Ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω Παρόχου

Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση είναι η «ψηφιακή γέφυρα» μεταξύ εταιρειών αλλά και μεταξύ εταιρειών και κράτους. Αυτοματοποιεί την τιμολόγηση, αποστέλλει με ασφαλή πρωτόκολλα τα παραστατικά στους συναλλασσόμενους και στην Υπηρεσία myDATA, τα αρχειοθετεί και παράλληλα, αντί της αδόμητης διαδικασίας ανταλλαγής mails επιβεβαίωσης για την παραλαβή, την αποδοχή παραστατικών κ.λπ., επιτρέπει μέσα από ισχυρά διαδικτυακά εργαλεία τη μαζική επεξεργασία και έλεγχό τους, ελαχιστοποιώντας χρόνο, κόστος και πιθανότητες ανθρώπινων λαθών.

Η Entersoft, ως πιστοποιημένος πάροχος από την Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε) φροντίζει,

• Τη δημιουργία και διαβίβαση των συνόψεων των συναλλαγών στην πλατφόρμα myDATA βάσει των οδηγιών της Α.Α.Δ.Ε

• Τη δημιουργία του PEPPOL xml βάσει των προδιαγραφών της ΕΕ

• Την αποθήκευση των συναλλαγών σε PEPPOL.xml και ψηφιακή μορφή (PDF) καθώς και την αποστολή τους στον λήπτη.

Όπως αναφέρεται, η διαβίβαση των παραστατικών εσόδων από τον Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης στην πλατφόρμα myDATA είναι απαραίτητη και πραγματοποιείται αυτόματα σε πραγματικό χρόνο, δηλαδή κατά την έκδοση τους.

Η καταχώριση γίνεται κανονικά είτε με πληκτρολόγηση είτε μέσω μεταβάσεων με όλες τις γνωστές διαδικασίες εισαγωγής τιμολογίων. Η αποστολή γίνεται μέσω της διαδικασίας εκτύπωσης.

Παρακολουθήστε το παρακάτω βίντεο, για να ανακαλύψετε με ποιον τρόπο μπορείτε να τιμολογήσετε μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης:

Η ροή εργασίας είναι η εξής:

Βήμα 1

Διαβίβαση παραστατικών στον Πάροχο. Για την ηλεκτρονική αποστολή των παραστατικών εσόδων στον Πάροχο δεν απαιτείται κάποια επιπλέον ενέργεια. Η αποστολή γίνεται άμεσα μέσω της εκτύπωσης του παραστατικού. Σε αυτό το βήμα τα παραστατικά δεν μπορεί να θεωρηθούν ακόμη επίσημα και δεν μπορεί να εκτυπωθούν, μια και λείπουν οι πληροφορίες αυθεντικοποίησής τους από την Α.Α.Δ.Ε.

Βήμα 2

Με την αποστολή τους στον Πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης γίνεται άμεσα και η διαβίβαση των συνόψεων τους στην πλατφόρμα myDATA.

Βήμα 3

Στη συνέχεια, μετά την επιτυχή διαβίβαση, επιστρέφονται πίσω στο QuickBiz οι πληροφορίες αυθεντικοποίησης του παραστατικού που το καθιστούν επίσημο και ενημερώνεται αναλόγως και το πεδίο «Εκτυπωμένο» στην επικεφαλίδα του.

Βήμα 4

Η διαδικασία προχωρά στην εκτύπωση του παραστατικού σε φυσικό εκτυπωτή ή σε ψηφιακή εκτύπωση (PDF) που υποχρεωτικά πρέπει να συμπεριλαμβάνει και τα στοιχεία αυθεντικοποίησης που έχουν δοθεί από την Υπηρεσία myDATA και πιστοποιούν την εγκυρότητά τους.

Η ψηφιακή εκτύπωση του παραστατικού (PDF) μπορεί να γίνει είτε από τον Πάροχο είτε από το QuickBiz.

Επιτυχημένη διαβίβαση παραστατικών

Τα προς έκδοση ψηφιακά τιμολόγια που διαβιβάστηκαν από τον Πάροχο, υποβάλλονται σε βασικούς ελέγχους από την πλατφόρμα myDATA και σημαίνονται με τον «Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης» (ΜΑΡΚ), ο οποίος συνοδεύει υποχρεωτικά κάθε τιμολόγιο, που εκδίδεται από αδειοδοτημένο λογισμικό. Στην συνέχεια μετά την επιτυχή διαβίβασή τους, επιστρέφονται πίσω στην εφαρμογή ώστε να εκτυπώνονται στα παραστατικά.

Οι φόρμες εκτύπωσης των παραστατικών συμπεριλαμβάνουν αυτές τις πληροφορίες QR Code, Mark κτλ όπου και εκτυπώνονται αυτόματα εφόσον υπάρχουν.

Συγκεκριμένα οι πληροφορίες αυτές είναι:


Μοναδικός αριθμός καταχώρισης	MarkID
Αναγνωριστικό παραστατικού	UID
Κωδικός αυθεντικοποίησης παραστατικού	AuthenticationCode
Επωνυμία παρόχου	ProviderName
URL παρόχου	ProviderURL
URL παραστατικού	InvoiceURL
Κωδικός QR	QRCode

OffLine διαβίβαση παραστατικών

Σύμφωνα με τη νομοθεσία, παραστατικά που αποστέλλονται ηλεκτρονικά μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορούν να εκδοθούν μόνο όταν ληφθούν τα στοιχεία αυθεντικοποίησης (mark, uid, authenticationCode κτλ). Η ενέργεια αυτή επιβεβαιώνει ότι η συναλλαγή έχει ενημερώσει επιτυχώς την Υπηρεσία myDATA και το παραστατικό είναι έγκυρο.
Υπάρχουν όμως περιπτώσεις που δεν είναι δυνατή η επίτευξη επικοινωνίας με τον πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Σε αυτές τις περιπτώσεις ο νόμος δίνει την δυνατότητα να εκδοθεί Offline το παραστατικό από το ERP και να διαβιβαστεί στον πάροχο και κατ΄ επέκταση στην υπηρεσία myDATA μόλις αποκατασταθούν τα προβλήματα επικοινωνίας. Σκοπός αυτής της λειτουργικότητας είναι να διασφαλιστεί η συνεχής και απρόσκοπτη λειτουργία της επιχείρησης.

Αυτό σημαίνει ότι :

η έκδοση/εκτύπωση του παραστατικού γίνεται από την εφαρμογή και το παραστατικό σημαίνεται ότι έχει εκδοθεί Offline λόγω προβλημάτων επικοινωνίας.
σε δεύτερο χρόνο, εντός μιας (1) ημέρας, το παραστατικό θα πρέπει να διαβιβαστεί στον πάροχο και στην υπηρεσία myDATA.
ο πάροχος θα αποστείλει πίσω στην εφαρμογή τα στοιχεία αυθεντικοποίησης.
το παραστατικό «κλειδώνει» και δεν μπορεί να μεταβληθεί η διαγραφεί.

Η έκδοση του παραστατικού προχωρά κανονικά και η συναλλαγή ολοκληρώνεται με την σήμανση ως «Χειρόγραφης εγγραφής».

Σημείωση
Η Offline λειτουργία είναι ενεργοποιημένη και προτείνεται αυτόματα. Μπορεί να απενεργοποιηθεί από την ρύθμιση «Offline έκδοση παραστατικών» στην υποσελίδα του Παρόχου στον Wizard Εκκίνησης.

Αποτυχία αποστολής

Στην περίπτωση ελλιπών στοιχείων τα παραστατικά που διαβιβάζονται στον Πάροχο και κατ’ επέκταση στην πλατφόρμα myDTA δεν λαμβάνουν τα στοιχεία αυθεντικοποίσης. Επιστρέφεται όμως μήνυμα λάθους. Ως αποτέλεσμα αυτά τα παραστατικά δεν μπορούν να εκδοθούν. Αντίθετα θα πρέπει πρώτα να διορθωθούν και να αποσταλούν εκ νέου.

Προσοχή!
Όσα παραστατικά έχουν εκδοθεί με ελλιπή στοιχεία και εμφανίζονται με λάθη είναι απαραίτητο να ελεγχθούν και να διορθωθούν πριν την επόμενη προσπάθεια διαβίβασης τους. Η διόρθωση και διαβίβαση τους ΠΡΕΠΕΙ να γίνει την ΤΡΕΧΟΥΣΑ ημερομηνία μια και όπως προαναφέρθηκε οι συναλλαγές διαβιβάζονται σε ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΧΡΟΝΟ και δεν είναι εφικτό να διαβιβαστούν εγγραφές προγενέστερης ημερομηνίας.

Μη έγκυρες συναλλαγές

Όμως για την παραπάνω περίπτωση, δίνεται η δυνατότητα υπέρβασης των ελέγχων επικύρωσης που γίνονται κατά την διαβίβαση της εγγραφής στην Υπηρεσία myDATA, ώστε να πραγματοποιείται η συναλλαγή της πώλησης απρόσκοπτα.
Οι εγγραφές αυτές, συνήθως λόγω παράλειψης συμπλήρωσης κάποιων στοιχείων που είναι απαραίτητα για την υποβολή τους στην Υπηρεσία myDATA (όπως για παράδειγμα η αιτία εξαίρεσης ΦΠΑ) χαρακτηρίζονται ως «μη έγκυρες συναλλαγές» με αποτέλεσμα να μην μπορεί να προχωρήσει η διαδικασία έκδοσης\εκτύπωσης των παραστατικών.

Τέτοιες εγγραφές μπορούν να εκδοθούν offline, χωρίς δηλαδή να λάβουν τα στοιχεία αυθεντικοποίησης αρκεί να «σημανθούν» ως εγγραφές που έχουν εκδοθεί «Χειρόγραφα», ακριβώς όπως γίνεται και στην περίπτωση αδυναμίας επικοινωνίας με την Υπηρεσία myDATA

Σε δεύτερο χρόνο εντός 1 ημέρας αφού γίνουν οι κατάλληλες διορθώσεις, αυτές οι συναλλαγές θα πρέπει να διαβιβαστούν στην Υπηρεσία επιτυχώς και να λάβουν τα στοιχεία αυθεντικοποιίησης.

Σημείωση
Τονίζουμε ότι είναι απαραίτητο να αποφεύγεται όσο είναι δυνατόν η ελλιπής συμπλήρωση των στοιχείων ώστε να μην υπάρχει μεγάλος αριθμός τέτοιων παραστατικών.

Παρέμβαση στα παραστατικά

Παραστατικά που έχουν διαβιβαστεί μέσω παρόχου στην Υπηρεσία myDATA δεν μπορούν να μεταβληθούν ή να ακυρωθούν. ΑΝ είναι απαραίτητο, θα πρέπει να προχωρήσετε σε έκδοση πιστωτικού παραστατικού.

Διαχείριση συναλλαγών μέσω παρόχου

Η διαχείριση των παραστατικών για όλες τις παραπάνω περιπτώσεις γίνεται από την σελίδα στο μενού Εργασίες λογιστή/Διαχείριση συναλλαγών μέσω παρόχου. Εδώ εμφανίζονται όλα τα παραστατικά για την τρέχουσα ημερομηνία (Σήμερα) που έχουν διαβιβαστεί στον Πάροχο, ομαδοποιημένα ανά Κατάσταση. Από αυτήν την σελίδα γίνεται έλεγχος των εγγραφών καθώς και οι επιπλέον ενέργειες που απαιτούνται.

Καταστάσεις:

Προς αποστολή. Είναι οι συναλλαγές που δεν έχουν ακόμα διαβιβαστεί στον πάροχο, ως εκ τούτου δεν έχει γίνει η έκδοση τους.
Offline έκδοση. Αφορά τις συναλλαγές που έχουν μεν εκδοθεί ΑΛΛΑ δεν έχει προχωρήσει επιτυχώς η διαβίβαση τους στην Υπηρεσία myDATA.
Αποτυχία αποστολής. Αφορά τις συναλλαγές που κατά τον έλεγχο εγκυρότητας των δεδομένων την στιγμή της διαβίβασης βρέθηκαν λάθη με αποτέλεσμα να είναι αδύνατη η επιτυχημένη διαβίβαση τους. Για αυτές τις συναλλαγές απαιτούνται επιπλέον ενέργειες.
Επιτυχής αποστολή. Αφορά τις συναλλαγές που διαβιβάστηκαν στον Πάροχο και στην Υπηρεσία myDATA επιτυχώς χωρίς προβλήματα. Για αυτές τις συναλλαγές έχουν επιστραφεί από τον Πάροχο και τα στοιχεία επικαιροποίησής τους (QR, Mark κτλ).
Διαβίβαση μέσω ERP. Σε ειδικές περιπτώσεις μπορεί να διαβιβαστεί στην Υπηρεσία myDATA εγγραφή απευθείας από το ERP χωρίς να περάσει από το κανάλι του παρόχου.

Πληροφορίες επί της σελίδας:

Πληροφορίες. Εμφανίζονται πληροφορίες που αφορούν την ημερομηνία, τον συναλλασσόμενο και τις αξίες του παραστατικού.
myDATA. Επιλέγοντας το εικονίδιο που είναι διαθέσιμο σε κάθε εγγραφή που έχει διαβιβαστεί επιτυχώς ή όχι, εμφανίζεται παράθυρο με τις πληροφορίες διαβίβασης Παρόχου και myDATA (Ημερομηνία εγγραφής, MARK, Αναγνωριστικό (UID) Κωδικός αυθεντικοποίησης, URL παραστατικού.
Επιπλέον, επιλέγοντας το πεδίο URL παραστατικού, μπορείτε να μεταφερθείτε στην Υπηρεσία του παρόχου και να έχετε άμεση πρόσβαση το παραστατικό που έχει εκδοθεί.
Λάθη. Στις συναλλαγές που κατά την διαβίβαση τους δεν πέρασαν το έλεγχο εγκυρότητας των δεδομένων λόγω λαθών, έχει γίνει καταγραφή του λάθους, ώστε να βοηθηθεί ο χρήστης στην διόρθωσή του πριν την επόμενη απόπειρα διαβίβασης. Με την επιλογή του εικονιδίου , εμφανίζεται παράθυρο ενημέρωσης.

Διαθέσιμη σύνοψη. Στην περίπτωση διαβίβασης μέσω παρόχου, η σύνοψη που αποστέλλεται στην Υπηρεσία myDATA φυλάσσεται στην Υπηρεσία του παρόχου. Όμως διατίθεται και στην εφαρμογή για λόγους πληρότητας των δεδομένων myDATA. Η στήλη αυτή είναι πληροφοριακή και δείχνει αν για την συναλλαγή έχει γίνει και η λήψη και αποθήκευση της σύνοψης.

Ενέργειες επί της σελίδας:

Ενημέρωση Offline συναλλαγών. Αφορά τις εγγραφές που έχουν διαβιβαστεί στον Πάροχο offline είτε λόγω ελλιπών στοιχείων είτε λόγω αδυναμίας επικοινωνίας με τον Πάροχο ή το myDATA.
Εκτελώντας την ενέργεια αυτή, ενημερώνονται και οι δύο Υπηρεσίες καθώς επίσης επιστρέφονται πίσω τα στοιχεία αυθεντικοποίησης. Μετά από αυτό, τα παραστατικά μεταβαίνουν σε κατάσταση «Επιτυχημένης διαβίβασης».
Λήψη συνόψεων από τον πάροχο. Αφορά τα παραστατικά που έχουν επιτυχώς διαβιβαστεί στον Πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης και κατ’ επέκταση στην Υπηρεσία myDATA.
Με την ενέργεια αυτή γίνεται λήψη των συνόψεων και ενημέρωση του υποσυστήματος myDATA.

Έναρξη λειτουργίας μέσω παρόχου

Για την έναρξη της λειτουργίας, είναι απαραίτητο να έχετε λάβει τα στοιχεία σύνδεσης από την Υπηρεσία του παρόχου ώστε να είναι δυνατή η αποστολή παραστατικών.

Στον Wizard εκκίνησης, στην υποσελίδα Πάροχος θα πρέπει να συμπληρωθούν τα εξής:

Όνομα χρήστη
Κωδικός χρήστη
Ημερομηνία έναρξης

Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση που ΠΡΙΝ την επίσημη αποστολή παραστατικών, επιθυμείτε να κάνετε αποστολή στο TEST περιβάλλον, θα πρέπει να επιλέξετε την ρύθμισης «Λειτουργία ΤΕΣΤ περιβάλλοντος». Τότε τα παραστατικά που θα εκδοθούν όσο, βρίσκετε σε ΤΕΣΤ περιβάλλον, δεν θα είναι επίσημα ούτε και θα ενημερώσουν την πλατφόρμα myDATA.

Παραμετροποίηση συναλλαγών

Το μόνο βήμα που απαιτείται ώστε τα παραστατικά που εκδίδονται να διαβιβάζονται μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, είναι να δηλωθεί στις σειρές παραστατικών. Η ρύθμιση αυτή γίνεται στο πεδίο Ηλεκτρονική τιμολόγηση, όπου πρέπει να επιλεχθεί η τιμή Μέσω παρόχου.

Η ενεργοποίηση αυτού του πεδίου είναι η μοναδική απαραίτητη ρύθμιση για την ενεργοποίηση της λειτουργικότητας ηλεκτρονικής αποστολής.