Εργαζόμενοι

Στην ενότητα των εργαζομένων θα αναφερθούμε στην λίστα Εργαζομένων καθώς και στον Εργαζόμενο & την Καρτέλα απασχόλησης του.

Λίστα εργαζομένων

Στη λίστα των εργαζομένων της login Εταιρείας, έχουμε διαθέσιμους όλους τους εργαζόμενους με τις πληροφορίες τους και στοιχεία της καρτέλας απασχόλησης τους. Η προκαθορισμένη λίστα έχει τις σημαντικότερες πληροφορίες του Εργαζόμενου, αλλά μπορεί να διαμορφωθεί σύμφωνα με τις ανάγκες του χρήστη. Παρέχονται οι εξής δυνατότητες :

• Εφαρμογή φίλτρων – ομαδοποίηση φίλτρων (Υποκατάστημα – Προσωπικά στοιχεία – Στοιχεία επικοινωνίας – Ενεργοί / Μη Ενεργοί, Οργανωτική μονάδα – Τμήμα – Θέση). Τα Προσωπικά στοιχεία είναι ομαδοποιημένα στην αναζήτηση με κωδικό, Ονοματεπώνυμο, ΑΦΜ και ΑΜΚΑ. Αντίστοιχα τα Στοιχεία επικοινωνίας με αριθμό τηλεφώνου ή email. Επιλογή εμφάνισης / απόκρυψης των φίλτρων

• Εφαρμογή φίλτρων στις στήλες

• Εμφάνιση / απόκρυψη στηλών & επιλογή στήλης (από διαθέσιμες τιμές)

• Εξαγωγή επιλεγμένων ή όλων των εγγραφών σε pdf ή excel

• Δημιουργία νέου εργαζόμενου ή επιλογή νέου με αντιγραφή

• Επεξεργασία εργαζομένου

• Διαγραφή επιλεγμένων εγγραφών εφόσον τηρούνται οι προϋποθέσεις

• Απόκρυψη ευαίσθητων δεδομένων στους ανάλογους χρήστες

• Μετατροπή με ένα κλικ της λίστας σε μια 360^ο απεικόνιση

Με την επιλογή η λίστα μετατρέπεται σε 360^Ο απεικόνιση, με μια πλούσια πληροφόρηση για τους εργαζομένους μας στο μέγεθος της σελίδας μας. Αναλυτικά συμπεριλαμβάνει :

• Επαγγελματική κάρτα με την φωτογραφία του εργαζόμενου, ονοματεπώνυμο, ημερομηνία πρόσληψης, ημερομηνία γέννησης, αριθμό κινητού, email και προϋπηρεσία στην εταιρεία

• Οργανωτική μονάδα, Τμήμα, Θέση 

• Στοιχεία απασχόλησης 

• Ωράριο απασχόλησης σε μορφή ημερολογίου (τρέχων μήνας)

• Διπλή απεικόνιση εξέλιξης μισθού (πίνακας – chart)

• Διπλή απεικόνιση bonus 5 τελευταίων ετών

• Διπλή απεικόνιση κανονικής άδειας, δικαιούμενες – ληφθείσες – υπόλοιπο

Εργαζόμενος & Καρτέλα απασχόλησης

Από την λίστα εργαζομένων με την επιλογή επεξεργασίας ή διπλό κλικ στην εγγραφή, ανοίγουμε την οντότητα του εργαζόμενου. Εάν πρόκειται για νέο εργαζόμενο, συνιστάται η επιλογή νέος με αντιγραφή (από αντίστοιχο εργαζόμενο) ή δημιουργία (+).

Τα στοιχεία του εργαζόμενου και της καρτέλας, επεκτείνονται σε 6 βασικές κατηγορίες :

• Προσωπικά Στοιχεία : Ατομικά και επιχειρησιακά χαρακτηριστικά, στοιχεία διευθύνσεως, επικοινωνίας, τραπέζης, εκπαίδευσης, αλλοδαπών, δεδομένα οικογενειακής κατάστασης

• Απασχόληση : Πολιτική απασχόλησης (5ήμερος/6ήμερος, πλήρους/μερικής απασχόλησης, κτλ.), εταιρική επικοινωνία, θέση απασχόλησης, καρτέλα απασχόλησης (ημερομηνία πρόσληψης, αποχώρησης, στοιχεία εντύπου Ε3, κτλ.), δυνατότητα πολλαπλών καρτελών απασχόλησης για τον ίδιο εργαζόμενο - μία ενεργή καρτέλα για κάθε εργαζόμενο

• Ωράρια : Επιλογή του ωραρίου για τον εργαζόμενο, παράμετροι Ψηφιακής Οργάνωσης (δήλωση τύπου διαλείμματος, διάρκεια διαλείμματος, κτλ.) παράμετροι Ψηφιακής Κάρτας (αν υφίσταται), κάρτα ωρομέτρησης

• Ασφάλιση : Δεδομένα ασφαλιστικών ταμείων, μητρώα, επιδοτήσεις εισφορών

• Μισθολογικά : Δεδομένα νόμιμης αμοιβής βάσει συλλογικής σύμβασης, πολιτική φορολόγησης, συμφωνημένη αμοιβή , διαχείριση προκαταβολών, χρεώσεις παροχών, δανείων της μορφής έναντι, καρτέλες μισθοδοσίας

• Σχετικά έγγραφα : Δυνατότητα ομαδοποίησης και αποθήκευσης δικαιολογητικών , αυτόματη αποθήκευση εξοφλητικών μισθοδοσίας & εντύπων Εργάνη, γρήγορες σημειώσεις.

Στις επόμενες παραγράφους θα αναλύσουμε τα σημεία που χρειάζονται την προσοχή μας για τις 6 κατηγορίες, use case όπως το κλείσιμο καρτέλας, άλλες ενέργειες από τον εργαζόμενο.

Προσωπικά Στοιχεία

Ανάλυση των σημαντικότερων σημείων :

Στις εικόνες που ακολουθούν τα στοιχεία της εργαζόμενης δεν είναι πραγματικά.

Τοκετός :

Με τη συμπλήρωση της ημερομηνίας , ενημερώθηκε το αντίστοιχο διάστημα με τις άδειες τοκετού & λοχείας.

Με κλικ στο διάστημα, ενημερώνονται οι αντίστοιχες ημερομηνίες στα ημερολόγια και οι αντίστοιχες ενέργειες :

δικαίωμα πληρωμής ως ασθένεια, εάν υπάρχει υπόλοιπο, καταχώρηση των αντίστοιχων αδειών για υποβολή στο Εργάνη, έλεγχος για όλη την διάρκεια εάν αποκτά νέο δικαίωμα σε ασθένεια.

Απασχόληση

Ανάλυση των σημαντικότερων σημείων :

Επιλέγοντας την πολιτική απασχόλησης του εργαζόμενου, συμπληρώνονται τα αντίστοιχα πεδία.

Επιλέγουμε την ειδική περίπτωση εργασίας, για τις περιπτώσεις :

• Πρακτική

• Μέλη Δ.Σ.

• Εποχιακοί τουριστικού κλάδου.

Στην ενότητα επικοινωνία ενημερώνουμε με τις αντίστοιχες Εταιρικές τιμές.

Στην ενότητα Θέση, είναι συμπληρωμένα Εταιρεία – Υποκατάστημα (από την κατηγορία Προσωπικά) - ΣΕΠΕ – ΟΑΕΔ.

Προαιρετικά συμπληρώνουμε τις Εταιρικές Οργανωτικές Μονάδες και το Τμήμα.

Προαιρετικά συμπληρώνουμε την Θέση, που είναι η εταιρική ειδικότητα.

Ανάλυση των σημαντικότερων σημείων της καρτέλας απασχόλησης & Στοιχεία Ε3 (Έντυπο Εργάνη) :

Ωράρια

Στην κατηγορία Ωράρια :

• Επιλέγουμε το ωράριο του εργαζόμενου

• Ιστορικό των ωραρίων και απεικόνιση τους

• Ορίζουμε τις παραμέτρους της Ψηφιακής Οργάνωσης (ημερομηνία αναφοράς, δήλωση τύπου διαλείμματος, διάρκεια διαλείμματος)

• Ορίζουμε τις παραμέτρους της Ψηφιακής Κάρτας (αν υφίσταται).

Ωράρια Εργασίας

Έχουμε τις επιλογές προσθήκης, επεξεργασίας ή διαγραφής ωραρίου. Με την προσθήκη ενός ωραρίου, με την ημερομηνία ισχύος ενημερώνεται ως ημερομηνία λήξης η προηγούμενη εγγραφή. Μπορούμε να δούμε ή να καταχωρήσουμε το ιστορικό των ωραρίων του εργαζόμενου, τα οποία αναπτύσσονται με την επιλογή της γραμμής στο κάτω μέρος της περιοχής,

Ψηφιακή Οργάνωση

Επιλέγουμε την εφαρμογή ψηφιακής οργάνωσης (υποχρεωτική πλέον σε όλο τον ιδιωτικό τομέα), την ημερομηνία αναφοράς (σε περίπτωση πρόσληψης, η ημερομηνία πρόσληψης), τον τύπο του διαλείμματος (ΝΑΙ Εντός ωραρίου, ΝΑΙ Εκτός ωραρίου, ΟΧΙ Χωρίς διάλλειμα).

Ψηφιακή κάρτα εργασίας

Επιλέγουμε την ψηφιακή κάρτα εργασίας , εάν ο κλάδος της Εταιρείας έχει ενταχθεί στην ψηφιακή κάρτα εργασίας.

Εάν έχει επιλεχθεί η ψηφιακή κάρτα, ενεργοποιείται η ευέλικτη προσέλευση που μπορεί να δεχτεί τιμές 1 – 120 (λεπτά).

Συμπληρώνουμε το ID κάρτας ωρομέτρησης, εάν η Εταιρεία διαθέτει δικά της ρολόγια ωρομέτρησης.

Ασφάλιση

Στην κατηγορία Ασφάλιση :

• Ορίζουμε το ταμείο ή τα ταμεία ασφάλισης του εργαζόμενου

• Δεδομένα μητρώου ασφάλισης (ΑΜΚΑ, Αριθμό μητρώου ΙΚΑ, Αριθμό μητρώου άλλου ταμείου, πρώτη ασφάλιση, ασφάλιση πριν το 1993)

• Περιπτώσεις αμοιβής & ασφάλισης με τεκμαρτό ημερομίσθιο

• Επιδοτήσεις.

Ταμεία Ασφάλισης 

Με την επιλογή προσθήκης ή επεξεργασίας , διαχειριζόμαστε τα ταμεία ασφάλισης. Η εισαγωγή ενός ταμείου του ΕΦΚΑ, αποτελείται από τριάδα (ΚΑΔ απασχόλησης, Ειδικότητα, Πακέτο κάλυψης) ή τετράδα εάν υπάρχει & ειδική περίπτωση-κατηγορία.

Τα ταμεία είναι ενημερωμένα με βάση των Οδηγό Σύνδεσης Κωδικών του e-ΕΦΚΑ (ΟΣΥΚ), ενώ η διαχείριση και ενημέρωση τους γίνεται κεντρικά χωρίς καμία ενέργεια από τον χρήστη. Κατά την εισαγωγή κάθε επίπεδο φιλτράρετε από το προηγούμενο.

Εάν πρόκειται για ασφάλιση ΤΕΚΑ, επιλέγουμε το αντίστοιχο πεδίο και έχουμε διαθέσιμα μόνο τους συνδυασμούς που αφορούν το ΤΕΚΑ. Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης του ταμείου ΤΕΚΑ, ενεργοποιείται και το αντίστοιχο πεδίο στην Ασφάλιση.

Στο παράδειγμα μας , έχει γίνει καταχώρηση δυο ταμείων και συγκεκριμένα των 101 και 26.

Μητρώα

Συμπλήρωση των ΑΜΚΑ, Αριθμό μητρώου (απαραίτητα για την υποβολή ΑΠΔ), προαιρετικά η ημερομηνία πρώτης ασφάλισης για να συμπληρωθεί αυτόματα το πεδίο Ασφάλιση πριν το 1993, προαιρετικά αριθμό μητρώου άλλου ταμείου αν υφίσταται.

Τεκμαρτό ημερομίσθιο

Σε περίπτωση που ο εργαζόμενος μας, ανήκει σε κάποια από τις κατηγορίες των αμειβόμενων μισθωτών με κυμαινόμενες αποδοχές και τηρεί τις προϋποθέσεις για υπολογισμό των εισφορών στις τεκμαρτές αποδοχές, τότε θα επιλεγεί η αντίστοιχη ασφαλιστική κλάση (πχ πλασιέ – περιοδεύοντες πωλητές κατατάσσονται στην 11^η ασφαλιστική κλάση) και θα επιλέξουμε και το πεδίο Αμοιβή με τεκμαρτό. Προφανώς και είναι διαθέσιμος, για οποιαδήποτε πληροφορία, όλος ο πίνακας των ασφαλιστικών κλάσεων και των τεκμαρτών ημερομισθίων.

Με την επιλογή αμοιβή με τεκμαρτό, πλέον ενεργοποιείται στο popup των ταμείων η επιλογή αμοιβή με τεκμαρτό και αυτό για να μπορεί ο χρήστης να καθορίσει σε ποια ταμεία θα γίνεται ο υπολογισμός των εισφορών με τις τεκμαρτές αποδοχές. Στο παραπάνω παράδειγμα της εργαζόμενης μας με τα δυο ταμεία, εάν υποθέσουμε ότι είχε τεκμαρτές αποδοχές, το επικουρικό ταμείο 26 θα είχε κανονικές ασφαλιστικές κρατήσεις (δεν θα ενεργοποιούσαμε το αμοιβή με τεκμαρτό στο ταμείο) ενώ το ταμείο 101 θα είχε με τεκμαρτές και θα επιλέγαμε το αμοιβή με τεκμαρτό.

Επιδοτήσεις

Στην ενότητα αυτή, θα εισάγουμε το πρόγραμμα επιδότησης σε περίπτωση που έχει ενταχθεί ο εργαζόμενος. Η εφαρμογή είναι ενημερωμένη με τα προγράμματα που είναι σε ισχύ και είναι χωρισμένα σε 2 κατηγορίες :

• ΟΑΕΔ (πχ πρώτη πρόσληψη νέων ηλικίας 18-29 ετών, πρώτο ένσημο)

• ΙΚΑ (πχ επιδότηση εισφορών μισθωτών έως 25 ετών).

Μισθολογικά

Στην κατηγορία των Μισθολογικών :

• Αναθέτουμε την Συλλογική Σύμβαση του εργαζόμενου & υπολογίζετε ο νόμιμος μισθός

• Ορίζουμε το προφίλ φορολόγησης

• Ενημερώνουμε τον συμφωνηθέν μισθό / ημερομίσθιο

• Ορίζουμε τον τύπο προκαταβολής, εάν η Εταιρεία εφαρμόζει σύστημα πληρωμών με προκαταβολές

• Ορίζουμε την χρέωση κάποιας παροχής που βαρύνει τον εργαζόμενο

• Διαχειριζόμαστε την περίπτωση Δανείου της μορφής Έναντι

• Καρτέλες μισθοδοσίας του Εργαζόμενου.

Συλλογική Σύμβαση – Νόμιμος μισθός / ημερομίσθιο

Με την επιλογή  , εμφανίζεται η σελίδα διαχείρισης της Συλλογικής Σύμβασης, χωρισμένη σε δυο τμήματα. Στο αριστερό μέρος επιλέγουμε την Συλλογική Σύμβαση, την ειδικότητα ενώ η προυπηρεσία ενημερώνεται αυτόματα από τα Προσωπικά Στοιχεία και αντίστοιχα ενημερωνεται η μισθολογική κλίμακα που ανήκει ο Εργαζόμενος. Στο δεξιό τμήμα επιλέγουμε τα επιδόματα που έχει ο Εργαζόμενος. Με τις επιλογές μας, ενημερώνεται ο νόμιμος μισθός / ημερομίσθιο / ωρομίσθιο.

Πολιτική Φορολόγησης

Επιλέγουμε το ανάλογο προφίλ Φορολόγησης, σύμφωνα με τον Εργαζόμενο και την πολιτική της Εταιρείας.

Τα προφίλ που είναι διαθέσιμα είναι τα εξής :

• Με προοδευτική εκκαθάριση (υπολογισμός ετήσιου εισοδήματος λαμβάνοντας υπόψιν το ιστορικό του έτους από τις εκτελεσμένες μισθοδοσίες και υπολογισμός του υπολοίπου)

• Με προοδευτική εκκαθάριση και επίδομα ισολογισμού (υπολογισμός όπως στην προοδευτική εκκαθάριση, λαμβάνοντας υπόψιν στο ετήσιο εισόδημα και το επίδομα ισολογισμού)

• Με μηνιαία εκκαθάριση (υπολογισμός ετήσιου εισοδήματος, σύμφωνα με τον τρέχων μήνα – περίοδο)

• Ορισμένου χρόνου (για περιπτώσεις ημερομισθίων με συμβάσεις </ 1 έτους) & ξεναγοί 5%

• Μελών ΔΣ

Συνιστάται η προοδευτική εκκαθάριση για τους εργαζόμενους, εκτός των νεοπροσληφθέντων (ειδικά όσο έχει προχωρήσει το έτος) που προτείνεται η μηνιαία εκκαθάριση.

Συμφωνημένη αμοιβή

Για την καταχώρηση ή της περίπτωσης μεταβολής της, επιλέγουμε το .

Στο πλαίσιο που αναδύεται, με την επιλογή προσθήκη καταχωρούμε την συμφωνημένη αμοιβή ανάλογα τον εργαζόμενο (μισθός, ημερομίσθιο, ωρομίσθιο, αμοιβή μέλους ΔΣ).

Στο ίδιο πλαίσιο, έχουμε και το ιστορικό της εξέλιξης του μισθού. Σε νεότερες εκδόσεις θα δίνεται η δυνατότητα επεξεργασίας κυρίως για ιστορικούς λόγους (μεταφορά από άλλο λογισμικό).

Όπως παρατηρούμε για τον νόμιμο και τον συμφωνηθέν μισθό (ανάλογα τη περίπτωση), ο χρήστης έχει διαθέσιμα τα πεδία του μισθού / ημερομίσθιου / ωρομίσθιου για την πλήρη απασχόληση και την πραγματική απασχόληση, από την πολιτική απασχόλησης, για τις περιπτώσεις Μερικής, Εκ΄ περιτροπής, Διαλείπουσας απασχόλησης.

Προκαταβολές

Σε περίπτωση που Εταιρεία έχει πολιτική καταβολής προκαταβολών, επιλέγουμε τον τύπο προκαταβολής που έχουμε καταχωρήσει στις παραμέτρους και καταχωρούμε το ποσό.

Η καταχώρηση της προκαταβολής, δεν συνεπάγεται την ενημέρωση της περιόδου. Εκτελείται διαδικασία προκαταβολής της περιόδου, στην μισθοδοσία που θα δούμε σε επόμενο κεφάλαιο. 

Χρεώσεις Παροχών

Εάν η Εταιρεία έχει κάποια πολιτική που επιφέρει χρέωση στον εργαζόμενο, όπως είναι η ιατροφαρμακευτική περίθαλψη με προσθήκη συγγενικού μέλους α΄ βαθμού, επιλέγουμε τον τύπο που έχουμε καταχωρήσει στις παραμέτρους και καθορίζουμε τις παραμέτρους της παροχής, που κυρίως αφορούν τον τρόπο εξόφλησης :

Αφού επιλέξουμε τον τύπο της παροχής, έχουμε τις εξής δυνατότητες χρέωσης :

• Εφάπαξ : όλο το ποσό σε 1 δόση και με την επιλογή της ημερομηνία έναρξης συμπληρώνεται αυτόματα το τέλος του μήνα

• Μηνιαία : συμπληρώνουμε όλο το ποσό, τις δόσεις και την ημερομηνία έναρξης . Η ημερομηνία λήξης, συμπληρώνεται αυτόματα, ενώ με κλικ στη γραμμή μετά την αποθήκευση μπορούμε να δούμε τις δόσεις με τις αντίστοιχες ημερομηνίες

• Μηνιαία Σταθερή : Συμπληρώνουμε το ποσό της μηνιαίας σταθερής δόσης και την ημερομηνία έναρξης. Η ημερομηνία λήξης δεν είναι υποχρεωτική, αλλά εάν συμπληρωθεί η αντίστοιχη περίοδος θα είναι η τελευταία που θα υπολογιστεί η χρέωση.

Σε αντίθεση με τις προκαταβολές, η καταχώρηση μιας παροχής (το ίδιο ισχύει και στα δάνεια/έναντι) θα υπολογιστεί αυτόματα με τον υπολογισμό της αντίστοιχης περιόδου. Στην καρτέλα του εργαζόμενου, μπορούμε να δούμε ότι το ποσό της δόσης έχει κρατηθεί. Σε περίπτωση αναίρεσης ή διόρθωσης της δόσης θα πρέπει να διαγραφεί η υπολογισμένη μισθοδοσία ή μισθοδοσίες.

Ακολουθεί παράδειγμα με υπολογισμένη μισθοδοσία στον Αύγουστο με δόση χρέωσης παροχής :

Δάνεια / έναντι

• Εάν η Εταιρεία έχει πολιτική χορήγησης Δανείων της μορφής έναντι μισθοδοσίας, επιλέγουμε τον τύπο που έχουμε καταχωρήσει στις παραμέτρους, το ποσό του Δανείου, τις δόσεις και την ημερομηνία έναρξης. Η ημερομηνία λήξης συμπληρώνεται αυτόματα, ενώ με κλικ στη γραμμή μετά την αποθήκευση μπορούμε να δούμε τις δόσεις με τις αντίστοιχες ημερομηνίες.

Στα δάνεια / έναντι , δίνεται η δυνατότητα πληρωμής μέσω Αποστολής σε Τράπεζα στην αντίστοιχη ενότητα που θα δούμε στο κεφάλαιο της Μισθοδοσίας.

Όπως και στις χρεώσεις παροχών, η καταχώρηση ενός δανείου θα υπολογιστεί αυτόματα με τον υπολογισμό της αντίστοιχης περιόδου. Στην καρτέλα του εργαζόμενου, μπορούμε να δούμε ότι το ποσό της δόσης έχει κρατηθεί. Σε περίπτωση αναίρεσης ή διόρθωσης της δόσης θα πρέπει να διαγραφεί η υπολογισμένη μισθοδοσία ή μισθοδοσίες.

Καρτέλες Μισθοδοσίας

Με την επιλογή των διαστημάτων που μας ενδιαφέρουν, μπορούμε να δούμε τις μισθοδοσίες του εργαζομένου μας.

Στο αναδυόμενο παράθυρο μπορούμε να δούμε τις μισθοδοσίες των περιόδων, του χρονολογικού διαστήματος που επιλέξαμε, με ανάλυση του τύπου αποδοχών και τις στήλες της μισθοδοσίας. Στην ίδια αναφορά έχουμε την δυνατότητα διόρθωσης της ημερομηνίας ΑΠΔ και ημερομηνίας ΑΑΔΕ, εάν πρέπει για οποιοδήποτε λόγο να διαφοροποιηθούμε από την προκαθορισμένη ημερομηνία (πχ υποβολή της ΑΠΔ με κάποιο δώρο σε περίπτωση αποχώρησης).

Με την επιλογή , ενεργοποιούνται τα πλαίσια διόρθωσης των ημερομηνιών ΑΠΔ & ΑΑΔΕ.

Σχετικά έγγραφα

Η σελίδα μας είναι χωρισμένη σε δυο περιοχές. Η πρώτη αφορά τα έντυπα και η δεύτερη τις σημειώσεις.

Στα έντυπα αποθηκεύονται (με αντίστοιχες ενέργειες), το βιογραφικό σημείωμα (ανέβασμα από τα Προσωπικά στοιχεία του Εργαζόμενου), τα εξοφλητικά σημειώματα (Μισθοδοσία-εκκαθαριστικό σημείωμα), ενώ έχουμε τη δυνατότητα προσθήκης διαγραφής ή κατέβασμα οποιουδήποτε εντύπου-αρχείου.

Εάν κάνουμε προσθήκη , εκτός από την επιλογή του αρχείου στο αναδυόμενο παράθυρο θα καταχωρήσουμε : τίτλο, περιγραφή, κωδικό (προτείνεται) και τον τύπο του εγγράφου (πχ εκκαθαριστικό σημείωμα).

Αντίστοιχα στην β’ περιοχή των σημειώσεων, στη προσθήκη εκτός από την Σημείωση θα καταχωρήσουμε : τίτλο, εάν πρόκειται για προσωπική σημείωση, ενώ αποθηκεύονται ο χρήστης και η ημερομηνία.