Entersoft QuickBiz

Έκδοση 1.3.9, 23.11.2025

Ψηφιακή Διακίνηση Αγαθών – Β’ Φάση

Η Β’ Φάση Ψηφιακής διακίνησης αφορά την παρακολούθηση της διακίνησης αγαθών σε πραγματικό χρόνο, από την έκδοση του παραστατικού διακίνησης έως την τελική παραλαβή του, αυξάνοντας τη διαφάνεια και την ασφάλεια στην εφοδιαστική αλυσίδα. Πιο συγκεκριμένα, υλοποιείται:

• η ψηφιακή παρακολούθηση φορτώσεων,

• η παραλαβή παραστατικών και αγαθών με τη σάρωση QR Code των παραστατικών διακίνησης,

• ο ποσοτικός και ποιοτικός έλεγχος από τον Λήπτη

Τεχνική περιγραφή διεπαφών REST API για το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής:

Για την Τεχνική περιγραφή κάντε κλικ εδώ.

Ο Κύκλος Ζωής της Διακίνησης

Κάθε Δελτίο Αποστολής (ΔΑ) διέπεται από έναν κύκλο ζωής που αποτελείται από συγκεκριμένες καταστάσεις. Η μετάβαση από τη μία κατάσταση στην επόμενη πραγματοποιείται μέσω των μεθόδων API που περιγράφονται παρακάτω.

Οι βασικές καταστάσεις είναι:

• Registered: Το ΔΑ έχει εκδοθεί επιτυχώς και έχει λάβει ΜΑΡΚ και QRUrl. Η διακίνηση δεν έχει ξεκινήσει.

• InTransit: Η διακίνηση έχει ξεκινήσει μετά από παραλαβή από τον πρώτο μεταφορέα.

• DeliveredByCarrier: (Για B2B) Ο μεταφορέας δήλωσε ότι παρέδωσε, αλλά ο λήπτης δεν έχει ακόμη επιβεβαιώσει.

• Completed: Η διακίνηση ολοκληρώθηκε επιτυχώς (είτε με επιβεβαίωση λήπτη, είτε με δήλωση μεταφορέα σε B2C)

• Rejected: Ο λήπτης απέρριψε ολικά την παραλαβή.

• Cancelled: Ο εκδότης ακύρωσε το ΔΑ πριν την έναρξη της διακίνησης.

• FailedDelivery: Ο μεταφορέας δήλωσε αποτυχία παράδοσης.

Οι Ρόλοι & Καταστάσεις

Οι ρόλοι που συμμετέχουν στις παραπάνω καταστάσεις είναι οι εξής:

• Εκδότης (Issuer): Η οντότητα που εκδίδει το παραστατικό διακίνησης.

• Μεταφορέας (Carrier): Η οντότητα που αναλαμβάνει τη φυσική μεταφορά των αγαθών.  

• Λήπτης (Recipient): Η οντότητα που είναι ο τελικός παραλήπτης των αγαθών.

Στοιχεία παραμετροποίησης

Στα παραστατικά που αφορούν διακίνηση αγαθών θα πρέπει να συμπληρωθούν τα παρακάτω στοιχεία:

1. Σκοπός διακίνησης

2. Μεταφορέας

3. Μεταφορικό μέσο

4. Συσκευασίες

5. Ζυγιζόμενα

Για το λόγο αυτό έχουν γίνει οι παρακάτω επεκτάσεις στην παραμετροποίηση

1. Στη σελίδα παραμετροποίησης myDATA (menu Ρυθμίσεις\Παράμετροι myDATA) έχουν προστεθεί οι παρακάτω υπο-σελίδες, Κατά την αναβάθμιση έχουν ενημερωθεί οι επίσημες τιμές της Α.Α.Δ.Ε.

1. Στον πίνακα Μονάδες μέτρησης (menu: Ρυθμίσεις\Είδη αποθήκης) προστέθηκε το πεδίο Κωδικός συσκευασίας ΑΑΔΕ. Είναι απαραίτητο να συμπληρωθεί, στις μονάδες μέτρησης λειτουργούν ως «εξωτερικές συσκευασίες» π.χ. κιβώτιο, παλέτα κτλ.

    

2. Στον πίνακα Μεταφορικά μέσα (menu: Ρυθμίσεις\Παράμετροι συναλλαγών), προστέθηκε το πεδίο Τύπος μεταφορικού μέσου.

   
   

3. Στις Σειρές παραστατικών προστέθηκε το πεδίο Αναγγελία άμεσης έναρξης διακίνησης.

     
   Μέσω νέου πεδίου στη σειρά παρ/κού (μόνο για 9.1, 9.2, 9.3), δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να ορίσει αν επιθυμεί να ξεκινά άμεσα η διακίνηση ενός δελτίου τη στιγμή αποθήκευσής του στο σύστημα, εφόσον φυσικά έχουν συμπληρωθεί σωστά όλα τα απαραίτητα στοιχεία στο παραστατικό. Αυτό φυσικά προϋποθέτει ότι έχουν συμπληρωθεί τα απαραίτητα στοιχεία στο παρ/κο,  δηλ. το ΑΦΜ μεταφορέα, ο τύπος μεταφορικού μέσου και ο αριθμός μεταφορικού μέσου.

Παραστατικά Διακίνησης

Κατά την καταχώριση παραστατικών διακίνησης θα πρέπει να συμπληρωθούν τα εξής.

Στην υπο-σελίδα Διακίνηση:

1. Σκοπός διακίνησης

2. Μεταφορέας, εφόσον υπάρχει και η διακίνηση δεν γίνεται με Ίδια Μέσα.

3. Αυτοκίνητο.

Επιπλέον έχουν προστεθεί τα πεδία Φόρτωση και Διεύθυνση φόρτωσης, για τις περιπτώσεις εκείνες που η διακίνηση εκτελείται από 3^ο χώρο, για παράδειγμα Τελωνείο.

Στη νέα υπο-σελίδα myDATA έχουν συγκεντρωθεί όλες οι σχετικές πληροφορίες.

1. Παραστατικό myDATA. Για παράδειγμα στο ΔΑΠ – Δελτίο αποστολής πώλησης το παραστατικό myDATA είναι  9.3. – Παραστατικό διακίνησης

2. Διακίνηση αγαθών myDATA. Το πεδίο αυτό πρέπει να είναι τσεκαρισμένο

Τα παραπάνω πεδία ενημερώνονται βάσει της παραμετροποίησης της σειράς ή/και του τύπου παραστατικού.

1. Προς Ζύγιση. Το συγκεκριμένο πεδίο ενεργοποιείται στην περίπτωση που δεν είναι δυνατός ο ακριβής υπολογισμός του βάρους του μεταφορικού μέσου και απαιτείται να ζυγιστεί σε δεύτερο χρόνο σε ζυγιστική.

2. Συσκευασίες διακίνησης.  Σε αυτήν την περιοχή θα πρέπει να δηλωθούν οι συσκευασίες διακίνησης οι οποίες θα περιέχονται στο μεταφορικό μέσο κατά τη διακίνηση. Εδώ εμφανίζονται ΜΟΝΟ οι μονάδες μέτρησης που έχουν συμπληρωμένο το νέο πεδίο Κωδικό συσκευασίας ΑΑΔΕ.

Διαδικασίες διακίνησης Εκδότη

Μετά την καταχώριση των παραστατικών διακίνησης αγαθών και αφού έχει γίνει η διαβίβαση του παραστατικού στην Υπηρεσία myDATA είτε μέσω του Παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης είτε μέσω Άμεσης διαβίβασης από το ERP ξεκινά η διαδικασία διακίνησης.
Η ροή της διακίνησης των αγαθών από Εταιρεία σε Εταιρεία (B2B) χωρίς μεταφορτώσεις είναι ως εξής:

Η ροή της διακίνησης των αγαθών από Εταιρεία σε Πελάτη\Ιδιώτη (B2C) χωρίς μεταφορτώσεις είναι ως εξής:

Οι διαδικασίες διακίνησης που παρουσιάζονται πιο πάνω, εκτελούνται από την Οθόνη διαχείρισης myDATA (menu: Εργασίες λογιστή\myDATA) τόσο για τις συναλλαγές που διαβιβάζονται στην Υπηρεσία myDATA απευθείας από το ERP όσο και για τις συναλλαγές που διαβιβάζονται μέσω Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.

Στην Οθόνη διαχείρισης myDATA όλες οι διαδικασίες έχουν ενταχθεί στο νέο μενού Ενέργειες Διακίνησης στις υπο-σελίδες Έσοδα & Έξοδα. Επιπλέον, έχουν προστεθεί οι στήλες Κατάσταση διακίνησης και Ιστορικό διακίνησης ενώ οι στήλες ενεργειών Επεξεργασίας χαρακτηρισμών, Διαβίβασης και Λάθη μεταφέρθηκαν στην αρχή κάθε σειράς.

Τονίζουμε ότι στην περίπτωση συναλλαγών με πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης θα πρέπει στην περιοχή κριτηρίων της σελίδας να επιλέξετε στην παράμετρο Μέσω παρόχου την τιμή Ναι.

Έναρξη

Μετά τη διαβίβαση ενός Δελτίου Αποστολής στην ΑΑΔΕ, ακολουθεί ως διακριτό βήμα η Έναρξη διακίνησης. Σε αυτό το βήμα, ο 1^ος Μεταφορέας της αποστολής παραλαμβάνει τα εμπορεύματα και τα φορτώνει στο μεταφορικό του μέσο, για να ξεκινήσει τη διακίνηση. Ο μεταφορέας μπορεί να είναι και η ίδια η εταιρεία–εκδότης του παραστατικού διακίνησης, εφόσον η διακίνηση γίνεται με δικά της μέσα.

Το συμβάν της έναρξης γίνεται με δύο τρόπους, είτε με Άμεση έναρξη αμέσως μετά την έκδοση του παραστατικού είτε με Έναρξη διακίνησης με επιβεβαίωση σε παραστατικά που έχουν αποσταλεί στην Υπηρεσία myDATA επιτυχώς και έχουν λάβει MARK. Μετά την επιτυχή έναρξη διακίνησης η κατάσταση διακίνησης γίνεται «Σε διακίνηση» (In Trasint).

Η ενέργεια Άμεση έναρξη διακίνησης εκτελείται άμεσα χρησιμοποιώντας ως παραμέτρους τα πεδία του μεταφορικού μέσου που έχουν καταχωρηθεί στο παρ/κό και ως ΑΦΜ, το ΑΦΜ της login εταιρίας. Αν στο παρ/κό δεν έχει συμπληρωθεί κάποια πληροφορία, η κλήση δεν πραγματοποιείται και εμφανίζεται σχετικό μήνυμα.

Η ενέργεια Έναρξη διακίνησης με επιβεβαίωση εμφανίζει διάλογο με τις παραμέτρους διακίνησης για επιβεβαίωση ή αλλαγή από το χρήστη. Εμφανίζεται προ-συμπληρωμένο το ΑΦΜ και:

Παράδοση

Για την Παράδοση αποστολής, ο μεταφορέας πρέπει να δηλώσει ότι παρέδωσε (πλήρως ή μερικώς). Η λειτουργία αυτή γίνεται μέσω των ενεργειών Επιβεβαίωση παράδοσης καθώς και Επιβεβαίωση παράδοσης (χωρίς παρουσία λήπτη).

Οι δύο αυτές ενέργειες είναι παρόμοιες ως προς την ενημέρωση της συναλλαγής με τη διαφορά ότι η 2^η ενέργεια μαρκάρει επιπλέον την πληροφορία παράδοσης χωρίς να είναι παρόν ο λήπτης (deliveredWithoutRecipient = True). Οι ενέργειες εκτελούνται για συναλλαγές που βρίσκονται σε κατάσταση Σε διακίνηση και μετά την επιτυχή τους εκτέλεση τα ΔΑ χαρακτηρίζονται ως εξής:

• Για συναλλαγές B2B (παραστατικό myDATA 1.1, 9.3 κτλ)  σε κατάσταση  Παραδόθηκε ενώ

• Για συναλλαγές B2C (παραστατικό myDATA 11.1) σε κατάσταση Ολοκληρώθηκε

Τονίζουμε ότι εφόσον είναι Β2Β συναλλαγή, τότε απαιτείται και ενέργεια από το Λήπτη για να θεωρηθεί η συναλλαγή ολοκληρωμένη.

Αποτυχία παράδοσης

Αν για κάποιοι λόγο δεν παραδοθούν τα αγαθά, ο εκδότης θα πρέπει να δηλώσει την αποτυχία παράδοσης μέσω της ομώνυμης ενέργειας.

Διαδικασίες διακίνησης Λήπτη

Από την πλευρά του ο Λήπτης εφόσον είναι εταιρεία και όχι Ιδιώτης, θα πρέπει να ολοκληρώσει τη συναλλαγή δίνοντας τις δικές του πληροφορίες. Είτε να επιβεβαιώσει είτε να απορρίψει την παραλαβή.

Η δυνατότητα δήλωσης της κατάστασης παράδοσης της συναλλαγής μπορεί να γίνει είτε έχει γίνει σύνδεση της σύνοψης με το παραστατικό είτε όχι, για το λόγο αυτό οι Ενέργειες διακίνησης είναι διαθέσιμες και στις δύο υπό-σελίδες Εξόδων στην Οθόνη διαχείρισης myDATA.

Επιβεβαίωση παραλαβής

Επιβεβαιώνεται η παραλαβή από την πλευρά του λήπτη και έτσι το δελτίο γυρνάει σε κατάσταση «Ολοκληρώθηκε» (Completed).

Απόρριψη παραλαβής

Ο λήπτης μπορεί σε οποιοδήποτε στάδιο της διακίνησης να επιλέξει αυτήν την ενέργεια για να δηλώσει ότι δεν παρέλαβε τα εμπορεύματα. Στο διάλογο που εμφανίζεται, ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει προαιρετικά την «Αιτιολογία απόρριψης». Με την εκτέλεση της ενέργειας η εγγραφή γυρνάει σε κατάσταση «Απορρίφθηκε» (Rejected).

Επιπλέον εργασίες

Για την καλύτερη παρακολούθηση των συναλλαγών ψηφιακής διακίνησης έχουν υλοποιηθεί κάποιες βοηθητικές ενέργειες.

Ενημέρωση κατάστασης διακίνησης

Η ενέργεια αυτή ενημερώνει την κατάσταση διακίνησης της εκάστοτε εγγραφής στον πίνακα της σύνοψης, καθώς και στον πίνακα Αποστολών παρόχου.

Καταγραφή γεγονότων ψηφιακής διακίνησης

Με αυτήν την επιλογή γίνεται ανακατεύθυνση στη λίστα καταγραφής γεγονότων που παρουσιάζει όλες τις καταγραφές που έχουν γίνει για την πορεία των παραστατικών ψηφιακής διακίνησης.

Επιπλέον μεμονωμένη (single-row) πληροφόρηση για το ιστορικό καταγραφής ανά παραστατικού/σύνοψης μπορείτε να λάβετε με χρήση της ενέργειας Ιστορικό διακίνησης που υπάρχει στη γραμμή.