Στην ενότητα των εκπροσώπων, καταχωρούμε τους αντίστοιχους ρόλους που αναφέρονται στα έντυπα του Εργάνη.
Οι ρόλοι είναι οι εξής : Νόμιμος εκπρόσωπος, Βεβαιών, Λογιστής, Ιατρός Εργασίας και Τεχνικός Ασφαλείας.
Στην αρχική μας οθόνη, βλέπουμε την λίστα με τις αναθέσεις (Εταιρεία ή υποκατάστημα) που έχουμε τώρα και με την επιλογή της επεξεργασίας μπορούμε να τις διαχειριστούμε.
Η επιλογή των εκπροσώπων μπορεί να γίνει είτε από το Προσωπικό της Εταιρείας, είτε από Εξωτερικούς Συνεργάτες.
Στο συγκεκριμένο παράδειγμα, οι Ζαφειρόπουλος & Ιωαννίδης είναι Εξωτερικοί Συνεργάτες ενώ οι υπόλοιποι είναι από το Προσωπικό της Εταιρείας.
Αυτή η επιλογή, (Εργαζόμενος / Συνεργάτης 1), καθορίζει στην σελίδα της λίστας εκπροσώπων την ανάλογη καταχώρηση.
Η οθόνη μας είναι χωρισμένη σε δύο περιοχές, με διαθέσιμους αριστερά τους Εργαζόμενους ή τους Εξωτερικούς συνεργάτες(2) και με την επιλογή, δεξιά είναι διαθέσιμες οι ενέργειες προσθήκης, επεξεργασίας ή διαγραφής (3) της.
Mε την επιλογή προσθήκης ή επεξεργασίας, στην αναδυόμενη σελίδα πρέπει να συμπληρώσουμε ή να επεξεργαστούμε τα πεδία (ανάλογα το ρόλο-τύπο) τα οποία είναι τα εξής:
Σε διεύθυνση - υποκατάστημα (σε περίπτωση διαφοροποίησης του ρόλου σε υποκατάστημα π.χ. Τεχνικός Ασφαλείας σε διαφορετικές πόλεις). Εάν είναι κενό ισχύει για όλη την Εταιρεία
Τύπος επαφής (ρόλος, νόμιμος εκπρόσωπος, λογιστής κλπ.)
Ωράριο Απασχόλησης (όπου απαιτείται)
Πρωτόκολλο Σύμβασης (όπου απαιτείται)
Ετήσιες ώρες (όπου απαιτείται)
Έως ημερομηνία (όπου απαιτείται).
Στην ίδια οθόνη εάν επιλέξουμε την Λίστα αναθέσεων (5), θα επιστρέψουμε στην αρχική σελίδα με τις αναθέσεις μας.
Σημείωση
Εάν η Διεύθυνση – Υποκατάστημα μείνει κενή, η ανάθεση ισχύει για όλη την Εταιρεία (ή αν υπάρχει αντίστοιχη καταχώρηση για ένα υποκατάστημα, θα ισχύει για όλα τα υπόλοιπα). Στο παράδειγμα μας στην Αρχική οθόνη, παρατηρούμε ότι έχουμε δυο διαφορετικούς Τεχνικούς Ασφαλείας για τα αντίστοιχα υποκαταστήματα, ενώ ο Ιατρός Εργασίας έχει ανάθεση για όλη την Εταιρεία. Οι Συνεργάτες που έχουμε στην λίστα αναθέσεων, έχουν δημιουργηθεί στην Παραμετροποίηση – Εταιρικές - Ελεύθεροι επαγγελματίες.