Φόρμες

Οι φόρμες είναι το βασικό εργαλείο καταγραφής της απόδοσης και της συμπεριφοράς των εργαζομένων σε οργανισμούς. Αποτελούν το μέσο μέσα από το οποίο αποτυπώνονται με δομημένο τρόπο οι στόχοι, οι δεξιότητες, οι δείκτες επίδοσης ή άλλες μεταβλητές που επιλέγει να αξιολογήσει ο οργανισμός, προσφέροντας έτσι μια συγκρίσιμη και επαναχρησιμοποιήσιμη βάση για τη διαδικασία αξιολόγησης.

Στη σελίδα εμφανίζεται η λίστα όλων των διαθέσιμων φορμών αξιολόγησης, με τις εξής βασικές δυνατότητες:

• Προεπισκόπηση φόρμας : Εμφανίζεται σε νέα σελίδα όπως θα τη δει ο τελικός χρήστης που καλείται να την συμπληρώσει.

• Δημιουργία νέας με αντιγραφή : Επιτρέπει την αντιγραφή υπάρχουσας φόρμας, χρήσιμο για παραλλαγές με μικρές τροποποιήσεις (π.χ. αλλαγή βαρύτητας ή ερωτήσεων), ειδικά όταν η αρχική φόρμα συμμετέχει ήδη σε δημοσιευμένο ή ολοκληρωμένο κύκλο.

• Επεξεργασία φόρμας : Άνοιγμα της φόρμας σε λειτουργία επεξεργασίας. Οι δυνατότητες τροποποίησης εξαρτώνται από το αν η φόρμα έχει χρησιμοποιηθεί:

  • Αν έχει ενταχθεί σε ολοκληρωμένο κύκλο, εμφανίζεται αυτό το μήνυμα και η επεξεργασία απενεργοποιείται πλήρως.

  • Αν συμμετέχει σε δημοσιευμένο κύκλο, εμφανίζεται αυτό το μήνυμα και επιτρέπονται μόνο τροποποιήσεις στις αριθμητικές παραμέτρους (ελάχιστη, μέγιστη, βέλτιστη τιμή), χωρίς ανανέωση της προσωρινής βαθμολογίας — η οποία θα ενημερωθεί κατά την ολοκλήρωση του κύκλου.

• Διαγραφή : Επιτρέπεται μόνο για φόρμες που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί σε κανέναν κύκλο.

• Δημιουργία νέας φόρμας: Ζητά την επιλογή φόρμας αξιολόγησης ή στοχοθεσίας και μεταφέρει στη σελίδα δημιουργίας νέας φόρμας από την αρχή.

  Δημιουργία/ Επεξεργασία φόρμας αξιολόγησης

  Κατά την είσοδο στη σελίδα δημιουργίας ή επεξεργασίας μιας φόρμας αξιολόγησης, ο χρήστης έχει στη διάθεσή του τις παρακάτω βασικές ενέργειες, οι οποίες εμφανίζονται στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας:

  • Προεπισκόπηση Φόρμας : Εμφανίζει τη φόρμα όπως θα τη δει ο τελικός χρήστης κατά τη συμπλήρωσή της.

  • Αναίρεση Αλλαγών : Επαναφέρει τη φόρμα στην τελευταία αποθηκευμένη της μορφή.

  • Αποθήκευση : Καταχωρεί τις αλλαγές που έχουν γίνει στη φόρμα.

Γενικά

Στην ενότητα αυτή καταχωρούνται:

• Τίτλος: Το όνομα της φόρμας όπως θα εμφανίζεται στους χρήστες που θα την συμπληρώσουν.

• Περιγραφή: Σύντομο επεξηγηματικό κείμενο, ορατό μόνο στα στελέχη του HR, για εσωτερική χρήση.

Φόρμα στοχοθεσίας

Η φόρμα στοχοθεσίας λειτουργεί ως πρότυπο (template) που καθορίζει τις προδιαγραφές της στοχοθεσίας για τους εργαζόμενους. Το HR ορίζει εκ των προτέρων τη δομή της φόρμας — τον αριθμό των στόχων, τον τύπο μέτρησης και τη βαρύτητα — και ο υπεύθυνος καταγραφής καλείται να τη συμπληρώσει εντός του πλαισίου αυτού.

Στο επάνω αριστερό μέρος της οθόνης εμφανίζεται η συνολική καταμέτρηση των ενοτήτων και των στόχων που περιέχει το πρότυπο της φόρμας. Στο δεξί μέρος, είναι διαθέσιμες οι παρακάτω λειτουργίες:

• Ελαχιστοποίηση : Απλοποιεί την προβολή, αποκρύπτοντας τους στόχους και εμφανίζοντας μόνο τις ενότητες για πιο εύκολη πλοήγηση.

• Δημιουργία Ενότητας : Προσθέτει μία νέα ενότητα στη φόρμα.

• Προσθήκη Στόχου : Εισάγει νέο template στόχο εντός της επιλεγμένης ενότητας. Τα υποχρεωτικά πεδία για την καταχώρηση ενός στόχου είναι:

  • Κείμενο στόχου: Το πεδίο αυτό λειτουργεί ως οδηγός για τον υπεύθυνο καταγραφής. Το HR μπορεί να συμπληρώσει ένα γενικό placeholder, όπως «Στόχος 1», ή μια πιο κατευθυντήρια περιγραφή, όπως «Στόχος πωλήσεων», ανάλογα με το επίπεδο εξειδίκευσης που επιθυμεί να παρέχει. Ο υπεύθυνος καταγραφής διαγράφει το προτεινόμενο κείμενο και συμπληρώνει τον δικό του στόχο, εντός του πλαισίου που έχει ορίσει το HR.

  • Τύπος απάντησης (κείμενο, αριθμός, κλίμακα, βαθμολογία, πλαίσιο ελέγχου)

  • Βαρύτητα

  • Ελάχιστη, μέγιστη και βέλτιστη τιμή (ανάλογα με τον τύπο απάντησης)

Για στόχους τύπου κείμενο και πλαίσιο ελέγχου, τα πεδία βαρύτητας και αριθμητικών ορίων απενεργοποιούνται, καθώς δεν εφαρμόζονται.

• Υποχρεωτική συμπλήρωση

• Μετακίνηση στόχου (πάνω / κάτω): Επιτρέπει την αλλαγή της θέσης ενός στόχου εντός της ίδιας ενότητας, διευκολύνοντας την αναδιοργάνωση του περιεχομένου με βάση τη λογική ροή της φόρμας.

• Διαγραφή στόχου: Αφαιρεί οριστικά τον επιλεγμένο στόχο από τη φόρμα στοχοθεσίας. Η ενέργεια αυτή δεν μπορεί να αναιρεθεί, οπότε συνιστάται προσοχή πριν την εκτέλεση.

Ρυθμίσεις

Η καρτέλα Ρυθμίσεις παρέχει επιπλέον επιλογές παραμετροποίησης που αφορούν τη συμπεριφορά και την εμφάνιση της φόρμας στοχοθεσίας.

• Μαζική μετατροπή στόχων σε υποχρεωτικούς: Μετατρέπει όλους τους στόχους της φόρμας σε υποχρεωτικούς. Υπάρχει η δυνατότητα ο χρήστης να απεπιλέξει μέσα από τη φόρμα όσους επιθυμεί να μην είναι υποχρεωτικοί.

• Δυνατότητα επεξεργασίας τρόπου απάντησης ερωτήσεων από τον χρήστη: Όταν είναι ενεργή, ο χρήστης που συμπληρώνει τη φόρμα μπορεί να τροποποιήσει τον τύπο απάντησης που έχει οριστεί από το HR, προσαρμόζοντάς τον στις ανάγκες του συγκεκριμένου στόχου. Εάν δεν επιθυμείτε να δίνεται αυτή η δυνατότητα στον χρήστη, τότε το κλειδώνετε και θα εμφανίζεται πάντα ο τύπος απάντησης που έχει επιλεχθεί στο template.

• Σελιδοποίηση ανά ενότητα: Όταν είναι ενεργή, κάθε ενότητα της φόρμας εμφανίζεται σε ξεχωριστή σελίδα, διευκολύνοντας την πλοήγηση σε φόρμες με μεγάλο αριθμό ενοτήτων και στόχων.

• Ομαδοποίηση ερωτήσεων: Όταν είναι ενεργή, οι ερωτήσεις εμφανίζονται ομαδοποιημένες, προσφέροντας πιο οργανωμένη και ευανάγνωστη προβολή της φόρμας για τον χρήστη. Προτείνεται όταν ο τρόπος μέτρησης των στόχων είναι κλίμακα.

Συμπλήρωση της φόρμας στοχοθεσίας

Η φόρμα στοχοθεσίας συμπληρώνεται από τον χρήστη που έχει οριστεί ως υπεύθυνος καταγραφής στον αντίστοιχο κύκλο. Ο υπεύθυνος καταγραφής βλέπει αποκλειστικά τους στόχους που έχουν οριστεί στο template από το HR και δεν μπορεί να προσθέσει, ούτε να διαγράψει επιπλέον στόχους.

Η φόρμα εμφανίζεται σε διαφορετική εφαρμογή, ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη:

• Αν ο υπεύθυνος καταγραφής είναι το HR, η φόρμα εμφανίζεται στις Εκκρεμότητες του CoreHR.

• Σε κάθε άλλη περίπτωση, εμφανίζεται στις Εκκρεμότητες του χρήστη στο MyPortal.

Στο MyPortal οι φόρμες στοχοθεσίας εμφανίζονται ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη:

• Αν έχει οριστεί ως Ίδιος (αυτοκαταγραφή στόχων), η φόρμα βρίσκεται στη σελίδα Αξιολογούμενος.

• Αν είναι υπεύθυνος καταγραφής για άλλον εργαζόμενο (π.χ. Προϊστάμενος), εμφανίζεται στη σελίδα Αξιολογητής.

• Οι προϊστάμενοι ομάδας διαθέτουν επιπλέον τη σελίδα Η ομάδα μου, με τις εκκρεμότητες και ολοκληρωμένες φόρμες στοχοθεσίας των μελών.

• Στη σελίδα Τρίτες αξιολογήσεις προβάλλονται οι φόρμες όπου ο χρήστης έχει οριστεί ως Αναγνώστης.

Κάθε φόρμα στοχοθεσίας εμφανίζεται στις Εκκρεμότητες όσο ο κύκλος είναι σε επεξεργασία και μεταφέρεται στο Ιστορικό μόλις ολοκληρωθεί ο κύκλος.

Με την επιλογή του εικονιδίου (μολυβάκι), η φόρμα ανοίγει σε νέα σελίδα. Ο υπεύθυνος καταγραφής βλέπει το template που έχει δημιουργήσει το HR με τον μέγιστο αριθμό στόχων που μπορεί να συμπληρώσει. Σε περίπτωση που δεν θέλει να τους συμπληρώσει όλους, μπορεί να βάλει μηδενική βαρύτητα.

Οι υποχρεωτικοί στόχοι φέρουν κόκκινο αστεράκι.

Η υποβολή της φόρμας δεν είναι δυνατή αν δεν έχουν συμπληρωθεί όλοι οι υποχρεωτικοί στόχοι.

Προσωρινή αποθήκευση: Παρέχεται η δυνατότητα προσωρινής αποθήκευσης, η οποία:

• Δεν αλλάζει την κατάσταση της φόρμας

• Δεν προχωρά τη στοχοθεσία στο επόμενο βήμα

• Δεν λαμβάνεται υπόψη κατά την ολοκλήρωση του κύκλου: αν ο κύκλος ολοκληρωθεί από τον διαχειριστή χωρίς να έχει γίνει υποβολή, οι προσωρινά αποθηκευμένες καταχωρήσεις δεν υπολογίζονται ούτε εμφανίζονται

• Δεν λαμβάνει υπόψιν τα υποχρεωτικά πεδία

Φόρμα αξιολόγησης

Η ενότητα αυτή αποτελεί τον κύριο χώρο δημιουργίας και διαμόρφωσης της φόρμας αξιολόγησης. Εδώ προστίθενται οι ενότητες και οι ερωτήσεις που θα απαρτίζουν το ερωτηματολόγιο, το οποίο θα καλούνται να συμπληρώσουν οι αξιολογητές.

Στο επάνω αριστερό μέρος της οθόνης εμφανίζεται η συνολική καταμέτρηση των ενοτήτων και των ερωτήσεων που περιέχει η φόρμα . Στο δεξί μέρος, είναι διαθέσιμες οι παρακάτω λειτουργίες:

• Ελαχιστοποίηση : Απλοποιεί την προβολή, αποκρύπτοντας τις ερωτήσεις και εμφανίζοντας μόνο τις ενότητες για πιο εύκολη πλοήγηση.

• Δημιουργία Ενότητας : Προσθέτει μία νέα ενότητα στο ερωτηματολόγιο.

• Προσθήκη Ερώτησης: Εισάγει νέα ερώτηση εντός της επιλεγμένης ενότητας. Τα υποχρεωτικά πεδία για την καταχώρηση μιας ερώτησης είναι:

  • Κείμενο ερώτησης

  • Τύπος απάντησης (κείμενο, αριθμός, κλίμακα, βαθμολογία, πλαίσιο ελέγχου)

  • Βαρύτητα

  • Ελάχιστη, μέγιστη και βέλτιστη τιμή (ανάλογα με τον τύπο απάντησης)

Για ερωτήσεις τύπου κείμενο και πλαίσιο ελέγχου, τα πεδία βαρύτητας και αριθμητικών ορίων απενεργοποιούνται, καθώς δεν εφαρμόζονται.

• Υποχρεωτική συμπλήρωση

• Μετακίνηση ερώτησης (πάνω / κάτω) : Επιτρέπει την αλλαγή της θέσης μιας ερώτησης εντός της ίδιας ενότητας, διευκολύνοντας την αναδιοργάνωση του περιεχομένου με βάση τη λογική ροή του ερωτηματολογίου.

• Διαγραφή ερώτησης : Αφαιρεί οριστικά την επιλεγμένη ερώτηση από τη φόρμα αξιολόγησης. Η ενέργεια αυτή δεν μπορεί να αναιρεθεί, οπότε συνιστάται προσοχή πριν την εκτέλεση.

Ρυθμίσεις

Από αυτό το σημείο δίνονται οι παρακάτω δυνατότητες:

• Μαζική μετατροπή ερωτήσεων σε υποχρεωτικές: Μετατρέπει όλες τις ερωτήσεις της φόρμας σε υποχρεωτικές. Υπάρχει η δυνατότητα ο χρήστης να απεπιλέξει μέσα από τη φόρμα όσες επιθυμεί να μην είναι υποχρεωτικές

• Ανώνυμη φόρμα αξιολόγησης (🕒 Σύντομα διαθέσιμο)

• Σελιδοποίηση ανά ενότητα (🕒 Σύντομα διαθέσιμο)

• Ομαδοποίηση ερωτήσεων: Γκρουπάρει τις ερωτήσεις που έχουν ίδιο τύπο απάντησης για καλύτερη εμπειρία χρήστη.
  Παράδειγμα όπου οι ερωτήσεις δεν είναι ομαδοποιημένες:
  

  Παράδειγμα όπου οι ερωτήσεις είναι ομαδοποιημένες:
  

Συμπλήρωση της φόρμας αξιολόγησης

Η φόρμα αξιολόγησης μπορεί να συμπληρωθεί από οποιονδήποτε έχει οριστεί ως αξιολογητής στον κύκλο αξιολόγησης. Η φόρμα εμφανίζεται σε διαφορετική εφαρμογή, ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη:

• Αν ο αξιολογητής είναι το HR, η φόρμα εμφανίζεται στις Εκκρεμότητες του CoreHR.

• Σε κάθε άλλη περίπτωση, εμφανίζεται στις Εκκρεμότητες του χρήστη στο MyPortal.

Στο MyPortal οι αξιολογήσεις εμφανίζονται ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη:

• Αν έχει οριστεί ως Ίδιος (αυτοαξιολόγηση), η φόρμα βρίσκεται στη σελίδα Αξιολογούμενος.

• Αν είναι αξιολογητής οποιουδήποτε άλλου τύπου (π.χ. Προϊστάμενος, Ομότιμος), εμφανίζεται στη σελίδα Αξιολογητής.

• Οι προϊστάμενοι ομάδας διαθέτουν επιπλέον τη σελίδα Η ομάδα μου, με τις εκκρεμότητες και ολοκληρωμένες αξιολογήσεις των μελών.

• Στη σελίδα Τρίτες αξιολογήσεις προβάλλονται οι αξιολογήσεις όπου ο χρήστης έχει οριστεί ως Αναγνώστης.

Κάθε αξιολόγηση εμφανίζεται στις Εκκρεμότητες όσο ο κύκλος είναι σε επεξεργασία και μεταφέρεται στο Ιστορικό μόλις ολοκληρωθεί ο κύκλος.

Με την επιλογή του εικονιδίου (μολυβάκι), η φόρμα ανοίγει σε νέα σελίδα. Οι ερωτήσεις που εμφανίζονται καθορίζονται από την παραμετροποίηση της φόρμας στον αντίστοιχο κύκλο.

Στο πάνω μέρος της φόρμας εμφανίζονται οι αξιολογητές με τη σειρά που έχουν κληθεί να αξιολογήσουν. Κάθε αξιολογητής έχει συγκεκριμένη κατάσταση (π.χ. Υποβλήθηκε, Σε επεξεργασία ή κενό αν δεν έχει ξεκινήσει). Εφόσον η αξιολόγηση προηγούμενου αξιολογητή δεν έχει υποβληθεί, ο επόμενος εμφανίζεται ως μη διαθέσιμος (disabled) και δεν μπορεί να ξεκινήσει. Ανάλογα με τις παραμετρικές ρυθμίσεις του συστήματος, ο χρήστης μπορεί να βλέπει είτε μόνο τα δικά του δεδομένα είτε και την πρόοδο/σχόλια άλλων αξιολογητών.

• Οι υποχρεωτικές ερωτήσεις φέρουν κόκκινο αστεράκι.

• Η υποβολή της φόρμας δεν είναι δυνατή αν δεν έχουν απαντηθεί όλες οι υποχρεωτικές ερωτήσεις.

• Παρέχεται η δυνατότητα προσωρινής αποθήκευσης, η οποία:

  • Δεν αλλάζει την κατάσταση της φόρμας,

  • Δεν προχωρά την αξιολόγηση στο επόμενο βήμα,

  • Δεν λαμβάνεται υπόψη κατά την ολοκλήρωση του κύκλου: αν ο κύκλος ολοκληρωθεί από τον διαχειριστή χωρίς να έχει γίνει υποβολή, οι προσωρινά αποθηκευμένες απαντήσεις δεν υπολογίζονται ούτε εμφανίζονται,

  • Δεν λαμβάνει υπόψιν τα υποχρεωτικά πεδία,

  • Υπολογίζει μία προσωρινή βαθμολογία με βάση όσα πεδία είναι διαθέσιμα.

Επανασυμπλήρωση φόρμας μετά την αρχική υποβολή

Ανάλογα με τις ρυθμίσεις του κύκλου αξιολόγησης, μπορεί να επιτρέπεται η επανασυμπλήρωση της φόρμας ακόμη και μετά την αρχική υποβολή. Σε αυτή την περίπτωση, ο αξιολογητής μπορεί να επιστρέψει στη φόρμα, να την τροποποιήσει και να την υποβάλει εκ νέου.

Αν η επανασυμπλήρωση δεν επιτρέπεται, ο χρήστης μπορεί να δει τις απαντήσεις που έχει δώσει όμως το κουμπί Υποβολή είναι απενεργοποιημένο και του εμφανίζεται το παρακάτω προειδοποιητικό μήνυμα που ενημερώνει τον χρήστη ότι η υποβολή έχει ολοκληρωθεί και δεν επιτρέπονται περαιτέρω αλλαγές:

Σύνδεση βαθμολογίας και Ελάχιστης - Μέγιστης τιμής στη φόρμα αξιολόγησης

Η βαθμολογία που αποδίδεται σε κάθε τιμή μιας κλίμακας είναι αυτή που καθορίζει το τελικό σκορ της απάντησης στην αξιολόγηση. Μέσα από αυτόν τον μηχανισμό μπορείτε να αποτυπώσετε διαβαθμίσεις απόδοσης και να αναδείξετε περιπτώσεις υπεραπόδοσης, δίνοντας διαφορετικά βάρη στις απαντήσεις.

Ορισμός Ελάχιστης, Μέγιστης και Βέλτιστης Τιμής στη Φόρμα Αξιολόγησης

Κατά τη δημιουργία μιας ερώτησης με τύπο απάντησης «Κλίμακα» σε μια φόρμα αξιολόγησης, ορίζονται υποχρεωτικά:

• Ελάχιστη τιμή: ο χαμηλότερος βαθμός που μπορεί να λάβει μια απάντηση. Αξίες κάτω από αυτή αντιμετωπίζονται ως μηδενική απόδοση.

• Μέγιστη τιμή: ο ανώτατος βαθμός που μπορεί να αποδοθεί σε απάντηση. Τυχόν βαθμολογία πάνω από αυτό το όριο δεν προσμετράται επιπλέον.

Η βέλτιστη τιμή δεν έχει εφαρμογή στον τύπο «Κλίμακα», καθώς η αξιολόγηση βασίζεται αποκλειστικά στη βαθμολογία που έχει δοθεί σε κάθε τιμή της κλίμακας. Για τον λόγο αυτό, το πεδίο της βέλτιστης τιμής είναι κλειδωμένο όταν επιλέγεται τύπος απάντησης «Κλίμακα».

Για παράδειγμα, μπορείτε να διαμορφώσετε μια κλίμακα όπου η υψηλότερη τιμή δεν αντιστοιχεί απλώς στο «άριστα», αλλά δίνει μεγαλύτερη βαθμολογία, ανταμείβοντας την εξαιρετική απόδοση. Παρακάτω παρουσιάζονται παραδείγματα που δείχνουν πώς η βαθμολογία της κλίμακας συσχετίζεται με τις τιμές της ερώτησης και πώς επηρεάζεται ο τελικός υπολογισμός του βαθμού.

Έστω ότι στη φόρμα αξιολόγησης έχει οριστεί:

Παράδειγμα 1: Ελάχιστη τιμή: 1, Μέγιστη τιμή: 5

Παράδειγμα 2: Ελάχιστη τιμή: 2, Μέγιστη τιμή: 4