Εταιρικές

Εταιρείες

Στην αρχική εγκατάσταση επιλέγουμε με διπλό κλικ την εγγραφή που υπάρχει ή κάνουμε επεξεργασία μιας διαμορφωμένης εταιρείας. Από την ίδια οθόνη, μπορούμε να επιλέξουμε και την προσθήκη νέας Εταιρείας.

Ή με διαμορφωμένες Εταιρείες :

Εάν ο χρήστης δεν έχει δικαιώματα διαχειριστή, δεν μπορεί να δημιουργήσει νέα Εταιρεία.

ΧΡΗΣΤΗΣ με δικαιώματα διαχειριστή

ΧΡΗΣΤΗΣ χωρίς δικαιώματα διαχειριστή

Η οθόνη επεξεργασίας αποτελείται από 3 σελίδες :

Εταιρικά δεδομένα : Στοιχεία της Εταιρείας & έδρας της επιχείρησης

ΚΑΔ : Κωδικοί δραστηριότητας της Εφορίας (χρησιμοποιούνται στο Εργάνη).

Με το + (1), προσθέτουμε δραστηριότητα και αντίστοιχα με τον κάδο διαγράφουμε (2) τον επιλεγμένο κωδικό. Κατά την καταχώρηση, μπορούμε να ορίσουμε εάν ο ΚΑΔ αφορά τον Κύριο Κωδικό Δραστηριότητας (3). Το πεδίο του Κύριου Κωδικού είναι διαθέσιμο σε όλες τις Δραστηριότητες, για την περίπτωση αλλαγής (4).

Η Τρίτη σελίδα αφορά τις Παραμέτρους της Εταιρείας και αναλύονται στην επόμενη παράγραφο.

Παράμετροι Εταιρείας Μισθοδοσίας

Οι παράμετροι Εταιρείας είναι χωρισμένα σε θεματικά tabs, ανάλογα την χρήση τους.

Μισθοδοσία, Ωρομέτρηση, Τράπεζες, Λογαριασμοί Υπηρεσιών, Email, SMS, Λογότυπο.

Μισθοδοσία

Γενικές

1.Σενάριο Μισθοδοσίας – Κανονική μισθοδοσία, θα αναφερθούμε αναλυτικά στα σενάρια.

2.Νομική μορφή ατομικής Εταιρείας – Ανάγκη να συμπληρωθεί μόνο εάν είναι ατομική, για χρήση στο αρχείο της ΑΠΔ

3.Τύπος επαφής – Ουσιαστικά συνδέουμε τους τύπους επαφής με τους αντίστοιχους εταιρικούς τύπους επαφής, για να χρησιμοποιηθούν ανάλογα.

4 Μισθολογικές

4.1.Διάστημα καταβολής αμοιβών ΔΣ – Εάν έχουμε μέλη ΔΣ, ορίζουμε το χρονικό διάστημα καταβολής αμοιβών ΔΣ (μήνας, τρίμηνο, εξάμηνο, έτος). Από την παράμετρο, δημιουργούνται ανάλογα και οι μισθοδοτικές περίοδοι

4.2.Ποσοστό επιδόματος ισολογισμού – Εάν είναι 80% ή διαφορετική πολιτική της Εταιρείας

4.3.Εφαρμογή ορίου αποζημίωσης απόλυσης – Εάν θα εφαρμοστεί το όριο στο μηνιαίο μισθό υπολογισμού της αποζημίωσης (ΗΑΕx8x30), επιλογή ΝΑΙ/ΟΧΙ

4.4.Διατήρηση των νυχτερινών στη κανονική άδεια – Επιλογή εάν στον εργαζόμενο διατηρηθούν οι ώρες νυχτερινών, που προκύπτουν από το ωράριο, στις ημέρες της κανονικής άδειας

4.5.Διατήρηση των νυχτερινών στην ασθένεια, με παρόμοιο τρόπο

4.6.Εκκαθάριση φόρου στην μισθοδοσία Δεκεμβρίου, ανεξάρτητα την φορολογική αντιμετώπιση στο Έτος

4.7.Αντίστοιχα εάν είναι ενεργοποιημένη η παράμετρος της εκκαθάρισης φόρου, να εξαιρεθούν οι νεοπροσληφθέντες

4.8.Χρήση μισθολογικών περιόδων Δώρων στις Χρεώσεις παροχών και Δάνεια

4.9.Επιλογή υπολογισμού των Δώρων Χριστουγέννων & Πάσχα, στους Εργαζόμενους με σύμβαση ορισμένου χρόνου, με βάση τις ημέρες πληρωμής που πραγματοποίησαν.

5 Λογιστικό Άρθρο

5.1.Στοιχεία άρθρου λογιστικής – Για την αποστολή του παραστατικού στο ERP, συμπληρώνουμε τον τύπο παραστατικού

5.2.Την σειρά του παραστατικού

5.3.Τον κωδικό συναλλασσόμενου του παραστατικού.

6 Αντιστοίχιση Κέντρων Κατανομής με τις Εταιρικές Διαστάσεις του ERP

Αντιστοίχιση των Κέντρων Κατανομής του WorkLife με τις Εταιρικές Διαστάσεις του ERP, για χρήση όπως πχ το λογιστικό άρθρο.

6.1.Αντιστοίχιση Κέντρου Κατανομής με Εταιρική Διάσταση Έργο

6.2.Αντιστοίχιση Κέντρου Κατανομής με Εταιρική Διάσταση Δραστηριότητα

6.3.Αντιστοίχιση Κέντρου Κατανομής με Εταιρική Διάσταση Εμπορικός Τομέας

6.4.Αντιστοίχιση Κέντρου Κατανομής με Εταιρική Διάσταση 1

6.5.Αντιστοίχιση Κέντρου Κατανομής με Εταιρική Διάσταση 2

6.6.Αντιστοίχιση Κέντρου Κατανομής με Κέντρο Κόστους.

7 Άδειες

Επιτρέπει τη χρήση του δικαιώματος κανονικής αδείας της 31/12 (για τους εργαζόμενους που χτίζουν το δικαίωμα).

8 Απολογιστική Δήλωση

Εξαίρεση προαναγγελίας μεταβαλλόμενων Ωραρίων και Υπερωριών, Απολογιστική Δήλωση Εργάνη. Συμπληρώνεται για νέους πελάτες, που ήδη βρίσκονται στην Απολογιστική.

9 Κείμενο Εκκαθαριστικού Σημειώματος

Δυνατότητα αποθήκευσης του κειμένου για το εκκαθαριστικό σημείωμα.

Το κείμενο του εκκαθαριστικού έρχεται ως προτεινόμενο, στην επιλογή Εκκαθαριστικό Σημείωμα στο Menu της Μισθοδοσίας :

Παράμετροι Εταιρείας Ωρομέτρησης

Στην ενότητα αυτή , θα αναλύσουμε τις παραμέτρους που σχετίζονται με την ωρομέτρηση και περιλαμβάνουν την λειτουργία της δωρεάν εφαρμογής Time In για τις σημάνσεις, τις σημάνσεις μέσω του My Portal, τις υποβολές των σημάνσεων, την εισαγωγή των σημάνσεων από τρίτα συστήματα ή αρχεία, τα alerts, γενικά την διαχείριση της ωρομέτρησης και της ψηφιακής κάρτας.

1 Μέθοδος Υποβολής κινήσεων Εισόδου / Εξόδου

Η μέθοδος αφορά την υποβολή των σημάνσεων στο ψηφιακό σύστημα Εργάνη, με πιθανές τιμές :

Α. Άμεσα (η υποβολή γίνεται άμεσα, μόλις καταγραφεί στη βάση δεδομένων)

Β. Χρονοπρογραμματισμένα (ανά 7 λεπτά υποβάλλονται μαζικά οι σημάνσεις που έχουν καταγραφεί στη βάση δεδομένων)

Γ. Κατά Απαίτηση (οι σημάνσεις βρίσκονται διαθέσιμες για υποβολή, στο menu των υποβολών Ψηφιακή Οργάνωση – Ψηφιακή κάρτα Εργασίας & ο χρήστης θα πρέπει να τις υποβάλει).

2 Ώρα έναρξης λήξης νυχτερινών

Οι παράμετροι καθορίζουν από ποια ώρα έως ποια ώρα, θα υπολογίζονται ώρες νυχτεριών που θα προκύψουν από τις σημάνσεις των εργαζόμενων. Οι προεπιλεγμένες τιμές είναι, ότι προβλέπει η νομοθεσία, ώρα έναρξης 22:00 και ώρα λήξης 06:00. Σκοπός των παραμέτρων είναι ο ακριβής ορισμός των ωρών που η Εταιρεία επιθυμεί να υπολογίζονται νυχτερινά, σύμφωνα με την πολιτική της.

Παράδειγμα βάρδιας 23:00 – 07:00 που η Εταιρεία επιθυμεί να αναγνωρίσει, 8 ώρες νυχτερινά αντί 7 της νομοθεσίας (έως 06:00), όπως και την 1 ώρα στην προηγούμενη βάρδια 15:00-23:00. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να οριστεί ώρα έναρξης υπολογισμού 22:00 και ώρα λήξης υπολογισμού 07:00.

3 Ημέρα & Ώρα έναρξης Αργίας και Ημέρα & Ώρα λήξης αργίας

Με την ίδια λογική των νυχτερινών, καθορίζουμε το χρονικό διάστημα που θα υπολογίζονται ώρες αργίας, που θα προκύψουν από τις σημάνσεις των εργαζόμενων. Οι προεπιλεγμένες τιμές είναι ως έναρξη Κυριακή 00:00 και λήξη Κυριακή 23:59. Οι δυνατές τιμές είναι για την έναρξη Σάββατο, Κυριακή και για την λήξη Κυριακή, Δευτέρα, ενώ στις ώρες από 00:00 έως 23:59.

Διευκρινίζεται ότι οι ημέρες δεν αφορούν αποκλειστικά Σάββατο, Κυριακή και Δευτέρα, αλλά αντιστοιχούν στην προηγούμενη, την ίδια και την επόμενη ημέρα Αργίας.

Παράδειγμα εφαρμογής με πολιτική Εταιρείας 24χ7, να υπολογίζει ώρες Αργίας από το βράδυ του Σαββάτου ως το τέλος της νυχτερινής βάρδιας της Κυριακής (λήξη Δευτέρα 06:00).

Οι παράμετροι θα είχαν σε αυτή την περίπτωση, Ημέρα έναρξης Αργίας Σάββατο & ώρα έναρξης 22:00 και Ημέρα λήξης Αργίας Δευτέρα και ώρα λήξης 06:00.

4 Προκαθορισμένη Αιτιολογία εκπρόθεσμης δήλωσης

Σκοπός της παραμέτρου είναι ο ορισμός της προεπιλεγμένης τιμής αιτιολογίας, έτσι ώστε σε περίπτωση υποβολής εκπρόθεσμης δήλωσης να μην χρειάζεται ενέργεια από τον Χρήστη.

Οι διαθέσιμες τιμές είναι ότι προβλέπει το Εργάνη και προφανώς το “καμία Ενέργεια” :

Α. Καμία

Β. Πρόβλημα στην ηλεκτροδότηση / τηλεπικοινωνίες

Γ. Πρόβλημα στα συστήματα του Εργοδότη

Δ. Πρόβλημα σύνδεσης με το πληροφοριακό σύστημα Εργάνη.

Εάν δεν έχει επιλεχτεί ενέργεια από Β,Γ,Δ, θα πρέπει ο χρήστης κατά την υποβολή να επιλέξει αιτιολόγηση για την εκπρόθεσμη δήλωση.

5 Εξαίρεση υποβολής καταγραφών ωρομέτρησης από εισαγωγή Αρχείου

Η παράγραφος καθορίζει αν οι καταγραφές που προκύπτουν από εισαγωγή αρχείου (πχ ιστορικοί λόγοι, υποβολή από άλλα συστήματα) θα εξαιρούνται από υποβολή στο Π.Σ. Εργάνη.

Η προεπιλεγμένη τιμή είναι ΟΧΙ.

6 Διεύθυνση παραλήπτη ειδοποιήσεων

Αφορά την ηλεκτρονική διεύθυνση που θα αποστέλλονται οι ειδοποιήσεις που αφορούν τις σημάνσεις και την ωρομέτρηση.

7 Πεδίο εναλλακτικού τρόπου καταγραφής

Η παράμετρος καθορίζει τον εναλλακτικό τρόπο ταυτοποίησης του Εργαζόμενου, από την Web εφαρμογή μας Time In. Με προεπιλεγμένη τιμή τον κωδικό του Εργαζόμενου, οι άλλες δυνατές τιμές είναι το ΑΦΜ και το ΑΜΚΑ.

8 Alerts

Στις παραμέτρους ανοχής αποστολής alert προσέλευσης αποχώρησης, σκοπός είναι ο περιορισμός τους και η αποφυγή αποστολών για μικρές αποκλίσεις στα ωράρια.

Οι τιμές είναι σε λεπτά με προτεινόμενη τιμή τα 15’. Οι παράμετροι είναι +, - σε σχέση με το ωράριο και ως παράδειγμα για ωράριο 09:00-17:00 και συμπληρωμένη παράμετρο με 15’ για την προσέλευση , το email θα αποσταλεί εάν είναι πριν από 08:45 ή μετά από 09:15.

Στην παραμετροποίηση μπορούμε να δηλώσουμε εάν θα συμμετέχει & η ευέλικτη προσέλευση (default ΝΑΙ), προφανώς εάν έχει ο εργαζόμενος.

Στην περίπτωση αυτή (επιλογή να συμμετέχει), εάν η ανοχή είναι > της ευέλικτης τότε η αποστολή γίνεται σε σχέση με την ανοχή. Εάν η ευέλικτη είναι μεγαλύτερη της ανοχής τότε, σε καθυστερημένη προσέλευση η αποστολή γίνεται με την λήξη της ευέλικτης (πχ ανοχή 15’, ευέλικτη 60’, η αποστολή θα γίνει μετά τα 60’. Στην αποχώρηση και στην περίπτωση που η ευέλικτη είναι μεγαλύτερη της ανοχής, η αποστολή θα γίνει με ευέλικτη (πραγματική) + ανοχή (πχ ανοχή 15’, ευέλικτη 60’, ωράριο 09:00-17:00 και προσέλευση 09:50, η αποστολή θα γίνει μετά την 18:05 (17:50+15’).

9 ‘Έλεγχος λανθασμένης καταγραφής αποχώρησης αντί προσέλευσης (με βάση το ωράριο)

Με τον έλεγχο λανθασμένης καταγραφής, σε συνδυασμό με το όριο ελέγχου πριν την ώρα έναρξης ωραρίου, αντιμετωπίζεται η λανθασμένη σήμανση αποχώρησης αντί προσέλευσης.

Η παράμετρος καθορίζει αν θα χρησιμοποιηθεί το ωράριο για έλεγχο διπλής καταγραφής αποχώρησης, με προτεινόμενη τιμή ΝΑΙ.

Με την ενεργοποίηση εμποδίζεται η καταγραφή αποχώρησης, χωρίς να έχει γίνει προηγουμένως καταγραφή προσέλευσης με βάση το ωράριο και αν η διαφορά από την προηγούμενη αποχώρηση είναι πάνω από 12 ώρες.

Το όριο ελέγχου πριν την ώρα έναρξης ωραρίου, ορίζει την διαφορά λεπτών όπου θα αποτρέψει τον εργαζόμενο για σήμανση αποχώρησης χωρίς προσέλευση.

Με το όριο ελέγχου δεν επιτρέπετε αποχώρηση αν δεν υπάρχει προσέλευση , με ορισμό λεπτών (π.χ. 60’ ή 120’ προς τα πίσω) σε σχέση με το ωράριο του. Με αυτό το τρόπο καλύπτεται η περίπτωση για την προσέλευση ενώ συνδυαστικά με τον έλεγχο λανθασμένης καταγραφής και του ελέγχου 12ωρου (έλεγχος ημέρας) συνεχίζει και καλύπτεται και η αποχώρηση (δεν μπορεί να επιλέξει προσέλευση αντί αποχώρηση).

Με την ενεργοποίηση της παραμέτρου Αυτόματης μετατροπής λανθασμένης καταγραφής αποχώρησης σε προσέλευση, η σήμανση θα μετατραπεί από το σύστημα, δεν θα εμφανιστεί μήνυμα λάθους στον εργαζόμενο (θα ενημερωθεί για την αλλαγή της σήμανσης) και δεν θα χρειαστεί να ξανακάνει την διαδικασία σήμανσης. Η προεπιλεγμένη τιμή είναι ΟΧΙ.

Και οι 3 παράμετροι χρησιμοποιούνται για την διαδικασία ελέγχου διπλών καταγραφών και εκτελούνται σε κάθε προσπάθεια σήμανσης.

Συνοπτικά η διαδικασία ελέγχου των διπλότυπων καταγραφών, λειτουργεί ως εξής :

1. Εντοπισμός προηγούμενης καταγραφής για τον εργαζόμενο ανεξαρτήτου χρόνου.

2. Αν είναι ίδιου τύπου με την νέα καταγραφή γίνονται οι εξής έλεγχοι:

   1. Αν η διαφορά σε ώρες είναι μικρότερη ή ίση των 12 ωρών:

      1. Αν είναι προσέλευση, εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος διπλής προσέλευσης.

      2. Αν είναι αποχώρηση, εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος διπλής αποχώρησης.

   2. Αλλιώς αν η καταγραφή είναι αποχώρηση:

      1. Αν ο χρήστης έχει ορίσει την παράμετρο χρήσης του ωραρίου και ο εργαζόμενος έχει ωράριο:

         1. Γίνεται υπολογισμός διαφοράς ώρας νέας καταγραφής με την ώρα της τελευταίας καταγραφής που βρίσκεται στη βάση για τον εργαζόμενο.

         2. Αν η διαφορά είναι μικρότερη ή ίση των λεπτών που έχει ορίσει στη παράμετρο:

            1. Αν ο χρήστης έχει ορίσει να γίνεται αυτόματη αλλαγή, γίνεται αυτόματη αλλαγή τύπου καταγραφής σε προσέλευση και η καταγραφή αποθηκεύεται στη βάση, ενημερώνοντας τον εργαζόμενο για την αυτόματη μετατροπή της καταγραφής.

            2. Αλλιώς, εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος διπλής αποχώρησης

   3. Αλλιώς, γίνεται αποθήκευση της καταγραφής στη βάση.

3. Αλλιώς, γίνεται αποθήκευση της καταγραφής στη βάση.

10 Εξαίρεση υποβολής καταγραφών ωρομέτρησης από My Portal

Η παράμετρος καθορίζει αν η δυνατότητα που προσφέρεται με το My Portal (Self Service), για καταγραφή ωρομέτρησης, θα εξαιρούνται από τις υποβολές στο Π.Σ. Εργάνη. Η προεπιλεγμένη τιμή είναι ΝΑΙ.

11 Επέκταση ορίου ταιριάσματος καταγραφών

Η παράμετρος καθορίζει τις ώρες που θα επεκταθεί το όριο διαφοράς ταιριάσματος, μεταξύ προσέλευσης και αποχώρησης. Το όριο είναι καθορισμένο στις 13 ώρες, η προεπιλεγμένη τιμή της παραμέτρου είναι 0 και οι ώρες μπορούν να φτάσουν τις 7.

12 Χρήση αντιστοίχισης υποκαταστημάτων εταιρείας ομίλου

Σε περιπτώσεις πολλαπλών Εταιρειών και χρήσης του Time In κάποιας Εταιρείας και υποκαταστήματος και από υποκαταστήματα άλλης Εταιρείας, η παράμετρος καθορίζει αν θα πρέπει να διαφοροποιηθεί ο εναλλακτικός τρόπος καταγραφής (7). Αυτό θα πρέπει να γίνει πχ εάν έχουμε κοινούς κωδικούς εργαζόμενων, στις διαφορετικές Εταιρείες. Λόγω της δυνατότητας να έχουμε κοινούς κωδικούς στις Εταιρείες, θα πρέπει να οριστεί ως εναλλακτικός τρόπος καταγραφής κάποιος από τους άλλους διαθέσιμους (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ). Έτσι μόλις ενεργοποιηθεί η παράμετρος, υποχρεωτικά πλέον ο εναλλακτικός τρόπος θα πρέπει να είναι ένας από τους άλλους δυο διαθέσιμους (ΑΦΜ,ΑΜΚΑ), χωρίς να χρειάζεται να δηλωθεί στις άλλες Εταιρείες.

13 Πρότυπο εισαγωγής καταγραφών ωρομέτρησης

Αυτό το πρότυπο δημιουργείται με τις επιλογές που έχουν γίνει από τον χρήστη και στη συνέχεια είναι διαθέσιμο για χρήση, στην Ωρομέτρηση Παραμετροποίηση Εισαγωγή Αρχείου, ως παραμετροποιημένο πρότυπο εισαγωγής (επιλογή 3).

Διαμόρφωση του προτύπου :

Διαχωριστής 1: Επιλογή χαρακτήρα με τον οποίο θα γίνεται ο διαχωρισμός των πληροφοριών για κάθε καταγραφή.

Θέσεις 2: Η σειρά με την οποία εμφανίζεται κάθε απαραίτητη πληροφορία καταγραφής.

Αριθμός ψηφίων 3: Δηλώνει τον αριθμό των ψηφίων που αφορούν το Card ID του εργαζόμενου. Αν αυτό έχει ορισθεί θα πρέπει να συμπληρωθεί και η επιλογή «Από».

Από 4: Δηλώνει από που θα ξεκινά η διαδικασία ανάγνωσης των ψηφίων του Card ID. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι «Την αρχή» και «Το τέλος».

Συνδυάζοντας τα δύο παραπάνω μπορεί να καθοριστεί σε ποιο σημείο ορίζεται το Card ID του εργαζόμενου σε περίπτωση που η ακολουθία των χαρακτήρων για Card ID είναι παραπάνω από την πραγματική τιμή.

Παράδειγμα:

01253355

Σύνολο χαρακτήρων: 8

Card ID: 3355 (4 τελευταία ψηφία από τα 8)

Για να αναγνωριστεί αυτό το Card ID θα πρέπει να έχει επιλεγεί ως Αριθμός ψηφίων το 4 και ως Από η τιμή «Το τέλος».

Τιμή προσέλευσης 5: Καθορίζεται ποια τιμή στη θέση τύπου καταγραφής θα χαρακτηρίζει την γραμμή ως προσέλευση.

Τιμή αποχώρησης 6 : Καθορίζεται ποια τιμή στη θέση τύπου καταγραφής θα χαρακτηρίζει την γραμμή ως αποχώρηση.

Ενοποίηση ημερομηνίας και ώρας 7: Καθορίζει αν η ημερομηνία και η ώρα καταγραφής θα βρίσκονται σε μία θέση ή ξεχωριστά μεταξύ τους. Εάν το επιλέξουμε και είναι ενοποιημένα τότε έχουμε τις εξής ρυθμίσεις :

Μορφή ημερομηνίας και ώρας: Καθορίζει την μορφή με την οποία υπάρχει στο αρχείο εισαγωγής η ημερομηνία και ώρα καταγραφής.

Εάν δεν επιλέξουμε ενοποίηση ημερομηνίας και ώρας, τότε (8) ορίζουμε τις θέσεις ημερομηνίας και ώρας και την μορφή με την οποία υπάρχει στο αρχείο εισαγωγής η ημερομηνία και η ώρα αντίστοιχα. Οι διαθέσιμες μορφές είναι οι αντίστοιχες με την ενοποιημένη αλλά λόγω της διάσπασης μπορούν να παραχθούν περισσότεροι συνδυασμοί.

Ανάρτηση δοκιμαστικού αρχείου 9: Ανάλογα με τη σωστή ή ελλιπής παραμετροποίηση το πλαίσιο γύρο από την Ανάρτηση δοκιμαστικού αρχείου θα γίνει πράσινο ή κόκκινο αντίστοιχα. Στην επιλογή αυτή μπορεί να γίνει ανάρτηση ενός δοκιμαστικού αρχείου ώστε να γίνει έλεγχος αν η παραμετροποίηση που πραγματοποιήθηκε αντιστοιχεί με αυτή που απαιτείται. Αν η παραμετροποίηση έχει γίνει σωστά θα εμφανιστούν σε popup οι καταγραφές προς εισαγωγή.

Παράμετροι Εταιρείας Άλλα

Τράπεζες

Συμπληρώνονται τα απαραίτητα πεδία ανάλογα την Τράπεζα, που θα γίνεται η πληρωμή της μισθοδοσίας.

Λογαριασμοί υπηρεσιών

Στην ενότητα αυτή, καταχωρούμε τους εταιρικούς λογαριασμούς (1), για αυτόματες υποβολές όπου υποστηρίζεται (Εργάνη).

Για το Εργάνη, υπάρχει η δυνατότητα ελέγχου της σύνδεσης καθώς και επιλογής του δοκιμαστικού περιβάλλοντος Εργάνη.

Προσοχή η επιλογή του δοκιμαστικού περιβάλλοντος είναι για δοκιμές και αν έχει επιλεχτεί , όλες οι υποβολές θα οδηγούνται στο δοκιμαστικό – test περιβάλλον του Εργάνη.

Η ενότητα με τους λογαριασμούς Υπηρεσιών και της συνδρομής, ανήκει στην ομάδα των ευαίσθητων δεδομένων. Εάν ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα προβολής των ευαίσθητων δεδομένων δεν έχει πρόσβαση. Για τον ίδιο λόγο προστέθηκε στην σελίδα ξεχωριστή επιλογή (3) για αποθήκευση των λογαριασμών, σε περίπτωση αλλαγής για τους χρήστες με δικαιώματα. Άρα για την αποθήκευση δεδομένων και αλλαγών σε αυτή τη σελίδα, πρέπει να επιλέγουμε την αποθήκευση των λογαριασμών (3), και όχι όπως στις υπόλοιπες παραμέτρους την Αποθήκευση παραμέτρων.

ΧΡΗΣΤΗΣ χωρίς δικαιώματα προβολής ευαίσθητων δεδομένων :

Στις παραμέτρους δεν υπάρχει η επιλογή Λογαριασμοί Υπηρεσιών :

Στην ίδια οθόνη, έχουμε πληροφόρηση για την συνδρομή και την ενεργοποίηση Add on’s από Entersoft Cloud (2). Μπορούμε να πληροφορηθούμε το GID της συνδρομής, αν είναι ενεργοποιημένη η δωρεάν εφαρμογή έκδοσης ψηφιακής κάρτας Passbook και το token για επικοινωνία με το ERP.

E mail

Στην ενότητα αυτή γίνεται η παραμετροποίηση για την αποστολή email από την εφαρμογή.

Δίνονται οι δυνατότητες του SBS Service και του SMTP.

SBS Service (1)

Η υπηρεσία SBS Service προσφέρεται Δωρεάν με κάθε συνδρομή και πολύ εύκολα ενημερώνουμε τις παραμέτρους της. Ουσιαστικά τα ζητούμενα είναι το τι θέλουμε να εμφανίζεται ως αποστολέας (3), διαφορετικά εμφανίζεται το payroll@entersoft.gr, και ένα λογαριασμό email που θα δέχεται τα απαντητικά email (4) και την πρώτη φορά θα λάβει και το email επαλήθευσης (5), για την εγγραφή στην υπηρεσία.

Μπορούμε να ορίσουμε το κείμενο για το email του εκκαθαριστικού σημειώματος (6) και αν επιθυμούμε το προσωπικό email ως κύριο (7). Εάν οριστεί πλέον οι αποστολές θα γίνονται στο προσωπικό email, που ορίζεται στο tab Προσωπικά Στοιχεία του Εργαζόμενου.

SMTP (2)

Εάν οριστεί το SMTP ως τρόπος αποστολής, θα πρέπει να συμπληρωθούν οι αντίστοιχες τιμές στα πεδία :

SMS

Στην ενότητα αυτή ορίζουμε τις παραμέτρους, για την αποστολή SMS από μια λίστα παρόχων που υποστηρίζονται.

Εκτός του πάροχου (1), θα πρέπει να οριστούν το User ID (2), το κλειδί σύνδεσης που παράχθηκε από τον πάροχο και το Sender ID (4) το οποίο δίνει ο πάροχος.

Λογότυπο

Εισαγωγή του λογότυπου, για χρήση στο εκκαθαριστικό σημείωμα και σε βεβαιώσεις.

Τέλος στην οθόνη της Παραμετροποίησης της Εταιρείας, δεξιά στην οθόνη μας για οποιαδήποτε αλλαγή επιλέγουμε την Αποθήκευση παραμέτρων και έχουμε την δυνατότητα στο ίδιο σημείο να εκτελέσουμε Επανεκκίνηση της Cache. Υπενθυμίζουμε ότι για τους λογαριασμούς υπηρεσιών υπάρχει διαφορετική αποθήκευση.

Υποκαταστήματα

Στην αρχική εγκατάσταση επιλέγουμε με διπλό κλικ την εγγραφή που υπάρχει (1), η οποία δημιουργείται με την Εταιρεία με περιγραφή Κεντρικά Έδρας και τύπο Έδρα. Στην ίδια οθόνη μπορούμε να επεξεργαστούμε διαμορφωμένα υποκαταστήματα(2). Από την ίδια οθόνη, μπορούμε να επιλέξουμε και την προσθήκη νέου υποκαταστήματος(3).

Ή με διαμορφωμένα Υποκαταστήματα :

Κατά την επεξεργασία ή προσθήκη νέου υποκαταστήματος, η οθόνη διαμόρφωσης εκτός από τα προφανή, περιλαμβάνει πεδία που πρέπει να συμπληρώνονται για τις αντίστοιχες υποβολές και τα σημαντικότερα αναλύονται παρακάτω :

1.Κωδικός υποκαταστήματος (Προσοχή δεν είναι ο κωδικός κατά ΕΦΚΑ, χωρίς να μας περιορίζει στην κοινή χρήση)

2. Έδρα ή υποκατάστημα

3. Γεωγραφική ζώνη – Νομός – Δήμος – Πόλη κατά ΕΡΓΑΝΗ (σύμφωνα με τους πίνακες τους)

4. ΣΕΠΕ

5. ΟΑΕΔ

6. Υποκατάστημα κατά ΕΦΚΑ (& κωδικός υποκαταστήματος για χρήση στο ΕΡΓΑΝΗ)

7. Υπηρεσία ΕΦΚΑ

8. Σειρά Παραστατικού (συμπληρώνεται εάν θέλουμε ξεχωριστό λογιστικό άρθρο για το υποκατάστημα).

Στην λίστα των υποκαταστημάτων και στην επιλογή «Αλλαγή ΚΑΔ», ορίζουμε τους ΚΑΔ (εφορίας = Εργάνη) του υποκαταστήματος από τους διαθέσιμους ΚΑΔ της Εταιρείας (1). Επιλέγουμε ανάλογα την περίπτωση, με το βελάκι, τις δραστηριότητες και ποιος είναι ο κύριος ΚΑΔ του υποκαταστήματος.

Τέλος στην λίστα των υποκαταστημάτων, μπορούμε να διαχειριστούμε τις αργίες (1) του υποκαταστήματος με εξαίρεση (2) ή προσθήκη (3), από τις επίσημες και προαιρετικές αργίες (4).

Με την επιλογή των υποκαταστημάτων (5), μπορεί η ενέργεια να γίνει και μαζικά.

Πρότυπες Συμβάσεις

Με την διαδικασία μπορούμε να δημιουργήσουμε Συμβάσεις Εργασίας, από πρότυπα σε word και διαθέσιμα πεδία σε μορφή merge. Διευκρινίζεται ότι τα πρότυπα θα πρέπει να αποθηκευτούν τοπικά ώστε να μπορούν να «ανέβουν» στην συνδρομή, όπως επίσης να έχετε στην διάθεση σας το excel με τις διαθέσιμες τιμές των πεδίων.

Ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει και να χρησιμοποιήσει οποιοδήποτε template επιθυμεί.

Παράδειγμα Word template με χρήση διαθέσιμων πεδίων:

Αφού έχουμε δημιουργήσει τα πρότυπα word files ή χρησιμοποιούμε τα έτοιμα πρότυπα, καταχωρούμε τα πρότυπα ανά κατηγορία (Σύμβαση Εργασίας, τροποποιητική Σύμβαση, Σύμβαση ΕΡΓΑΝΗ, Βασικοί όροι ΕΡΓΑΝΗ).

Μπορούμε να δημιουργήσουμε πολλά πρότυπα ανά κατηγορία (πχ Σύμβαση Αορίστου χρόνου, Σύμβαση Ορισμένου χρόνου κλπ.).

Πολιτικές Απασχόλησης

Οι πολιτικές απασχόλησης είναι πολύ σημαντικές για την εφαρμογή, γιατί διαμορφώνουν τον τρόπο συμπεριφοράς με βάση την απασχόληση, τον υπολογισμών της μισθοδοσίας, των ασφαλιστικών κλπ.

Στις πολιτικές ορίζουμε τον τρόπο απασχόλησης των εργαζομένων (πχ 5μερο, 6μερο, μερική, πλήρης), τους τύπους μισθοδοσίας που συμμετέχουν (πχ κανονική, δώρα), τους τύπους αποδοχών (πχ κανονική, νυχτερινά, πρόσθετες αποδοχές) , τις περιπτώσεις διαφοροποίησης & υπολογισμού με συμφωνημένο, επιπλέον (ή & εξ ’ελευθεριότητας) ή νόμιμο μισθό/ημερομίσθιο (πχ νυχτερινά) και τη δυνατότητα για υπολογισμό τύπου αποδοχής με πρόσθετο ποσοστό σε σχέση με το νόμιμο.

Δίνεται επίσης η δυνατότητα διαφοροποίησης & υπολογισμού σε ειδικές περιπτώσεις, όπως είναι οι σταθερές ημέρες σε ημερομίσθιους, ο υπολογισμός της μισθοδοσίας με αναλογία 1,2 στις εργάσιμες, οι καθηγητές, η μισθοδοσία σε ώρες αντί ημέρες σε μερική απασχόληση.

Ακόμα μπορούμε να καθορίσουμε τον τρόπο υπολογισμού των ασφαλιστικών ημερών σε μερική απασχόληση, βάσει εργάσιμων ημερών ή πληρωτέων ημερών.

Στην αρχική παραμετροποίηση έχουν δημιουργηθεί πολιτικές που καλύπτουν τις πιο συχνές περιπτώσεις.

Συστήνεται η δημιουργία τόσων πολιτικών όσων είναι οι διαφορετικές περιπτώσεις. Το ίδιο ισχύει και για ειδικές περιπτώσεις, όπως είναι τα μέλη Δ.Σ.

Χρησιμοποιήστε την επιλογή Νέο με Αντιγραφή μιας παραπλήσιας πολιτικής και επεξεργαστείτε ανάλογα.

Κάθε πολιτική απασχόλησης αποτελείτε από δυο πίνακες, που συμπληρώνονται ξεχωριστά.

Με τις επιλογές + ή νέο με αντιγραφή (1), δημιουργούμε νέα πολιτική απασχόλησης, ενώ με την επιλογή Επεξεργασία (2), διαχειριζόμαστε την επιλεγμένη πολιτική.

Στον πρώτο πίνακα και ανάλογα των επιλογών μας, ενεργοποιούνται πεδία που θα δούμε αναλυτικά :

Πλήρης Μισθωτός 5μερος

Το πρώτο μας παράδειγμα, αφορά πολιτική για μισθωτό πλήρους απασχόλησης 5μερο :

1. Επεξεργασία για διαχείριση της επιλεγμένης εγγραφής

2. Κωδικός – περιγραφή πολιτικής απασχόλησης

3. Αμοιβή (Μηνιαίος μισθός, ημερομίσθιο, ωρομίσθιο, μέλος ΔΣ)

4. Απασχόληση (Πλήρης, Μερική, Εκ περιτροπής, Διαλείπουσα)

5. Εβδομαδιαίες ώρες εργασίας

6. Ημερήσιες ώρες εργασίας (για 5μερη 6μερη πλήρη απασχόληση συμπληρώνεται αυτόματα)

7. Πενθήμερη εργασία επιλογή=ΝΑΙ , όχι επιλογή= Εξαήμερη εργασία (σε Εκ περιτροπής & Διαλείπουσα συμπληρώνεται σύμφωνα με τον αντίστοιχο πλήρη συγκρίσιμο εργαζόμενο)

8. Εργασία όλη την εβδομάδα (ΝΑΙ/ΟΧΙ)

9. Υπολογισμός βάσει αναλογίας 1,2 στις εργάσιμες (θα αναλυθεί παρακάτω).

Τέλος έχουμε την επιλογή να χαρακτηρίσουμε την πολιτική ανενεργή.

Με κλικ στην επιλεγμένη πολιτική αναπτύσσονται οι τιμές-λεπτομέρειες του δεύτερου πίνακα, που έχουν σχέση με τους τύπους μισθοδοσίας και τύπους αποδοχής της πολιτικής και αποτελούνται :

1. Επεξεργασία (επιλογή για προσθήκη, επεξεργασία, διαγραφή)

2. Τύπος Μισθοδοσίας ( όπως κανονική, επιδομάτων δώρων, αναδρομικών, αμοιβών μελών ΔΣ, bonus προγενέστερης περιόδου κλπ.)

3. Τύπος Αποδοχών ( κανονική, κανονική άδεια, ασθένειες, διαθεσιμότητα, νυχτερινά, αργίες, Κυριακές, υπερωρίες, αμοιβές εκτός έδρας, bonus, απουσίες, επίδομα ισολογισμού, κλπ.)

4. Πρόσθετο ποσοστό αμοιβής (καταχώρηση του επιπλέον ποσοστού που επιθυμούμε)

5. Είδος μισθού : συμφωνηθέν, επιπλέον (συμφωνηθέν και εξ ’ελευθεριότητας), νόμιμος.

Για την διευκόλυνση των καταχωρήσεων και την επιλογή των τύπων αποδοχών, δίνεται η δυνατότητα πολλαπλής επιλογής (multi select) των τύπων αποδοχών.

Οι επιλογές 4 & 5, αφορούν αντίστοιχους υπολογισμούς όπως είναι π.χ. τα νυχτερινά. Εάν ο τύπος αποδοχών είναι ποσά όπως πχ bonus, δεν συμμετέχουν προφανώς στον υπολογισμό.

Τύπος αποδοχών Bonus

Ανάλογα τον τύπο αποδοχών, έχουμε επιπλέον επιλογές. Παράδειγμα στον τύπο αποδοχών bonus (1), μπορούμε να δηλώσουμε εάν θα συμμετέχει στα Δώρα (2) και τον τρόπο φορολόγησης (3), με τακτική ή έκτακτη φορολόγηση.

Τα ίδια ισχύουν και στα custom Bonus, που μπορεί να έχε ορίσει ο χρήστης τα οποία πρέπει και αυτά να ενσωματωθούν στην πολιτική απασχόλησης που επιθυμούμε :

Ακολουθούν ιδιαίτερες περιπτώσεις και δυνατότητες διαφοροποίησης, μέσω της Πολιτικής Απασχόλησης, για τον τρόπο υπολογισμού της μισθοδοσίας καθώς και των Ασφαλιστικών ημερών.

Σταθερές «ημέρες» σε ημερομίσθιους

Δυνατότητα επιλογής, στους ημερομίσθιους για σταθερή μισθοδοσία 26 πληρωτέων ημερών σε όλους τους μήνες (αντί 24,25,26,27) ή 25 πληρωτέες ημέρες. Αντίστοιχα ο εργαζόμενος μερικής απασχόλησης, με επιλογή σταθερών ημερών και ασφάλιση με εργάσιμες θα έχει σταθερά 22 ασφαλιστικές ημέρες.

Και αντίστοιχα ο εργαζόμενος μερικής με ασφάλιση βάση εργάσιμων ημερών :

Υπολογισμός με ώρες απασχόλησης

Δυνατότητα επιλογής υπολογισμού της αμοιβής, στην μερική απασχόληση, με ώρες αντί ημέρες.

Υπολογισμός Ασφαλιστικών με εργάσιμες ημέρες

Δυνατότητα καθορισμού του τρόπου υπολογισμού των ασφαλιστικών ημερών, σύμφωνα με τις Εργάσιμες ημέρες.

Μισθοδοσία με αναλογία 1.2 στις εργάσιμες

Δυνατότητα επιλογής, για υπολογισμό μισθοδοσίας με σταθερή αναλογία 1.2 στις εργάσιμες. Με τον ίδιο συντελεστή θα υπολογιστούν και οι αποδοχές κανονικής αδείας. Όταν έχει επιλεχθεί ο υπολογισμός με συντελεστή 1.2, μπορούμε να ορίσουμε εάν & οι ημέρες ασθένειας θα υπολογιστούν με τον ίδιο συντελεστή ή με 1.

Ενημέρωση ημερολογίου και υπολογισμός μισθοδοσίας (Ιούλιος 2024, ημερομίσθιο 48,00 και 23χ1,2=27,6 πληρωτέες ημέρες) :

Αποτελέσματα (27,6 χ 48) :

Παράδειγμα με ασθένεια χ1 (20x1,2 + 3x1 =27)

Παράδειγμα με ασθένεια χ1,2

Εάν στην πολιτική μας δεν έχουμε ορίσει κάποιο τύπο αποδοχής, τότε για τους εργαζόμενους που ανήκουν σε αυτήν δεν μπορεί να υπολογιστεί μισθοδοσία για αυτό το τύπο αποδοχής (με ανάλογο μήνυμα).

Λογαριασμοί λογιστικού άρθρου

Στην αρχική παραμετροποίηση, έχουν καταχωρηθεί οι λογαριασμοί γενικής λογιστικής που χρησιμοποιούνται στο λογιστικό άρθρο της μισθοδοσίας, τους οποίους μπορούμε να επεξεργαστούμε, να διαγράψουμε (1) ή να δημιουργήσουμε νέους (2).

Στον ίδιο πίνακα , μπορούμε να αντιστοιχήσουμε τον κωδικό ERP (3) αν διαφέρει (πχ ειδικοί λογαριασμοί EBS). Οι λογαριασμοί και οι αντιστοιχήσεις, θα χρησιμοποιηθούν στην αποστολή του λογιστικού άρθρου στο ERP (Api).

Παράμετροι λογιστικού άρθρου

Στις παραμέτρους λογιστικού άρθρου, ομαδοποιούνται ανά τύπο αμοιβής οι λογαριασμοί που έχουμε από το προηγούμενο βήμα, με σκοπό την δημιουργία του λογιστικού άρθρου. Με την αρχική παραμετροποίηση έχουμε έτοιμα σενάρια για αμοιβές με μισθούς, ημερομίσθιους και μέλη ΔΣ (1). Με την επεξεργασία (2) μπορούμε να διαφοροποιηθούμε ή να δημιουργήσουμε νέες σχέσεις, ενώ με την επιλογή + ή νέο με αντιγραφή δημιουργούμε νέα σχέση.

Η διαμόρφωση έχει την λογική διαμόρφωσης, της πολιτικής απασχόλησης και αποτελείται από δυο πίνακες.

Αρχικά διαμορφώνουμε ή επεξεργαζόμαστε τον πρώτο πίνακα, ορίζοντας τις αντιστοιχήσεις των λογαριασμών :

Παρατηρούμε ότι έχουμε ορίσει στις τακτικές αποδοχές τον λογαριασμό 60.00.00.0000, στις Ασφαλιστικές εισφορές εργαζόμενου ΕΦΚΑ τον λογαριασμό 55.00.00.0000 και στις Ασφαλιστικές εισφορές εργοδότη ΕΦΚΑ τον λογαριασμό 60.03.00.0000.

Στον δεύτερο πίνακα, ο οποίος είναι διαθέσιμος για επεξεργασία με διπλό κλικ στην αρχική οθόνη των παραμέτρων, μπορούμε να διαφοροποιηθούμε ανά τύπο αποδοχής ή ανά ασφαλιστικό ταμείο.

Στο παράδειγμα μας ορίζουμε όταν έχουμε Ασθένεια (1), ο λογαριασμός στις τακτικές αποδοχές θα είναι ο 60.00.05.0000 αντί του 60.00.00.0000 που έχει οριστεί στον πρώτο πίνακα.

Η επεξεργασία γίνεται με τις αντίστοιχες επιλογές (2).

Ανά Ασφαλιστικό Ταμείο :

Στο παράδειγμα μας ορίζουμε ότι για το ταμείο ΤΑΠΙΤ (2), ο λογαριασμός των Ασφαλιστικών εισφορών του εργαζόμενου θα είναι ο 55.03.00.0000 αντί του 55.00.00.000. Αντίστοιχα για τον εργοδότη.

Ελεύθεροι επαγγελματίες

Καταχώρηση των ελεύθερων επαγγελματιών (πρόσωπα) που συνεργάζονται με την Εταιρεία, όπως πχ ο γιατρός εργασίας. Αριστερά στην οθόνη μας, έχουμε τις επιλογές επεξεργασίας, δημιουργία, διαγραφής (1) και με την επεξεργασία ή προσθήκη έχουμε σε pop up τον πίνακα για την συμπλήρωση των πεδίων (2).

Τα πεδία που συμπληρώνονται είναι απαραίτητα για τις υποβολές στο Εργάνη.

Εταιρικοί λογαριασμοί Τραπεζών

Καταχώρηση των Εταιρικών τραπεζικών λογαριασμών, για χρήση στην εφαρμογή.

Αριστερά στην οθόνη μας, έχουμε τις επιλογές επεξεργασίας, δημιουργία, διαγραφής (1) και με την επεξεργασία ή προσθήκη έχουμε σε pop up τον πίνακα για την συμπλήρωση των πεδίων (2). Αν έχουμε περισσότερους από έναν, ορίζουμε και τον κύριο λογαριασμό (3).

Οργανωτικές μονάδες

Οι οργανωτικές μονάδες μαζί με τα τμήματα και τις θέσεις – ιδιότητες που ακολουθούν, είναι ουσιαστικά ομαδοποιήσεις που χρησιμοποιούνται οριζόντια στην εφαρμογή για reporting. Στην αρχική παραμετροποίηση υπάρχουν παραδείγματα.

Τμήματα Εταιρείας

Διαχείριση όπως και στις οργανωτικές μονάδες.

Θέση – ιδιότητα

Πρόκειται για την εταιρική περιγραφή της θέσεως εργασίας και η διαχείριση γίνεται όπως και στις οργανωτικές μονάδες και τα τμήματα.

Τύπος Επαφής

Στην αρχική παραμετροποίηση έχουν οριστεί οι τύποι επαφών, που είναι η σχέση Εταιρείας με ρόλο. Μπορείτε να διαχειριστείτε ή να δημιουργείστε νέες σχέσεις και οι τύποι επαφής θα συνδεθούν με τους αντίστοιχους ρόλους στην παραμετροποίηση της Εταιρείας – Μισθοδοσία.

Συνεργαζόμενες Εταιρείες

Καταχώρηση Εταιρειών που συνεργάζονται με την Εταιρεία, για χρήση στην εφαρμογή (πχ Δανεισμός Προσωπικού). Δεξιά στην οθόνη μας, έχουμε τις επιλογές επεξεργασίας, δημιουργία, διαγραφής (1) και με την επεξεργασία ή δημιουργία έχουμε σε pop up τον πίνακα για την συμπλήρωση των πεδίων (2).