμφανίζεται το όνομα του κύκλου αξιολόγησης, η βαθμολογία (εφόσον ο κύκλος είναι ολοκληρωμένος) και η κατάσταση του κύκλου.
Κύκλος αξιολόγησης
Βασικές πληροφορίες
Η εμφάνιση ή μη των απαντήσεων άλλων αξιολογητών καθορίζεται παραμετρικά στον κύκλο αξιολόγησης, με τις παρακάτω δυνατότητες:
Δυνατότητα εμφάνισης αξιολογήσεων: Η επιλογή αυτή καθορίζει την ορατότητα των απαντήσεων μεταξύ των αξιολογητών που συμμετέχουν στον ίδιο κύκλο. Δεν αφορά τη δυνατότητα επεξεργασίας, αλλά μόνο την προβολή των ήδη καταχωρημένων αξιολογήσεων. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι:
Μόνο το παρόν βήμα: Ο αξιολογητής βλέπει αποκλειστικά τις δικές του απαντήσεις, χωρίς καμία πρόσβαση σε στοιχεία που καταχωρήθηκαν από άλλους αξιολογητές.
Παρόν και προηγούμενα: Ο αξιολογητής μπορεί να δει τόσο τις δικές του απαντήσεις όσο και τα δεδομένα που έχουν καταχωρηθεί σε προηγούμενα βήματα της διαδικασίας, αποκτώντας έτσι καλύτερη εικόνα του πλαισίου στο οποίο κινείται.
Όλα τα βήματα: Ο αξιολογητής έχει πλήρη ορατότητα σε όλες τις αξιολογήσεις που έχουν καταχωρηθεί, ανεξάρτητα από το στάδιο στο οποίο βρίσκονται. Η επιλογή αυτή είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις που επιδιώκεται η διαφάνεια και η αμοιβαία κατανόηση μεταξύ όλων των εμπλεκομένων.
Σε κάθε περίπτωση, η δυνατότητα εμφάνισης δεν συνοδεύεται από δικαίωμα τροποποίησης των απαντήσεων άλλων αξιολογητών οι απαντήσεις προβάλλονται μόνο για ενημέρωση και αναφορά.
Απόκρυψη συγκεκριμένου αξιολογητή: Η λειτουργία αυτή κρύβει τις απαντήσεις του επιλεγμένου αξιολογητή από όλους τους υπόλοιπους αξιολογητές του κύκλου. Οι απαντήσεις του κρυφού αξιολογητή είναι ορατές μόνο στον ίδιο και στους χρήστες του HCM.
Επανυπολογισμός βαθμολογίας
Προστέθηκε νέο κουμπί επανυπολογισμού βαθμολογίας, το οποίο συστήνεται να χρησιμοποιούν οι χρήστες σε περιπτώσεις όπου, μετά τη δημοσίευση ενός κύκλου αξιολόγησης, έχουν πραγματοποιηθεί τροποποιήσεις στη φόρμα αξιολόγησης που χρησιμοποιεί ο συγκεκριμένος κύκλος.
Διαγραφή ενεξαρτήτως κατάστασης
Προστέθηκε η δυνατότητα διαγραφής κύκλου αξιολόγησης ανεξάρτητα από το state στο οποίο βρίσκεται. Η ενέργεια αυτή απαιτεί πολλή προσοχή, καθώς είναι μη αναστρέψιμη.
Αρχικοποίηση κύκλου
Προστέθηκε η δυνατότητα αρχικοποίησης ενός κύκλου που έχει δημοσιευτεί. Με την αρχικοποίηση αλλάζει η κατάσταση του κύκλου σε Πρόχειρο και παράλληλα διαγράφονται όλες οι φόρμες αξιολόγησης ακόμη και αν έχουν ήδη υποβληθεί. Η ενέργεια αυτή δεν μπορεί να αναιρεθεί.
Μαζικές ενέργειες
Προστέθηκαν δυνατότητες των παρακάτω μαζικών ενεργειών στους κύκλους αξιολόγησης:
Ακύρωση
Διαγραφή
Αρχικοποίηση
Γρήγορη εμφάνιση επιλεγμένων γραμμών
MyPortal – Αναδιάταξη μενού αξιολογήσεων
Στο MyPortal οι αξιολογήσεις πλέον οργανώνονται ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη, ώστε η πλοήγηση να είναι πιο ξεκάθαρη και λειτουργική. Ειδικότερα, εάν ο χρήστης έχει οριστεί ως Ίδιος (αυτοαξιολόγηση), η φόρμα εμφανίζεται στη σελίδα Αξιολογούμενος. Εάν είναι Αξιολογητής οποιουδήποτε τύπου (π.χ. Προϊστάμενος, Ομότιμος), οι αντίστοιχες φόρμες βρίσκονται στη σελίδα Αξιολογητής. Οι Προϊστάμενοι ομάδας διαθέτουν επιπλέον τη σελίδα Η ομάδα μου, όπου συγκεντρώνονται οι εκκρεμότητες και οι ολοκληρωμένες αξιολογήσεις των μελών τους. Στη σελίδα Τρίτες αξιολογήσεις προβάλλονται οι αξιολογήσεις στις οποίες ο χρήστης έχει οριστεί ως Αναγνώστης.
Παράλληλα, κάθε αξιολόγηση εμφανίζεται στις Εκκρεμότητες όσο ο κύκλος βρίσκεται σε επεξεργασία και μεταφέρεται αυτόματα στο Ιστορικό μόλις ολοκληρωθεί.
Νέο Report – Ανάλυση αποκλίσεων αξιολογητών
Η αναφορά αυτή επιτρέπει τη σύγκριση των απαντήσεων των αξιολογητών εντός ενός κύκλου αξιολόγησης. Ο σκοπός της είναι να αναδειχθούν οι αποκλίσεις ανά ερώτηση και ανά αξιολογούμενο, βοηθώντας στην ταυτοποίηση σημαντικών διαφορών στη βαθμολόγηση και στην αξιολόγηση της συνέπειας των αξιολογητών.
Στην κορυφή της αναφοράς παρέχονται πολλαπλά φίλτρα και επιλογές προβολής, ώστε ο χρήστης να μπορεί να εστιάσει στα δεδομένα που τον ενδιαφέρουν. Συγκεκριμένα, υπάρχει δυνατότητα φιλτραρίσματος ανά κύκλο αξιολόγησης, οργανόγραμμα, οργανωτική δομή, θέση εργασίας και ποσοστό απόκλισης από τον μέσο όρο. Επιπλέον, υποστηρίζεται φιλτράρισμα βάσει της κατάστασης υποβολών, όπως «Ακυρώθηκε», «Υποβλήθηκε», «Στάλθηκε πίσω» ή «Σε επεξεργασία».
Η αναφορά χρησιμοποιεί χρωματική κωδικοποίηση για να απεικονίσει την απόκλιση. Όταν η απάντηση είναι πάνω από τον μέσο όρο, εμφανίζεται πράσινη, ενώ όταν είναι κάτω από τον μέσο όρο, εμφανίζεται κόκκινη. Απαντήσεις που βρίσκονται κοντά στον μέσο όρο εμφανίζονται χωρίς χρωματισμό. Συμπληρώνοντας το ποσοστό απόκλισης από τον μέσο όρο 
, ο χρήστης μπορεί να ορίσει το όριο ποσοστού απόκλισης που θεωρεί σημαντικό, ώστε μόνο οι αποκλίσεις πάνω από αυτό το όριο να επισημαίνονται με χρώμα.
Η σελίδα περιλαμβάνει δυνατότητες φιλτραρίσματος και ομαδοποίησης, ώστε να διευκολύνεται η πλοήγηση και η στοχευμένη αναζήτηση:
In-line φίλτρα και αναζήτηση ανά στήλη για άμεσο εντοπισμό εγγραφών.
Ομαδοποίηση εγγραφών βάσει οποιασδήποτε στήλης (π.χ. ανά αξιολογητή).
Φίλτρα βάσει οργανογράμματος, για περιορισμό των αποτελεσμάτων σε συγκεκριμένες μονάδες ή ομάδες εργαζομένων.
Ελεύθεροι επαγγελματίες
Διορθώθηκε σφάλμα που εμπόδιζε την εμφάνιση των ελεύθερων επαγγελματιών ως αξιολογητών, τόσο κατά τη δημιουργία κύκλου αξιολόγησης όσο και στην επεξεργασία μέσω του χάρτη.
Βελτιώσεις στην εμπειρία του χρήστη
Πραγματοποιήθηκαν οι παρακάτω βελτιώσεις στο περιβάλλον χρήστη, με στόχο την πιο εύχρηστη και αποτελεσματική πλοήγηση:
Πίνακες
Σε όλους τους πίνακες της εφαρμογής είναι πλέον διαθέσιμα:
In-line filter για άμεσο φιλτράρισμα δεδομένων
In-line search για αναζήτηση σε συγκεκριμένη στήλη
Δυνατότητα εξαγωγής του πίνακα σε Excel
Επιλογέας στήλης με πρόσθετα διαθέσιμα πεδία για εμφάνιση (θέση εργασίας & υποκατάστημα)
Χάρτης αξιολόγησης
Στον χάρτη αξιολόγησης, προστέθηκε κόκκινο χρώμα ως προειδοποίηση ότι ο αξιολογητής δεν βρέθηκε και απαιτείται διαχείριση.
Επιπλέον, σε περίπτωση όπου ο κύκλος έχει ολοκληρωθεί εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα.
