Σειριακοί Αριθμοί

Ο σειριακός αριθμός είναι ένας μοναδικός, αναγνωριστικός αριθμός ή ομάδα αριθμών και γραμμάτων που εκχωρούνται σε ένα μεμονωμένο είδος. Συνδέεται αποκλειστικά με ένα είδος, δίνοντας έτσι την δυνατότητα εύκολης ταυτοποίησης και παρακολούθησης του συγκεκριμένου είδους.

Η διακίνηση σειριακών αριθμών μπορεί να γίνει από όλα τα παραστατικά αγορών, πωλήσεων, ενδοδιακινήσεων κ.ο.κ.

Η διαθεσιμότητά τους για χρήση στα παραστατικά μπορεί να είναι είτε αυστηρή, είτε χαλαρή βάσει της παραμετροποίησης του τύπου παραστατικού αλλά και της Κατάστασης του σειριακού αριθμού.

Ενεργοποίηση

Για να ξεκινήσει η παρακολούθηση των ειδών με σειριακούς αριθμούς θα πρέπει να ενεργοποιηθούν από την οθόνη του είδους αποθήκης, στη περιοχή Επιπλέον επιλογές/Διαστάσεις.

Στην οθόνη επιλογής διαστάσεων, ο χρήστης θα πρέπει να επιλέξει το πεδίο Σειριακοί αριθμοί.

Μετά την ενεργοποίηση του, το είδος μπορεί να συνδεθεί είτε με σειριακούς αριθμούς τρίτων, είτε να δημιουργηθούν νέοι σειριακοί αριθμοί της εταιρείας.

Δημουργία νέου σειριακού αριθμού

Πριν χρησιμοποιηθεί ένα serial number σε οποιαδήποτε διακίνηση, θα πρέπει (όπως και ένα είδος) να ανοιχτεί από την ειδική οθόνη διαχείρισής του.

H δημιουργία των νέων σειριακών αριθμών μπορεί να γίνει με δύο τρόπους:

• Είτε από την σελίδα διαχείρισης Σειριακοί αριθμοί που βρίσκεται στην περιοχή του menu Οντότητες/Λοιπά αποθήκης

• Είτε άμεσα κατά την καταχώρηση ενός παραστατικού , από όπου μπορούν να δημιουργηθούν μαζικά.

Από την λίστα Σειριακών αριθμών

Στην λίστα Σειριακών αριθμών από το μενού Οντότητες/Λοιπά αποθήκης, με επιλογή της ενέργειας νέας εγγραφής.

Στην οθόνη του Σειριακού αριθμού, στον αριστερό μέρος εμφανίζονται τα στοιχεία του, ενώ στο δεξί μέρος εμφανίζεται λίστα των παραστατικών που συμμετέχει.

Αφού δοθούν ο κωδικός και η περιγραφή του, ο σειριακός αριθμός θα πρέπει να συνδεθεί με το είδος αποθήκης.

Τα βασικά πεδία του Σειριακού αριθμού είναι η Θέση, η Κατάσταση, οι ημερομηνίες Έναρξη και Λήξης Εγγύησης, καθώς και το πεδίο Διαθέσιμο.

Η κατάσταση και η θέση ενημερώνονται αυτόματα μέσω της χρήσης των αντίστοιχων παραστατικών και απαντούν στα ερωτήματα, ΠΟΥ βρίσκεται ένας σειριακός αριθμός και ΠΟΙΟΣ το κατέχει. Για παράδειγμα με την αγορά είδους με SN, το SN εμφανίζεται στην κατάσταση ΕΝΤΟΣ, στην θέση Υποκατάστημα εταιρείας – έδρα. Ενώ όταν το SN συμπεριληθφεί σε παραστατικό εξαγωγής (πωλήσεων), τότε η κατάσταση του αλλάζει και γίνεται ΕΚΤΟΣ ενώ η Θέση του είναι ο Πελάτης.

Οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης εγγυήσεων είναι χρήσιμες σε διαδικασίες επισκευών. Μπορούν να ενημερωθούν από τα παραστατικά πωλήσεων.

Τέλος το πεδίο Διαθέσιμο ενεργοποιείται κατά την δημιουργία του σειριακού και δηλώνει ότι ο συγκεκριμένος σειριακός είναι διαθέσιμος και μπορεί να συμμετάσχει σε παραστατικά.

Από παραστατικό

Σε παραστατικά εισαγωγής ειδών, όπως για παράδειγμα αγορά εμπορεύματος (ΑΤΔ, ΑΔΠ) ή παραλαβή από είδος για επισκευή (ΔΧΣ), μπορεί να είναι επιθυμητό/απαραίτητο να δημιουργήθουν άμεσα με αυτόματο τρόπο το σύνολο των σειριακών αριθμών. Μετά την συμπλήρωση του είδους, σε γραμμές παραστατικού όπου το είδους παρακολουθεί αριθμούς σειράς, είναι ενεργοποιημένη η ομώνυμη ενέργεια στην δεξιά μπάρα εργασιών.

Όπως ειπώθηκε, τα πεδία Κατάσταση και Θέση ενημερώνονται αυτόματα κατά την αποθήκευσης του παραστατικού.

Διαχείριση σειριακών αριθμών στα παραστατικά

Ο τρόπος χρήσης των σειριακών αριθμών είναι πανοποιότυπος σε όλες τις ροές εργασιών. Παρόλα αυτά, μερικές φορές υπάρχει ανάγκη να παρακολουθούνται ΜΟΝΟ σε συγκερκιμένες διαδικασίες και όχι οριζόντια σε κάθε διαδικασία. Για παράδειγμα, εταιρείες Service θα ήθελαν να παρακολουθούν τα Serial Numbers των πελάτων τους στις διαδικασίες πωλήσεων και όχι στις διαδικασίες αγορών. Εναλλακτικά στις Πωλήσεις μπορεί να μην είναι επιθυμητή η συμπλήρωση των serial numbers κατά την λήψη παραγγελιών, ενώ να είναι υποχρεωτική κατά την αποστολή.

Η συμπεριφορά αυτή, ρυθμίζεται στους τύπους παραστατικών (menu: Ρυθμίσει/Παραστατικά/Τύποι παραστατικών). Με την συμπλήρωση του πεδίου Συμπλήρωση σειριακού αριθμού στην υποσελίδα Διαχείριση ειδών/Διαστάσεις.

Αγορές

Από τα παραστατικά αγορών μπορεί κανείς να προχωρήσει στην μαζική δημιουργία των σειριακών αριθμών με τον τρόπο που περιγράφηκε στην προηγούμενη ενότητα. Εναλλακτικά μπορεί κανείς να καλέσει την σελίδα διαχείρισης σειριακών αριθμών εφόσον εμφανίσει το ομώνυμο πεδίο στο πλέγμα των γραμών.

Επιπλέον, ενέργειες επί σελίδας διαχείρισης Σειριακών αριθμών

Πωλήσεις

Οι δυνατότητες διαχείρισης σειριακών αριθμών στις Πωλήσεις είναι όμοιες με εκείνες που ισχύουν και στις Αγορές. Διαφοροποιείται στα εξής:

Επισκευή

Σε περιπτώσεις διαδικασιών επισκευών, γίνεται παραλαβή των ειδών πελατών. Τα είδη αυτά δεν ανήκουν στην εταιρεία αλλά παραλαβάνονται (συνήθως και σε ξεχωριστό αποθηκευτικό χώρο), προς έλεγχο και επισκευή.

Γα αυτές τις περιπτώσεις πρέπει να χρησιμοποιηθεί το παραστατικό ΔΧΣ – Δελτίο ποσοτικής παραλαβής. Το παραστατικό αυτό κάνει εισαγωγή του είδους στην αποθήκη αλλά δεν αναμένει να ακολουθήσει πιστωτικό.

Μετά τον έλεγχο για την επιστροφή του είδους στον πελάτη θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί το παραστατικό ΔΧΔ – Δελτίο αποστολής (χωρίς αξία). Για την δημιουργία αυτού του παραστατικού χρησιμοποιήστε την μετάβαση 140. ΔΧΣ=>ΔΧΔ. Η διαχερίση των σειριακών αριθμών και σε αυτά τα παραστατικά είναι όμοια με εκείνη που αναφέρθηκε στις ενότητες πιο πάνω.

Κινήσεις αποθήκης

Πέραν των διαδικασίων αγορών / πωλήσεων / επισκευών, οι σειριακοί αριθμοί συμμετέχουν και σε όλες διαδικασίες αποθήκης. Ακολουθεί μια λίστα των παραστατικών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν.

Πληροφόρηση

Η λίστα Σειριακών αριθμών από το μενού Οντότητες/Λοιπά αποθήκης εμφανίζει πληροφορίες για το που βρίσκεται κάθε σειριακός αριθμός, την Κατάσταση του, τις ημερομηνίες λήξης τους κ.ο.κ.